Costes de almacenamiento: tipos, fórmulas y ejemplo de cálculo
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Los costes de almacenamiento, también llamados costes de almacenaje, son los costes asociados a mantener existencias durante un periodo de tiempo, antes de venderlas, transformarlas o utilizarlas. No llegan en una sola factura: se reparten entre alquiler, personal, energía, seguros y el capital inmovilizado en el stock.
Lo que sigue clasifica esas partidas y las convierte en una cifra comparable, con un ejemplo en euros.
Qué son los costes de almacenamiento y qué partidas incluyen
El coste de almacenar crece con el tiempo que la mercancía permanece en el almacén y con el espacio que ocupa. Se genera aunque no se venda ni se utilice ninguna unidad, y por eso conviene separar dos bloques.
- El primero reúne los gastos de mantener operativo el almacén: la nave, las instalaciones, los equipos, el personal, los suministros y los seguros.
- El segundo recoge los gastos de tener el stock parado: el dinero inmovilizado, la merma, el deterioro y la obsolescencia.
Algunas guías se quedan en el primer bloque. El segundo es el que más cambia de un cálculo a otro, porque exige decidir qué rentabilidad se asigna al dinero parado.
La valoración contable del stock sigue criterios propios, distintos de este cálculo de gestión. El artículo sobre valoración de existencias reúne los del PGC.
Tipos de costes de almacenamiento
Los costes de almacenamiento se clasifican de dos formas que se cruzan: según cómo varían con la actividad y según de dónde proceden.
Según cómo varían: fijos y variables
Los costes fijos no cambian con el volumen almacenado en el corto plazo: el alquiler o la amortización de la nave, el seguro del edificio y la amortización de estanterías y equipos. Los variables suben o bajan con la cantidad de mercancía y con el número de movimientos: las horas de manipulación y el embalaje.
Muchas partidas combinan ambos comportamientos. El personal tiene una base fija y una parte que sigue los picos de actividad. La energía de las cámaras frigoríficas depende del volumen, pero también de la temperatura, del edificio y del horario. La prima del seguro de la mercancía varía con el alcance de la póliza y con el valor asegurado. El coste del capital sigue al valor medio del stock y al tipo aplicado.
Según su origen: espacio, operación, capital y riesgo
Cada partida tiene un origen y un comportamiento frente al volumen almacenado, y la tabla recoge ambos. La clasificación es orientativa: lo que ocurre en cada empresa depende del contrato y de la operativa.
| Origen | Qué incluye | Comportamiento |
|---|---|---|
| Espacio e infraestructura | Alquiler o amortización de la nave, impuestos del inmueble como el IBI, mantenimiento y seguro del edificio | Fijo |
| Instalaciones y equipos | Estanterías, carretillas, transpaletas, software de gestión, y su amortización y mantenimiento | Mayoritariamente fijo |
| Operación y personal | Recepción, ubicación, picking, expedición, embalaje, energía y agua | Mixto |
| Seguro de la mercancía | Prima, que depende del tipo de producto almacenado | Variable o mixto, según la póliza |
| Capital inmovilizado | Intereses de la financiación o rentabilidad a la que se renuncia por tener el dinero en stock | Depende del valor medio del stock y del coste de capital aplicado |
| Riesgo y merma | Roturas, daños, caducidad, obsolescencia y descuadres de inventario | Variable |
Cómo repartir el alquiler entre familias de producto
Si varias familias de producto comparten el almacén, reparte los costes comunes con una clave física, como los metros cuadrados o las posiciones de palé ocupadas. Repartirlos por valor de mercancía cargaría el alquiler sobre los artículos caros aunque ocupen poco sitio. La clave debe corresponder a cada tipo de coste: la superficie encaja con el alquiler, y otras partidas pueden pedir otra base.
Fórmulas para calcular los costes de almacenamiento
El cálculo de los costes de almacenamiento parte siempre del mismo paso: sumar los costes de un periodo, normalmente un año, y decidir con qué magnitud se comparan.
Coste total y coste por unidad media
El coste total es la suma de todas las partidas de la tabla anterior durante el periodo. Dividido entre las unidades medias en stock, permite estimar el coste anual por unidad media almacenada:
Coste anual por unidad media = coste total de almacenamiento del año ÷ unidades medias en stock
Este indicador resulta útil cuando las unidades son comparables. Si las referencias difieren mucho en tamaño, valor o necesidades de almacenamiento, conviene calcular los costes por referencia. También puede usarse una base de reparto adecuada, como las posiciones de palé ocupadas o el volumen almacenado.
Porcentaje sobre el valor medio del stock
El porcentaje relaciona el coste con el dinero que hay en existencias:
Coste de almacenamiento (%) = (coste total de almacenamiento ÷ valor medio del inventario) × 100
El resultado indica cuánto cuesta al año cada 100 € de stock. Es uno de los KPI de inventario que conviene seguir junto a la rotación.
El valor medio puede calcularse con la media entre el stock inicial y el final. Si el stock varía por temporada, ese promedio falsea el denominador, y entonces conviene promediar lecturas mensuales.
- Para que el porcentaje sea comparable entre periodos, valora el inventario con un criterio coherente y mantén la misma base de cálculo en todos ellos. No mezcles, por ejemplo, referencias valoradas a coste de adquisición con otras a precio de venta.
Coste diario por unidad media
Para analizar el coste diario medio de mantener existencias, puedes repartir el coste por unidad media entre los días del periodo:
Coste diario por unidad media = coste por unidad media del periodo ÷ días del periodo
Si el periodo es anual, el divisor es 365. El resultado es una media orientativa, no el coste exacto de cada referencia o lote.
Ejemplo de costes de almacenamiento con cifras hipotéticas
El siguiente ejemplo es hipotético y solo ilustra el procedimiento. Un distribuidor de material eléctrico trabaja con una nave alquilada. A lo largo del año mantiene un stock medio de 500.000 €, equivalente a 40.000 unidades.
| Partida | Importe anual |
|---|---|
| Alquiler de la nave | 36.000 € |
| Personal de almacén | 40.000 € |
| Energía y suministros | 6.000 € |
| Seguros | 4.000 € |
| Amortización y mantenimiento de estanterías y carretillas | 9.000 € |
| Merma y obsolescencia | 5.000 € |
| Coste del capital inmovilizado (4 % sobre 500.000 €) | 20.000 € |
| Total | 120.000 € |
Con esos datos:
- Porcentaje: 120.000 € ÷ 500.000 € × 100 = 24 %
- Coste anual por unidad media: 120.000 € ÷ 40.000 unidades = 3,00 € por unidad y año
- Coste diario por unidad media: 3,00 € ÷ 365 = unos 0,8 céntimos
Sin la partida del capital, el total bajaría a 100.000 € y el porcentaje, al 20 %: omitirla subestima el coste real. Un solo año no dice si la cifra es alta o baja; para eso hace falta repetir el cálculo en los periodos siguientes.
Al repetirlo, lee el porcentaje con cuidado. Si el stock medio baja y el alquiler sigue igual, el porcentaje sube aunque la gestión haya mejorado, porque los costes fijos no se reducen solos con el stock. Por eso conviene mirar también el total en euros y la parte variable.
- El 4 % del ejemplo es una hipótesis. En tu cálculo, usa el tipo de interés de la financiación que realmente pagas o, si no financias el stock, la rentabilidad a la que renuncias con ese dinero.
Qué encarece los costes de almacenamiento y cómo reducirlos
Los costes de almacenamiento no dependen solo del tamaño de la nave: cambian con lo que se guarda, cuánto tiempo y cómo se mueve.
Factores que los encarecen
- Volumen y dimensiones de la mercancía. Cuanto más espacio ocupa cada referencia, más metros y más posiciones de palé consume.
- Tiempo en almacén. Cada día adicional suma coste de capital, de espacio y de riesgo de deterioro.
- Tipo de producto. La mercancía refrigerada, perecedera o de alto valor eleva la energía, la merma y el seguro.
- Método de preparación de pedidos. Un diseño que obliga a recorridos largos aumenta las horas de personal.
- Demanda irregular. Con picos estacionales, la nave y el personal se dimensionan para el máximo y trabajan infrautilizados el resto del año.
- Ubicación de la nave. Condiciona el precio del alquiler y los desplazamientos.
Medidas para reducirlos
Estas medidas son una parte de la gestión de stock en conjunto; esa guía recoge el resto de métodos.
- Reducir el stock que no rota. El índice de rotación de stock muestra cuánto tarda cada referencia en renovarse. Las de rotación más baja acumulan más coste por unidad vendida.
- Ajustar el tamaño de pedido. El modelo EOQ busca el tamaño de pedido que equilibra el coste de comprar con el de almacenar, según los costes y supuestos que se le introduzcan.
- Fijar un stock máximo por referencia. Un techo de existencias evita que las compras acumulen más de lo que el espacio y el consumo justifican.
- Reordenar el espacio. Agrupar por rotación las referencias de más salida acorta los recorridos de picking.
- Controlar la merma. Los recuentos periódicos detectan descuadres y mercancía dañada antes de que se acumulen.
- Negociar plazos de pago. Ampliar los plazos acordados con los proveedores puede reducir las necesidades de financiación del circulante, aunque no disminuye por sí mismo el tiempo que la mercancía permanece almacenada.
Bajar el stock reduce estos costes, pero la falta de stock también cuesta: compras urgentes, paradas y ventas perdidas. La guía de optimización de inventarios explica cómo equilibrar ambos costes referencia a referencia. Conviene revisar el stock de seguridad de las referencias críticas antes de recortar.
Más guías para profundizar
- Modelo de inventario: cómo funciona el modelo EOQ
- Stock mínimo, máximo y óptimo: cómo calcular cada nivel
- Logística de almacenes: zoning y slotting
- Stock de seguridad: cuánto colchón mantener
Qué aporta Timly al cálculo y qué queda fuera
Timly es un software de inventario en la nube. No calcula alquileres, nóminas ni el coste del capital: esas cifras salen de la contabilidad o del ERP. Sí ayuda con la otra mitad del cálculo, el stock sobre el que se divide:
- Un solo registro para almacenes, vehículos y obras, con el stock de cada ubicación.
- Historial de movimientos por referencia, que permite reconstruir la evolución del stock durante el periodo. Con registros suficientemente completos, esos datos sirven para calcular el stock medio fuera de Timly.
- API para llevar esos datos al ERP o al programa de contabilidad.
Si quieres ver cómo se registra ese stock con tus propios datos, puedes reservar una demostración.
Conclusión: de la suma de partidas a una cifra que se puede seguir
Los costes de almacenamiento solo se pueden gestionar cuando se miden. Un porcentaje sobre el valor medio del stock, calculado con todas las partidas y repetido cada año, muestra si la situación mejora o empeora.
Para empezar, basta un almacén y un año cerrado. Con ese resultado, elige dónde actuar primero: las referencias de menor salida, los pedidos sobredimensionados o el espacio peor aprovechado.
Preguntas frecuentes sobre los costes de almacenamiento
Varias guías en español usan ambos términos como sinónimos; otras tratan el mantenimiento del stock como una categoría dentro de los costes de almacenamiento. Lo que importa es dejar por escrito qué partidas entran en tu cálculo.
No. El precio de compra pertenece al coste de la mercancía. Los costes de almacenamiento recogen lo que cuesta mantenerla, incluido el dinero inmovilizado en ella.
No hay una cifra válida para todos. Depende de la rotación, del tipo de producto y de qué partidas incluya el cálculo. Los rangos que publican algunas guías difieren entre sí, y un porcentaje ajeno rara vez es comparable con el tuyo.
Cuando un operador gestiona el almacén logístico, parte de las partidas pasa a ser una tarifa que suele calcularse por superficie o por palé, más la manipulación. Otras siguen siendo tuyas: el capital inmovilizado en el stock y, según el contrato, el seguro de la mercancía y las mermas.
