En lugar de estresarte a final de año: Utiliza el Inventario Digital de Todo el Año

No importa en qué sector preguntes, el inventario anual es un proceso que siempre va asociado a un esfuerzo considerable y, a veces, también a algunos problemas. No todas las empresas utilizan ya un moderno programa de inventario digital. Sin embargo, un programa de este tipo puede ser un gran alivio para los empleados.

Según el Código de Comercio alemán (HGB), el inventario es obligatorio para todas las empresas obligadas a llevar una contabilidad por partida doble. Esto es comparable a las obligaciones de las empresas en el Reino Unido. Es habitual ver y documentar todos los elementos del inventario al final de cada ejercicio económico. Dentro de ciertos límites, este inventario también puede posponerse. El requisito previo para este “inventario aplazado o pospuesto” es la actualización completa o la amortización del inventario en la fecha del balance. Pero, ¿por qué es tan complicado?

¿No existe un software de inventario que ayude a gestionar el inventario durante todo el año? De hecho, un programa profesional de inventario digital como Timly se ocupa exactamente de esta preocupación. Por tanto, los responsables de departamentos de la empresa como dirección, control, contabilidad, informática o gestión de instalaciones deberían considerar más detenidamente el inventario digital permanente.

El requisito previo para ello es que los empleados introduzcan puntualmente en la base de datos del software las nuevas incorporaciones, los cambios de ubicación, los defectos y otra información sobre el inventario y los consumibles. A continuación, estos datos son directamente visibles para todos los compañeros autorizados con un clic del ratón o un gesto del smartphone.

Las preguntas sobre el estado, la cantidad o la ubicación de vehículos, equipos, material de protección, muebles y demás mueven cada día a los empleados de muchas empresas. Sin un programa de inventario digital, la búsqueda de respuestas consume regularmente mucho tiempo. En muchos lugares, el inventario anual se sigue realizando de forma manual, lo que consume mucho tiempo. Los estados real y objetivo se comparan manualmente en listas de papel y en tablas de Excel hechas por uno mismo.

Por tanto, puede que tengas razón al preguntarte si no existe una solución digital barata o incluso gratuita. De hecho, hay muchos programas de inventario gratuitos que ofrecen funciones individuales para sectores especiales. Sin embargo, un software de seguimiento de activos que se adapte específicamente a tus necesidades debe estar configurado por especialistas y ser capaz de hacer algo más que resolver problemas detallados. Los datos recogidos deben procesarse y utilizarse en el programa de inventario digital de la forma más útil para tu empresa.

Una solución de inventario de pago no sólo se adapta individualmente al cliente, sino que también convence con un soporte profesional y la oferta de formación de los empleados en función de las necesidades. Dependiendo del sector, tus empleados pueden estar acostumbrados a utilizar el escáner de código de barras.

Nuestro programa de inventario digital también funciona con etiquetas, pero en lugar de códigos de barras, ya llevan impresos códigos QR. Esto significa que se pueden utilizar los dispositivos móviles existentes, como teléfonos inteligentes y tabletas, para escanear los artículos del inventario.

Tras el escaneado, se puede mostrar el registro de datos del artículo del inventario. Si el modo de inventario está activado, basta con escanear el artículo para registrarlo y marcarlo en la lista de inventario digital.

El registro descentralizado de los bienes inventariados a través de una aplicación de teléfono móvil permite realizar un inventario rápido incluso de objetos situados en otras sedes de la empresa o de empleados remotos. En el software de gestión de bienes Timly, basado en la nube, el responsable puede enviar una solicitud digital a sus compañeros en la oficina central o sobre el terreno.

En respuesta, las personas contactadas escanean los códigos QR de sus activos e introducen así los objetos que están utilizando (y opcionalmente su estado) en la base de datos del inventario. Esta funcionalidad clara e independiente de la ubicación reduce los fallos y las pérdidas de inventario a largo plazo.