En esta página encontrarás información sobre los siguientes temas:
- ¿Existen requisitos legales para la gestión de activos perpetuos?
- Inventario Perpetuo e Inventario Anual - Ventajas y Desventajas
- La App de Activos como Herramienta para el Inventario Físico
- Over 300 Companies, Schools and Cities Rely on Timly
- Inventario diario con el software de gestión de activos
- Inventario permanente para la optimización: depende de las herramientas adecuadas
- Gestión intuitiva de tus activos
![perpetual inventory advantages Inventario permanente advantages for companies](https://timly.com/wp-content/uploads/2022/10/perpetual-inventory-advantages.webp)
Las empresas con un uso intensivo de inventarios pueden beneficiarse del inventario permanente, pero ¿cómo?
El término deber oneroso difícilmente se ajusta tan bien a una tarea como la de hacer inventario. Muchas empresas y comerciantes están obligados a hacer un inventario anual como parte de su estado financiero anual. Además de los saldos contables y las deudas, también hay que determinar los activos materiales de una empresa. Los valores determinados pasan al balance de la empresa.
La enorme tarea de hacer inventario provoca trastornos en las operaciones comerciales de muchas empresas. A menudo tiene que intervenir gran parte del personal de la propia empresa o el inventario sólo puede ser realizado por personal externo. Para algunas empresas, las ventajas del inventario permanente pueden ser una alternativa útil. Esto permite mantener las existencias propias constantemente actualizadas durante todo el año, de modo que no tengan que determinarse en una fecha concreta.
Sin embargo, el inventario permanente está sujeto a requisitos estrictos. Un software de inventario como Timly es útil para ponerlo en práctica.
¿Existen requisitos legales para la gestión de activos perpetuos?
Existe la obligación de realizar un inventario. Está estipulado que las empresas y los comerciantes deben realizar balances anuales a partir de una determinada suma de facturación anual. Deben registrarse todos los valores de la empresa. El inventario a la fecha del balance es generalizado. Se realiza en un momento determinado al final del ejercicio contable. Todos los activos materiales de la empresa se registran y contabilizan en ese momento.
El problema es que este momento puede chocar con los pedidos que hay que cumplir o con la demanda de los clientes. Por este motivo, el HGB también permite un inventario permanente. Sin embargo, esto no sólo ofrece ventajas, sino que también está sujeto a ciertas condiciones: Las existencias deben anotarse una sola vez en un libro de existencias. A partir de entonces, las altas y bajas deben documentarse continuamente. Además, debe realizarse un inventario físico una vez al año. En este caso, las existencias reales deben compararse manualmente con el libro de existencias. Sin embargo, este día puede elegirse libremente.
Los responsables de una empresa pueden, por ejemplo, programarlo para los momentos en que haya menos pedidos o realizar el inventario físico durante las operaciones en curso. El inventario permanente no puede utilizarse para artículos que tengan pérdidas incontrolables por evaporación, por ejemplo. Lo mismo se aplica a los bienes especialmente valiosos que se almacenan en existencias.
Para experimentar todas las ventajas del inventario permanente en términos de tiempo, debe ser lo más fácil de manejar posible. Por eso, la mejor opción es un software de inventario especializado. Sólo con él, por ejemplo, se puede representar una verdadera capacidad multiusuario con una ubicación de almacenamiento central, como en la nube. En el día a día, distintos empleados pueden utilizarlo para registrar permanentemente las entradas y salidas.
Inventario Perpetuo e Inventario Anual – Ventajas y Desventajas
Por supuesto, depende de las circunstancias qué variante es más adecuada para una empresa. Hemos vuelto a resumir para ti algunos posibles argumentos:
Inventario anual
Ventajas:
Acción puntual y concentrada en un momento determinado
Gastos en el resto del año no aplicable
Posibilidad de apoyo de personal temporal
De todas formas, el inventario físico es necesario una vez al año
Desventajas:
Puede que no sea posible el funcionamiento normal de la empresa
Las carencias no se notan durante un tiempo relativamente largo
Gran esfuerzo en poco tiempo, posiblemente bajo presión de tiempo
Empleados estresados y desmotivados
Inventario permanente
Ventajas:
Physical inventory can take place during low order periods or in parallel with business operations
Visión permanente de las existencias reales
Carga de trabajo distribuida en tiempo y personal
Otra ventaja del inventario permanente: puede realizarse cuando las existencias son más bajas
Desventajas:
Mayor esfuerzo debido al mantenimiento de un libro de existencias y a la obligación de hacer inventario físico
Si es posible, varios empleados deben poder acceder al libro de existencias durante el funcionamiento.
El libro de registro de existencias debe guardarse de forma segura
El software de inventario de Timly puede utilizarse para ambos tipos de inventario. Para el inventario permanente, tiene ventajas debido principalmente a sus puntos fuertes, la capacidad multiusuario y la conexión a la nube. Sin embargo, también tiene las funciones necesarias para los inventarios de fechas clave, por ejemplo el modo de inventario.
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La App de Activos como Herramienta para el Inventario Físico
Los libros de inventario impresos, las listas y también las tablas de Excel no son realmente adecuados para trabajar en ellos con un gran número de empleados. Es mejor si puedes actuar aquí con dispositivos móviles. Especialmente obvio es el uso de smartphones y tablets, dispositivos que de todos modos están presentes en la mayoría de las empresas. El software de inventario suele ofrecer una aplicación optimizada para ello. Los empleados pueden instalarla en su smartphone profesional o privado. También es posible asignar los derechos necesarios para acceder al stock de datos.
La cámara del dispositivo móvil funciona como un escáner de códigos de barras. Algunas ventajas del inventario permanente son las siguientes: El software de inventario identifica los activos gestionados mediante códigos QR, que pueden adherirse a inventario informático de todo tipo como una pegatina que ahorra espacio. Después, se puede acceder a cada registro simplemente escaneando el código QR. Si se hace en modo inventario, este proceso ya es suficiente para registrar y marcar el artículo. Esto ahorra tiempo y es menos propenso a errores.
No tienes que preocuparte de la conexión a la red. Basta con una conexión a Internet. Esto simplifica la realización de inventarios al aire libre o en almacenes e instalaciones de producción donde no necesariamente hay conexión a tu propia red. La conexión a la nube ofrece ventajas especialmente para el inventario permanente.
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Inventario diario con el software de gestión de activos
Especialmente en zonas con gran rotación de empleados propios, uso regular de un empleado externo o tráfico público, un inventario diario puede ofrecer protección adicional y un inventario permanente puede tener ventajas, como evitar salidas incontrolables.
Los artículos de cualquier tipo se registran en el software de inventario cuando se incorporan al stock de la empresa y se marcan con un código QR.
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Puedes llevar a cabo el inventario permanente de forma eficaz y sin equipos adicionales: con el software de inventario
Se pueden crear perfiles para distintos bienes. Después, es posible en cualquier momento listar el inventario individualmente según el tipo de día y la cantidad. Si integras el inventario en los procesos de trabajo, por ejemplo al principio o al final de la jornada laboral, no sólo tendrás ventajas para el inventario permanente, sino también el beneficio de una actualización permanente de las existencias actuales.
Los empleados pueden documentar en tiempo real las transferencias y los traspasos, que suelen ser necesarios para las herramientas, por ejemplo. De este modo, también es posible registrar préstamos, por ejemplo. Las funciones de localización integradas son útiles para encontrar el inventario, con las que se puede consultar el último paradero conocido. Esta forma de inventario físico evita carencias no descubiertas durante más tiempo y largas búsquedas de inventario que no se puede encontrar.
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Inventario permanente para la optimización: depende de las herramientas adecuadas
Un sistema de gestión no sólo te proporciona ventajas de inventario permanente. Tener una visión general constantemente actualizada de tu propio registro de inventario con actualizaciones en tiempo real aumenta la profesionalidad de una empresa. Gestionar los inventarios especialmente con un software de gestión permite realizar consultas sencillas según determinados criterios con sólo pulsar un botón. Esta base de datos también cumple los requisitos de un libro de inventario digital, tal y como se requiere para un inventario permanente.
Las desventajas del inventario perpetuo y periódico son especialmente notables cuando su manejo supone un esfuerzo desproporcionado. Sólo si puede hacerse de forma intuitiva y sin perturbar los procesos operativos habituales, esta simplificación del inventario surte el efecto deseado y surgen ventajas del inventario permanente.
A diferencia del inventario anual, el inventario físico puede realizarse si se ajusta a la propia planificación de actividades de los trabajadores. Si se crean las condiciones adecuadas, las ventajas del inventario permanente superan a los inconvenientes. Además, puede realizarse casi automáticamente como parte de tu propia gestión de inventarios.
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Gestión intuitiva de tus activos
Nuestro software de inventario te ofrece una amplia gama de sofisticadas funciones. De este modo, tu inventario se digitaliza de forma fácil y fiable.
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Ya sea que necesites gestionar recursos informáticos, herramientas, máquinas, flota de vehículos, mobiliario o contratos, Timly lo hace posible.
Acceso móvil desde cualquier lugar
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