El Inventario Perpetuo: Ventajas y desventajas para tu empresa

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El término deber oneroso difícilmente se ajusta tan bien a una tarea como la de hacer inventario. Muchas empresas y comerciantes están obligados a hacer un inventario anual como parte de su estado financiero anual. Además de los saldos contables y las deudas, también hay que determinar los activos materiales de una empresa. Los valores determinados pasan al balance de la empresa.

La enorme tarea de hacer inventario provoca trastornos en las operaciones comerciales de muchas empresas. A menudo tiene que intervenir gran parte del personal de la propia empresa o el inventario sólo puede ser realizado por personal externo. Para algunas empresas, las ventajas del inventario permanente pueden ser una alternativa útil. Esto permite mantener las existencias propias constantemente actualizadas durante todo el año, de modo que no tengan que determinarse en una fecha concreta.

Sin embargo, el inventario permanente está sujeto a requisitos estrictos. Un software de inventario como Timly es útil para ponerlo en práctica.

Existe la obligación de realizar un inventario. Está estipulado que las empresas y los comerciantes deben realizar balances anuales a partir de una determinada suma de facturación anual. Deben registrarse todos los valores de la empresa. El inventario a la fecha del balance es generalizado. Se realiza en un momento determinado al final del ejercicio contable. Todos los activos materiales de la empresa se registran y contabilizan en ese momento.

El problema es que este momento puede chocar con los pedidos que hay que cumplir o con la demanda de los clientes. Por este motivo, el HGB también permite un inventario permanente. Sin embargo, esto no sólo ofrece ventajas, sino que también está sujeto a ciertas condiciones: Las existencias deben anotarse una sola vez en un libro de existencias. A partir de entonces, las altas y bajas deben documentarse continuamente. Además, debe realizarse un inventario físico una vez al año. En este caso, las existencias reales deben compararse manualmente con el libro de existencias. Sin embargo, este día puede elegirse libremente.

Los responsables de una empresa pueden, por ejemplo, programarlo para los momentos en que haya menos pedidos o realizar el inventario físico durante las operaciones en curso. El inventario permanente no puede utilizarse para artículos que tengan pérdidas incontrolables por evaporación, por ejemplo. Lo mismo se aplica a los bienes especialmente valiosos que se almacenan en existencias.

Para experimentar todas las ventajas del inventario permanente en términos de tiempo, debe ser lo más fácil de manejar posible. Por eso, la mejor opción es un software de inventario especializado. Sólo con él, por ejemplo, se puede representar una verdadera capacidad multiusuario con una ubicación de almacenamiento central, como en la nube. En el día a día, distintos empleados pueden utilizarlo para registrar permanentemente las entradas y salidas.

Por supuesto, depende de las circunstancias qué variante es más adecuada para una empresa. Hemos vuelto a resumir para ti algunos posibles argumentos:

Los libros de inventario impresos, las listas y también las tablas de Excel no son realmente adecuados para trabajar en ellos con un gran número de empleados. Es mejor si puedes actuar aquí con dispositivos móviles. Especialmente obvio es el uso de smartphones y tablets, dispositivos que de todos modos están presentes en la mayoría de las empresas. El software de inventario suele ofrecer una aplicación optimizada para ello. Los empleados pueden instalarla en su smartphone profesional o privado. También es posible asignar los derechos necesarios para acceder al stock de datos.

La cámara del dispositivo móvil funciona como un escáner de códigos de barras. Algunas ventajas del inventario permanente son las siguientes: El software de inventario identifica los activos gestionados mediante códigos QR, que pueden adherirse a inventario informático de todo tipo como una pegatina que ahorra espacio. Después, se puede acceder a cada registro simplemente escaneando el código QR. Si se hace en modo inventario, este proceso ya es suficiente para registrar y marcar el artículo. Esto ahorra tiempo y es menos propenso a errores.

No tienes que preocuparte de la conexión a la red. Basta con una conexión a Internet. Esto simplifica la realización de inventarios al aire libre o en almacenes e instalaciones de producción donde no necesariamente hay conexión a tu propia red. La conexión a la nube ofrece ventajas especialmente para el inventario permanente.

Un sistema de gestión no sólo te proporciona ventajas de inventario permanente. Tener una visión general constantemente actualizada de tu propio registro de inventario con actualizaciones en tiempo real aumenta la profesionalidad de una empresa. Gestionar los inventarios especialmente con un software de gestión permite realizar consultas sencillas según determinados criterios con sólo pulsar un botón. Esta base de datos también cumple los requisitos de un libro de inventario digital, tal y como se requiere para un inventario permanente.

Las desventajas del inventario perpetuo y periódico son especialmente notables cuando su manejo supone un esfuerzo desproporcionado. Sólo si puede hacerse de forma intuitiva y sin perturbar los procesos operativos habituales, esta simplificación del inventario surte el efecto deseado y surgen ventajas del inventario permanente.

A diferencia del inventario anual, el inventario físico puede realizarse si se ajusta a la propia planificación de actividades de los trabajadores. Si se crean las condiciones adecuadas, las ventajas del inventario permanente superan a los inconvenientes. Además, puede realizarse casi automáticamente como parte de tu propia gestión de inventarios.