Timly, una solución flexible para FlexOffice
¿Has sentido alguna vez esa deliciosa sensación de estar exactamente en el lugar adecuado, en el momento adecuado? FlexOffice ofrece espacios de trabajo precisamente para que experimentes esto.
FlexOffice es el creador de una nueva era, una nueva forma de trabajar. Este estudio de caso cuenta cómo Timly apoya esta estructura innovadora en sus operaciones diarias.
FlexOffice
Fundación
2018
Ubicaciones en Suiza
11
Sector
Hostelería
Activos
~5,000 unidades
El reto: Gestionar los equipos de varias sedes
FlexOffice se enfrentó a un buen reto: la grandeza de sus sueños. FlexOffice empezó a pensar a lo grande en términos de volumen de espacios y ambiciones futuras. El objetivo era multiplicar las ubicaciones a lo largo de los años. La tarea consistía en encontrar una solución de software que pudiera apoyar a FlexOffice en la gestión logística de equipos y mobiliario, y que pudiera evolucionar y adaptarse al ritmo de crecimiento de la startup suiza.
“Los archivos Excel con listas no eran una opción. Necesitábamos una herramienta para coordinarlo todo”
Thorsten Münchow (Jefe de Gestión de Ubicaciones, FlexOffice)
Thorsten Münchow, Jefe de Gestión de Ubicaciones de FlexOffice, utiliza Timly para gestionar los equipos de los distintos alquileres.
Desde el principio, FlexOffice se propuso encontrar una solución de gestión de inventario. Tras un pitch y una fase de pruebas, la elección recayó en Timly. Thorsten Münchow, Director de Gestión de Ubicaciones de FlexOffice, afirma hoy:
“Si eliges Timly, hazlo desde el principio de tu negocio. Es un éxito”
La misión de Timly era proporcionar una solución para gestionar el inventario de material (desde mobiliario a cabinas insonorizadas, pasando por pizarras magnéticas) de las sedes existentes y futuras. El objetivo de FlexOffice era poder gestionar los diversos activos materiales repartidos por las distintas sedes y establecer procesos logísticos sostenibles.
“Parece que Timly siempre ha estado ahí. De hecho, mi equipo ni siquiera recuerda un archivo Excel.”
La solución: Implantar una gestión de equipos sostenible y conectada
Utilizar Timly tiene mucho sentido en las acciones cotidianas (dar de alta un nuevo artículo, asignar otro a un cliente que lo quiere en el espacio que alquila…). Pero Timly también es especialmente apreciado por FlexOffice durante los informes bimensuales para el departamento de contabilidad. Este paso consiste, por ejemplo, en verificar que los muebles comprados recientemente están en stock, y dónde. Sólo tienen que abrir Timly para comprobarlo con unos pocos clics.
“Desde el punto de vista de la carga de trabajo, Timly facilita la vida de FlexOffice. Es accesible para todos.”
Thorsten Münchow (Jefe de Gestión de Ubicaciones, FlexOffice)
Características y funciones más utilizadas:
Lector de códigos de barras integrado
FlexOffice utiliza códigos QR Timly a diario. Se colocan en los activos (muebles, equipos, etc.). Sirven como puerta de acceso a los activos: al escanear un código QR se accede directamente al archivo digital del activo.
Móvil disponible en todas partes
En general, FlexOffice valora especialmente que Timly esté disponible en versión móvil. El equipo tiene acceso a toda la información importante desde cualquier lugar. Si, por ejemplo, un empleado necesita un sofá concreto para colocarlo en un espacio de trabajo, sólo tiene que abrir Timly para saber dónde encontrarlo. La documentación de datos en tiempo real es el núcleo de los procesos. FlexOffice ha creado una rica base de datos que pueden consultar, por ejemplo, para ver cuáles de sus sofás han sido más apreciados por sus clientes. Los informes son capaces de proporcionar este tipo de información, lo que permite a FlexOffice refinar aún más sus ofertas.
“Timly nos permite ser más rápidos, más eficaces, más transparentes.”
Thorsten Münchow (Jefe de Gestión de Ubicaciones, FlexOffice)
Habitación con vistas: Zurich Dino es la nueva sede de FlexOffice
El resultado: Ahorro de tiempo y un inventario bien gestionado
La contribución de Timly en el día a día de FlexOffice se materializa en recursos ahorrados: equipos, dinero, pero sobre todo, tiempo. Con Timly, FlexOffice es tan flexible en su gestión de inventario como en su modelo de espacio de trabajo. Los flujos relacionados con el equipamiento mobiliario están perfectamente gestionados. De una sala, una ubicación y una ciudad a otra, FlexOffice controla y gestiona su inventario. Timly se enorgullece de acompañar a FlexOffice en esta misión, permitiéndoles centrarse en lo que mejor saben hacer: su trabajo. Como las empresas a las que acogen cada día y a las que permiten tener una cosa en la que pensar: su trabajo, en un lugar especialmente diseñado para ello.
“La mayor ganancia gracias a Timly es el tiempo. Estamos ahorrando mucho tiempo.”
Thorsten Münchow (Jefe de Gestión de Ubicaciones, FlexOffice)