Von Papier zu Digital: Eine agile Transformation
IHK Hannover
Gründungsjahr
Hauptsitz
Branche
Inventarisierung
Die Herausforderung: Verwaltung der Objekte und Bestände der IHK Hannover
Die Industrie- und Handelskammer Hannover mit Hauptsitz in der niedersächsischen Landeshauptstadt bündelt die Interessen von über 180.000 Unternehmen in der Region Hannover und acht Landkreisen zwischen Bremen und Hessen. Die IHK begleitet Unternehmen über alle Phasen der betrieblichen Entwicklung von der ersten Idee bis zur Übergabe an eine Nachfolge. Dafür bietet sie eine breite Palette an Dienstleistungen, um die regionale Wirtschaft zu unterstützen und zu fördern. Und die IHK ist vielen Bereichen auch Trägerin staatlich übertragener Aufgaben, am bekanntesten sicherlich die Ausbildung in kaufmännischen und gewerblich-technischen Berufen. Die IHK hat eine Schlüsselrolle in der wirtschaftlichen Entwicklung der Region spielt.
In diesem Zusammenhang verwaltet die IHK Hannover eine Vielzahl verschiedener Objekte. Nachdem sie ein neues Gebäude bezogen hatte, entstand die Notwendigkeit einer digitalen Lösung zur Verwaltung ihres neuen Inventars und des Lagerbestandes von Verbrauchsmaterialien sowie die Einhaltung von Wartungen, Fristen und anderer wiederkehrender Aufgaben wie Stephan Denecke von der IHK Hannover erklärt: „Wir sind im August 2023 in ein komplett neues Gebäude gezogen und brauchten Pläne für die fristgerechte Wartung und einen Überblick über das, was wir nutzen.“
Die Herausforderung war klar: Alle neuen und schon bestehenden Objekte in einer Softwareplattform zu erfassen, die sowohl Objekte als auch Bestände verwalten kann. So begann die Zusammenarbeit mit Timly. Dabei ist noch zu sagen das die individuell anpassbare Eingabemaske bei der Erfassung von Objekten von Timly gut durchdacht ist. Aktivierbare Pflichtfelder sorgen dafür das auch wirklich alle relevanten Daten bei der Inventarisierung erfasst werden.
Die Lösung: Eine flexible und funktionsreiche Plattform
Das neue Gebäude war ein Neustart für die IHK Hannover, die dadurch die gewünschten Prozesse zur Inventarverwaltung maßgeschneidert neu aufbauen konnte und stetig weiter ausbaut. Die anpassbare Plattform von Timly erfüllte alle Anforderungen der Hausverwaltung, sodass eine sehr effiziente Struktur zur Verwaltung der Objekte und Bestände implementiert werden konnte.
Stephan Denecke, Mitarbeiter der IHK Hannover, erläutert diese Struktur so: „Jeder Raum wurde von uns mit Raumnummer und einem QR-Code versehen, der sich nur auf diesen Raum bezieht. Dieser wird bei Bedarf gescannt und man erhält eine Auflistung aller Objekte, die sich in diesem Raum befinden sollten. Die Inventarisierung funktioniert perfekt, ebenso die Inventur.“
Mit einem einfachen QR-Code-Scan kann auf die digitale Timly-Akte eines Objekts zugegriffen werden.
Für ihren Veranstaltungsbereich benötigt die IHK Hannover unter anderem einen ausreichenden Getränkebestand., Die Getränke werden jetzt mithilfe eines eigens erstellten QR-Codes im Lager beim Ein- und Auslagern schnell in Timly inventarisiert und als Lagerartikel angelegt. Beim Erreichen eines vorher festgelegten Mindestbestands erhält der Verantwortliche eine E-Mail, dass wieder aufgefüllt werden muss. Auch die Haltbarkeitsdaten werden in ihrem digitalen Profil als Fristen gespeichert damit diese eingehalten werden. In Timly werden auch Verbrauchsmaterialien bis hin zu Hygieneartikeln wie WC- Papier und Papierhandtücher als Lagerartikel geführt, sodass hier die volle Kontrolle besteht.
Vorwiegend genutzt:
Objektzuweisung
Das Ein- und Auschecken von Objekten ist eine wichtige Funktion. Es ermöglicht die Zuweisung an Mitarbeiter, Standorte und Projekte. Alles erfolgt in Timly und ist nachvollziehbar, was die Prozesse erleichtert und die Überprüfung im Vergleich zu Papierprozessen vereinfacht.
Wartungsmanagement
Die Wartung ist entscheidend. Mit Timly wird sie leicht verwaltet und verfolgt. Stephan Denecke erklärt: „Ich habe ein kleines Protokoll in Timly erstellt. Der Prüfer muss nur Kästchen abhaken, das Defektfeld ausfüllen usw. – das ist innovativ.“
Das Ergebnis: Eine clevere Verwaltung von Objekten und Beständen
Die IHK Hannover ist nun auch ein Experte in der Verwaltung von Supportanfragen, Wartungsarbeiten und vielem mehr – dank unseres perfekt beherrschten Ticketsystems.
„Das Ticketsystem ist eine großartige Hilfe. Wir nutzen es mittlerweile für Inspektionen von Gartengeräten bis hin zu den Dienstwagen oder die gesetzlichen Überprüfungen der persönlichen Schutzausrüstung unserer Hausmeister. Früher hatten wir das alles nur auf Papier. Jetzt ist alles konsolidiert, und bei Fääkligkeit kommt die Mail-Erinnerung, eine erstklassige Arbeitshilfe“, erklärt Stephan Denecke.
Wir sind stolz darauf, dass unsere Plattform der IHK Hannover ermöglicht, ihr volles Potential zu entfalten und sie im täglichen Betrieb unterstützt.