Sobre la empresa

FlexOffice, fundada en 2018 en Suiza, es pionera en soluciones de espacios de trabajo flexibles. Opera en 11 ubicaciones de cuatro ciudades y ofrece desde escritorios individuales hasta oficinas completas, en ambientes con diseño moderno, servicios personalizados y un entorno creado para la productividad y el networking profesional.

El reto

FlexOffice experimentaba un crecimiento notable en su red de espacios modernos en Suiza, lo que significaba gestionar miles de muebles y equipos dispersos en diferentes ciudades y oficinas. Los métodos anteriores, como el uso de hojas de cálculo, resultaban insuficientes, ya que:

  • Eran propensos a errores y desactualizaciones, dificultando el control de inventario.
  • Hacían compleja la localización rápida de activos específicos, lo que ralentizaba los procesos internos.
  • Limitaban la capacidad de tomar decisiones informadas sobre compras, asignaciones y necesidades futuras.
  • Se complicaba la apertura y planificación de nuevas ubicaciones sin un sistema centralizado.

Además, el equipo necesitaba facilitar la coordinación entre sedes y asegurar la trazabilidad de cada mueble y dispositivo en tiempo real, lo cual era esencial en un modelo ágil y orientado al cliente.​

La solución

La implementación de Timly permitió a FlexOffice transformar radicalmente su gestión de activos. Los puntos clave fueron:

  • Cada nuevo activo recibe al llegar un código QR Timly, que se escanea y registra digitalmente.
  • Toda la información relevante (ubicación actual, historial, estado, datos de compra) queda accesible en una plataforma central en la nube.
  • El equipo puede consultar y actualizar datos desde cualquier lugar, incluso desde el móvil, sin necesidad de papeleo.
  • El sistema facilita la asignación de muebles a clientes o espacios concretos y genera informes para la administración con solo unos clics.
  • Cuando se abre una sede nueva, basta con registrar los nuevos activos en Timly para integrarlos rápidamente al inventario global.

Así, la gestión pasó de ser reactiva a ser proactiva, permitiendo actuar con rapidez ante cualquier necesidad o incidencia.​

Los resultados

Tras la adopción de Timly, los beneficios se hicieron notar rápidamente:

  • La trazabilidad de activos entre sedes mejoró, minimizando pérdidas y duplicidades.
  • Se redujo el tiempo dedicado a búsquedas y comprobación de inventario; ahora todo está disponible en segundos.
  • El equipo puede enfocarse más en el core del negocio, pues las tareas administrativas y logísticas toman menos tiempo y generan menos errores.
  • Los informes detallados ayudan a entender cuáles muebles o servicios usan y valoran más los clientes, lo que facilita la toma de decisiones para futuras inversiones.
  • El inventario está siempre actualizado, lo que aporta transparencia y confianza de cara a la expansión a nuevas ciudades o a la optimización de recursos existentes.​

En resumen, FlexOffice ha conseguido alinear su modelo flexible de negocio con una gestión interna igualmente ágil y eficiente, sentando las bases para un crecimiento sostenible y un mejor servicio al cliente.

Principales aprendizajes

  • Implementar una solución escalable desde el inicio facilita el crecimiento organizado y eficiente.​
  • La digitalización mediante códigos QR garantiza transparencia y acceso rápido a la información, clave para empresas con sedes múltiples.​
  • La movilidad y la nube permiten trabajar desde cualquier lugar, haciendo que todo el equipo pueda colaborar ágilmente.​
  • Los informes centralizados y actualizados ahorran tiempo a administración y contabilidad.​
  • El análisis de datos en tiempo real permite mejorar la oferta y adaptarse a las necesidades del cliente.​
Fotos: FlexOffice