Sobre la empresa

Digitalizar el mundo de la prevención laboral para optimizarlo es una promesa ambiciosa. También es una realidad impulsada por padoa, scale-up fundada en París en 2016 y ahora con proyección internacional, respaldada por una sólida experiencia en el seguimiento de más de 9 millones de empleados a través de su plataforma SaaS.

El reto

La misión de padoa —convertir el mundo laboral en un entorno de prevención, garantizando un acompañamiento de calidad a cada empleado cuya salud se supervisa— es tan clara como compleja era su problemática de gestión de activos TI.

Como en muchas empresas, la gestión de activos TI se realizaba en una hoja de cálculo de Excel. ¿El problema? padoa creció rápido, muy rápido, y esa hoja de cálculo también. Los datos se volvían obsoletos, los equipos resultaban cada vez más difíciles de localizar y las posibilidades de errores humanos aumentaban progresivamente con esta evolución.

Las necesidades identificadas:

  • Verificar y actualizar los datos existentes (compilados en la hoja de cálculo de Excel) y localizar el material informático.
  • Gestionar y hacer seguimiento del material informático interno (empleados en oficina y empleados en teletrabajo).
  • Gestionar y hacer seguimiento de los activos TI desplegados en clientes (dispositivos equipados con padoa).
  • Encontrar una solución que permita digitalizar, registrar y certificar las entregas y devoluciones de material (durante el onboarding y el offboarding).
  • Encontrar una solución que permita inventariar, gestionar, hacer seguimiento y analizar todos los activos TI.

La solución

El objetivo era claro: partir de una nueva base de gestión de activos TI, sólida y segura, para acompañar el crecimiento de padoa. Para ello, padoa optó por Timly. Esta plataforma basada en la nube se ha convertido en el punto de referencia único para gestionar todos sus activos TI. Es accesible de manera rápida gracias a los códigos QR, flexible gracias a los permisos de acceso modulares y muy completa gracias a sus numerosas funcionalidades.

Ahora, la totalidad de los activos TI se gestiona de manera centralizada en Timly y se asigna a quien corresponde, desde los dispositivos desplegados en instalaciones de clientes hasta los equipos de los empleados en teletrabajo, incluidas las licencias de software.

Las funcionalidades esenciales:

  • Inventariado de la totalidad de los activos TI gracias a la aplicación para inventario de Timly.
  • Acceso móvil desde télefono inteligente, tableta u ordenador.
  • Asignación digital del material (a empleados en oficina y en teletrabajo, a clientes y a ubicaciones).
  • Archivo automático de todos los movimientos.
  • Creación masiva de objetos gracias a la funcionalidad de blueprints y gemelos digitales.
  • Gestión de documentos de todos los activos informáticos (especialmente las fechas de compra, para identificar el momento propicio para renovar el material).
  • Exportación de datos para el departamento de contabilidad.
  • Implementación de códigos QR, para un acceso instantáneo a la ficha de identidad de los objetos y a las acciones asociadas.
  • Garantía de seguridad en los procesos de onboarding y offboarding gracias a las firmas digitales.
  • Seguimiento completo del material informático, ya sea en oficina, en teletrabajo o en instalaciones de clientes.

Los resultados

padoa ha transformado su gestión de activos TI, pasando de una solución manual a un proceso industrializado, adaptado para acompañar el crecimiento de la empresa. La gestión de activos TI de padoa ha cambiado de escala al estructurarse sobre una solución evolutiva, escalable y sólida.

Los principales beneficios:

  • Acceso rápido a los datos, que están sistemáticamente actualizados.
  • Asignaciones y devoluciones del material a lo largo de todo el ciclo (del onboarding al offboarding), tanto a nivel interno (empleados en oficina y en teletrabajo) como externo (clientes).
  • Base de datos sistemáticamente actualizada, exportable para el departamento de contabilidad.
  • Capacidad para saber dónde se encuentra cada equipo, con quién y desde cuándo.
  • Ahorro de tiempo significativo en los inventarios, los cambios de equipos y el seguimiento del material en teletrabajo.
  • Procesos de onboarding y offboarding estructurados, trazados y asegurados gracias a las firmas digitales.
  • Protección de los datos.
  • Refuerzo de los procesos.
  • Reducción drástica del riesgo de errores humanos.
  • Visibilidad completa de los activos TI, tanto internos como desplegados en clientes.

Timly se ha convertido en un facilitador clave de la transformación interna de padoa: al automatizar y asegurar lo que antes dependía del “bricolaje” en Excel, la empresa se dota de los medios necesarios para sostener su fuerte crecimiento sin perder nunca el control sobre sus activos TI. La gestión de los activos TI se ha vuelto más fiable, rápida y estructurada. Cada equipo está identificado, cada asignación queda registrada y cada dato es accesible en cuestión de segundos.

Principales aprendizajes

  • La gestión del material en Excel es limitada, sobre todo cuando se extiende a empleados en teletrabajo y a clientes.
  • Un fuerte crecimiento obliga a pasar de las hojas de cálculo a una solución estructurada para mantener el control sobre los activos TI.
  • La firma digital y las etiquetas con código QR han transformado el onboarding, el offboarding y los cambios de material en procesos simples, rápidos y documentados.
  • La trazabilidad de las acciones en Timly aporta seguridad, reduce los errores y clarifica las responsabilidades.

Más que una simple herramienta de gestión, Timly permite a padoa industrializar sus procesos en coherencia con su perfil de scale-up: menos tiempo dedicado a corregir archivos y más tiempo para impulsar el crecimiento y los proyectos estratégicos.

Fotos y logotipo: padoa