Gemeinsam für alle Generationen – Timly im Bezirkspflegeheim Gleisdorf
Bereits seit dem 15. Jahrhundert befindet sich eine soziale Einrichtung in Gleisdorf bei Graz in Österreich. Seit April 2022 begleitet Timly das Bezirkspflegeheim Gleisdorf nun auf seinem Weg in die digitalisierte Inventarverwaltung und -planung und unterstützt das neu geformte Schillerhaus in Organisations- und Wartungsmanagement.
BPH Gleisdorf
Gründungsjahr
erste Erwähnung im 15. Jhd.
Anzahl Betten
200
Umsatz
~9 Mio. €
Branche
Pflege und Gesundheitswesen
Anzahl Mitarbeiter
~155
Inventarisierung
~5.000 Objekte
Die Herausforderung: Personenabhängiges Wissen stösst im Zuge des Firmenwachstums an seine Grenzen
Im Zuge der Erweiterung des Bezirkspflegeheims Gleisdorf und Umbennung zu „Schillerhaus“ – ein Wachstum von 8.000 m² auf 14.000 m² – war klar, dass eine Lösung gefunden werden musste, um Wissen nicht mehr personenabhängig zu bündeln.
Seit April 2022 digitalisiert das BPH Gleisdorf seinen wachsenden Standort mit der Timly Inventar Software
Bei 14.000 m² den Überblick über Inventar zu behalten ist schwer. Vor allem dann, wenn Informationen, Wartungstermine, Defekte und Waschtermine stets entweder handschriftlich vermerkt oder in den Köpfen des Personals abgespeichert werden.
Um die Mitarbeiter mehr zu unterstützen und die Verantwortungen fair unter ihnen aufzuteilen, war der Geschäftsführung des BPH schnell klar, dass es ein professionelles, allgemeingültiges System geben sollte. Dieses System sollte zum einen für jeden verständlich und zum anderen auch schnell einsatzbereit sein. Die Wahl fiel schnell auf Timly und der Bau des Schillerhauses war ein klarer Startschuss für den grossen Roll-Out der Software.
Doch nicht nur Inventar- und Betriebsmittelbestände sollten hinterlegt werden können. Stattdessen soll eine ganzheitliche Lösung dabei helfen, systematischer zu arbeiten. So soll es das Ziel sein, künftig alle Wartungstermine, Defekte, Reinigungszyklen und mehr in der Timly Inventar App darzustellen.
Durch eine zentralisierte Übersicht und effizientere Datenpflege, soll eine bessere Informationslage entstehen und dadurch der Aufwand und die Kosten erheblich vermindert werden. Zusätzlich soll ein besserer Überblick geschaffen werden, sodass Wartungs- und Reiningungstermine nach den gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden können.
Die Lösung: Systematische Datenerfassung bringt nötigen Überblick
Gesetzliche Vorgaben einhalten
Da das Bezirkspflegeheim Gleisdorf vielen gesetzlichen Auflagen unterliegt, war einer der wichtigsten Faktoren bei der Einführung der Inventar App von Timly die Tatsache, dass jeder einzelne Asset aufgelistet und jede Prüfung vermerkt war.
Um dies zu ermöglichen, wird jeder Patientenraum mit einem QR-Code versehen, sodass erkenntlich ist, welche Assets sich im Raum befinden (müssten) und welche Aufgaben und Arbeiten sich daraus ergeben.
Durch diesen Überblick kann gewährleistet werden, dass die gesetzlichen Auflagen in den Bereichen Notfall, Brand und Hygiene eingehalten werden können.
Durch die digitale Personalakte kann zudem festgehalten werden, welche Person welche Aktion (bsp. Zimmerreinigung oder Materialwäsche) durchgeführt hat oder noch durchführen muss, sodass auch Fragen bzgl. Verantwortlichkeiten und Terminplanungen klar geregelt und allgemeingültig geklärt sind.
Über die QR-Code Etiketten an den Räumen, können Mitarbeiter schnell Informationen einsehen
Wartungen & Services verwalten
Durch das Wartungsplaner & Service-Management Modul in Timly können zukünftige Reparaturen effizienter verwaltet werden. Der Integrierte Fristenplaner erlaubt es, die notwendigen Sicherheitsprüfungen und Wartungen der zahlreichen Geräte und Maschinen an zentraler Stelle im Blick zu behalten. Hierbei wird differenziert zwischen zeitlich-abhängigen und -unabhängigen Terminen, wie wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen Fristen.
Dies hilft zum Einen im Bezug auf den Compliance-Faktor und gibt zum anderen auch Hinweise auf Anfälligkeiten und Probleme von Assets, sodass eine bessere Planung und eine professionellere Budgeterstellung möglich ist.
Schadensmeldungen an das Technik-Team sollen automatisiert werden, sodass kürzere Wege entstehen und schnellere Entscheidungen getroffen werden können.
Betriebsmittelverwaltung leicht gemacht
Hinzu kommt eine effiziente Betriebsmittelverwaltung. Auch hier steht der Faktor der Planungssicherheit und Planungsmöglichkeit im Vordergrund. Durch die Digitalisierung der Betriebsmittelverwaltung kann gewährleistet werden, dass weder zu viel, noch zu wenig Inventar gekauft wird, was sich wiederum positiv auf die Zahlen des Unternehmens auswirkt.
Vorwiegend genutzt:
Wartungen planen
Durch die zentralisierte Übersicht von Vorgängen im Service-Management, können gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
Defekte tracken
Die Mitarbeiter melden Defekte sobald sie entstehen. So wird das Technik-Team direkt informiert und kann eingreifen.
„Timly hat sich als sehr zuverlässiger und flexibler Partner in allen Bereichen erwiesen. Auf kurzem Wege werden Anliegen und Wünsche behandelt und umgesetzt.“
(Heimleiter Dir. Thomas Weiß, BA MA M.Ed.)
Ergebnis: Vision der perfekten Planungsmöglichkeiten
Durch den Neubau und der Umbennung des neuen Schillerhauses und der damit einhergehenden Vergrößerung der Gesamtfläche ergaben sich einige organisatorische Probleme, die mit der Timly Software bereits gelöst werden und durch den Ausbau der Implementierung immer weiter gelöst werden sollen.
Bis Ende 2023 ist die vollständige Implementierung der Timly Software im neu erbauten Schillerhaus geplant
Die Tatsache, dass im Schillerhaus sowohl eine Kindertagesstätte, als auch eine Tagespflege und eine Ganztages-Pflegeeinrichtung vereint werden, erhöht den Verwendungszweck der Timly Inventar App drastisch.
So sollen in der App langfrisitig sowohl Betriebsmittel wie Einmalhandschuhe und Hygieneartikel, als auch Wartungstermine und Serviceauflagen vermerkt werden. Im Laufe des Jahres soll die digitale Inventarverwaltung mit Timly vollständig implementiert sein.
Für diese Umsetzung sieht das BPH Gleisdorf sogar eine Position in der Verwaltung vor.
Das Potential der Timly Inventarverwaltung Software ist riesig – so auch die Anwendungsmöglichkeiten. Das Bezirkspflegeheim Gleisdorf freut sich darauf, im nächsten Jahr alle Informationen, Termine und Bestände mit Timly zu tracken und dadurch einen besseren Überblick über Kosten, Ressourcen und Aufwände zu erhalten.
Wir freuen uns, das BPH auf dem Weg in die Digitalisierung zu begleiten und stehen weiterhin im engen Kontakt, sodass wir bei Fragen oder Anmerkungen direkt unterstützen können.
Bildrechte: ©Bezirkspflegeheim Gleisdorf und Sarah Raiser Fotografie