Was ist Inventarverwaltungssoftware? Wie man das richtige Programm zur Inventur auswählt

Wesentliche Erkenntnisse:

• Inventarverwaltungssoftware automatisiert Aufgaben, minimiert Fehler und bietet Echtzeittransparenz über den Lagerbestand.
• Zu den wichtigsten Funktionen der Inventarverwaltungssoftware gehören Inventarverfolung, Auftragsverwaltung, Prognosen, Optimierung, Echtzeitanalysen und die Integration mit anderer Unternehmenssoftware.
• Unternehmen sollten sich bei der Auswahl ihrer Inventarverwaltungssoftware an ihren spezifischen Bedürfnissen orientieren und dabei Faktoren wie Funktionen, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Kosten, Benutzeroberfläche und Herstellersupport berücksichtigen.

Themen in diesem Beitrag:

Inventarverwaltungssoftware unterstützt Unternehmen bei der Verfolgung, Verwaltung und Optimierung von Lagerbeständen und erleichtert die Auftragsabwicklung, die Lagerverwaltung und die Produktnutzung. Durch die Automatisierung wichtiger Aufgaben werden menschliche Fehler minimiert und ein Echtzeit-Überblick über die Lagerbestände ermöglicht. So können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und die Kundenzufriedenheit steigern.

Die Kernfunktionen der Inventarverwaltungssoftware sind mit einigen wenigen Elementen verknüpft, wie z. B. der Verfolgung von Lagerbeständen, der Verwaltung von Aufträgen, Prognosen, Analysen und der Ermittlung von langsamen oder überschüssigen Beständen. Dies ermöglicht Echtzeit-Analysen und die Integration mit anderer Unternehmenssoftware wie Buchhaltung oder ERP.

Heutzutage tendieren die meisten Unternehmen zu Cloud-basierten Lösungen, da diese viele Vorteile bieten, wie z. B. die Möglichkeit des Zugriffs oder der Anzeige von Details über mobile Geräte oder einen Browser.

Es ist wichtig, eine gute Inventarverwaltungssoftware oder einen externen Cloud-Anbieter zu wählen, der die Software für Sie verwaltet. Daher ist die Wahl eines Anbieters, der einen hohen Standard bietet, von entscheidender Bedeutung. Durch die Auswahl des richtigen Anbieters können Sie den Aufwand für die Verwaltung der Software verringern. Alles, was Sie tun müssen, ist, die richtige Inventarverwaltungssoftware auszuwählen und eine monatliche oder jährliche Gebühr für die Art des Zugriffs zu zahlen. Diese kann zwischen 100 USD/Monat und 3.000 USD/Monat liegen, je nachdem, ob es sich um eine einfache oder erweiterte Lösung handelt.

So funktioniert eine Software für die Inventarverwaltung:

• Es bietet automatisierte Dateneingabeprozesse, die dazu beitragen, den Anteil der manuellen Dateneingabe zu verringern. Dadurch wird das Risiko menschlicher Fehler verringert und eine genauere Aktualisierung ermöglicht.
• Es trägt zur Aufrechterhaltung eines angemessenen Lagerbestands bei und ermöglicht es Ihnen, Veränderungen bei Nachfrage und Angebot zu erkennen.
• Die Inventarverwaltung hilft den Unternehmen, die Lagerbestände zu verfolgen und Warnungen zu erhalten, wenn es an der Zeit ist, die Bestände aufzufüllen.
• Es kann Daten und Trends vorhersagen und hilft so, die Nachfrage zu antizipieren und sich auf aktuelle oder zukünftige Veränderungen vorzubereiten.
• Es ist in der Lage, Benachrichtigungen zu senden, wenn die Bestände zu sinken beginnen. Dies gibt Unternehmen die Möglichkeit, zu handeln und Fehlbestände zu reduzieren.

Genaue Dateneingabe und Aktualisierungen in Echtzeit sind entscheidend für eine effektive Inventarverfolung in Echtzeit. Hier ist der Grund dafür:

• Die Lagerbestände werden reduziert, da die Informationen genau und in Echtzeit bereitgestellt werden. Dies hilft, die richtigen Produkte bereitzustellen, um die Nachfrage der Kunden zu erfüllen.
• Es hilft den Unternehmen, eine Überbevorratung zu vermeiden, indem es Informationen über Artikel liefert, die nicht verkauft werden, und es ihnen so ermöglicht, die Anzahl der gelagerten Artikel anzupassen.
• Durch die Bereitstellung der notwendigen Artikel, die der Kunde benötigt. Dies wird die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Inventarisierungssoftware oder Inventarverwaltungssoftware bietet Lösungen, mit denen Unternehmen ihren gesamten Bestand und ihre Prozesse organisieren, verfolgen und verwalten können. Hier sind einige wichtige Funktionen:

• Sie gibt Auskunft über den Standort der Artikel und die Anzahl der Software und liefert so wichtige Informationen und ermöglicht die Lagerverwaltung.
• Mit erweiterten Funktionen ermöglicht manche Software die Verfolgung des Standorts von Artikeln und bietet Echtzeitinformationen darüber, wo sich ihre Sendung gerade befindet. Dies würde jedoch zusätzliche Funktionen erfordern.

Es gibt auch einige Arten von Inventarsoftware, die wir uns ansehen könnten. Sie sind:

• Cloud-basiert, d. h. sie wird in der Cloud gehostet. Auf die Software kann von jedem Ort der Welt aus zugegriffen werden, und für die Nutzung ist ein Internetzugang erforderlich.
• On-Premises, das auf dem Server des Unternehmens installiert wird. Es eignet sich für Unternehmen, die ein hohes Maß an Anpassung und Kontrolle wünschen oder benötigen.
• Hybride Software ist eine Verschmelzung von Cloud und On-Premise. Sie bietet Flexibilität und Skalierbarkeit.
• Spezialisierte Software ist eher branchenorientiert, z. B. im Gesundheitswesen, in der Fertigung und im Einzelhandel.

Im Folgenden werden einige Arten der Inventarverwaltung und ihre Möglichkeiten analysiert:

• Zoho Inventory: Diese Inventarisierungssoftware hilft Unternehmen jeder Größe bei der Erfüllung ihrer Inventaranforderungen. Sie hilft bei der Verfolgung von Bestellungen, Sendungen und der Kontrolle von Lagern.
• Software für die zeitnahe Inventarverwaltung: Diese Software hilft bei der Lokalisierung und Rationalisierung von Assets und ermöglicht eine einfache Überwachung. Die Assets können Mitarbeitern und externen Partnern zugewiesen werden, und die Lösung bietet einen Sicherheitszugang für Benutzer. Die Software lässt sich mit Finanzsoftware wie Quickbooks, ERP und anderer Software integrieren, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.

Inventarverwaltungssoftware ist häufig Teil der Software für das Lieferkettenmanagement oder die Unternehmensressourcenplanung (ERP). Die operativen Basiselemente dieser Software sind, dass sie es dem Personal ermöglicht, den Bestand zu verfolgen, Aufträge zu verwalten, eine Inventur und Echtzeitberichte zu erstellen und mit anderer Unternehmenssoftware integriert zu werden. Darüber hinaus verfügt sie über Funktionen zur Benutzerverwaltung, wie z. B. Zugriffskontrollen und Benutzerberechtigungen, sowie über eine Bestandsoptimierung, bei der maschinelles Lernen zur Verbesserung des Bestands eingesetzt wird.

Wie können Unternehmen die richtige Inventarverwaltungssoftware auswählen?

Bei der Wahl der richtigen Software für die Inventarverwaltung sollten Unternehmen einige Faktoren berücksichtigen, die zur Rationalisierung ihrer Abläufe beitragen. Um die beste Lösung für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie Folgendes beachten:

• Ermitteln Sie die wichtigsten Geschäftsanforderungen, die sich am stärksten auf die Arbeitsabläufe und den Betrieb auswirken werden.
• Machen Sie sich mit Funktionen wie Inventarverfolung, Auftragsverwaltung, Softwareintegration und Cloud-basierter Bereitstellung vertraut.
• Bestimmen Sie, ob die Software das Wachstum und die Skalierung des Unternehmens unterstützen kann, wenn Speicherplatz und Funktionalität zunehmen.
• Nutzen Sie die Fähigkeit der Software, sich in Ihre bestehenden Systeme, wie ERP- und CRM-Systeme, zu integrieren.
• Bewertung der Benutzeroberfläche, der Erfahrung und des Kundensupports der Anbieter.
• Berechnen Sie die Kosten und Preise des Softwaremodells und ermitteln Sie etwaige versteckte Gebühren oder Kosten. Sie müssen die Kosten für den Besitz der Software, die Implementierung, den Support und die Wartung berechnen.
• Achten Sie darauf, dass Sie die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften berücksichtigen, z. B. Zugangskontrolle, Datenverschlüsselung und Einhaltung von Vorschriften.
• Achten Sie darauf, ob die Software anpassbar ist und zukünftige Daten importieren und exportieren kann.
• Bewertung zukünftiger Pläne und Erweiterungen, um festzustellen, ob die Software den Geschäftsanforderungen entspricht.

Bei der Auswahl eines Inventarverwaltungsssystems ist es von entscheidender Bedeutung, die Funktionen zu ermitteln, die den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht werden. Hier sind einige wesentliche Merkmale, auf die Sie achten sollten:

• Bedarfsplanungstools, die Informationen in Echtzeit verfolgen und analysieren können. Dies hilft Ihnen, Entscheidungen über Produktion und Lagerbestände zu treffen.
• Datenanalysefunktionen, die dabei helfen, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) und aktuelle Trends zu verfolgen und die Entscheidungsfindung zu erleichtern.
• Die Berichterstattung über Daten in nahezu oder in Echtzeit liefert Informationen über Bestände, Verkäufe und die Bewegung von Assets. So können sich Unternehmen ändern oder anpassen, um mit den Marktveränderungen Schritt zu halten.
• Die Point-of-Sale (POS)-Integration gewährleistet eine genaue Führung der Verkaufsunterlagen und des Bestands in Echtzeit.

Schlüsselmerkmale und Funktionen

Die wichtigsten Merkmale und Funktionen der Inventarverwaltung sind wichtig, um den Geschäftsbetrieb und die Effizienz zu optimieren. Hier sind einige Merkmale und Funktionen, auf die Sie achten sollten:

• Unternehmen profitieren von der Verfolgung der Bestände durch die Nutzung der Inventarverfolung, die Einblicke in die Lagerbestände, die Auftragsverfolgung und die Möglichkeit zur Hervorhebung etwaiger Diskrepanzen bietet.
• Barcode-Scanning und Barcode-Scanner-Inventarisierungssoftware sorgen für höhere Genauigkeit und verringern manuelle Fehler.
• Die Verwendung von Seriennummern zur Rückverfolgung von Produkten hilft Unternehmen, bestimmte Produkte zu lokalisieren und den Bestand zu verwalten.
• Bestellfunktionen wie die automatische Bestellung, die bei der Festlegung von Parametern für den Lagerbestand hilft, und die Bestellverwaltung, die bei der Verfolgung, Genehmigung und Ausführung von Bestellungen hilft.
• Automatisierte Erfassung, die dazu beiträgt, die Lagerbestände aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass den Unternehmen nie die Bestände ausgehen.
• Prognosefunktionen, die historische Daten nutzen, um den Bestand zu optimieren und Verschwendung zu reduzieren.
• Bei der Bestandsprognose werden Vorlaufzeiten, Nachfragemuster und die Zuverlässigkeit der Lieferanten analysiert, um Entscheidungen über den Bestand zu treffen.
• Durch die Vorhersage der Lieferkette werden potenzielle Störungen und Engpässe erkannt. Dies hilft Unternehmen, ihre Bestände proaktiv zu verwalten und Risiken zu verringern.

Erweiterte Funktionen und Automatisierung

Bei der Bewertung der fortschrittlichen Funktionen und der Automatisierung von Inventarverwaltungssoftware ist es wichtig zu beachten, dass diese unerlässlich sind, wenn Unternehmen die Berichterstattung und Bestandswarnungen rationalisieren wollen. Dies trägt dazu bei, dass die richtigen Produkte bereitgestellt werden, um die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten. Zu den Vorteilen gehören daher eine höhere Genauigkeit, die eine Verfolgung und Aktualisierung des Bestands in Echtzeit ermöglicht, eine höhere Effizienz, da die manuelle Dateneingabe reduziert wird, und eine bessere Transparenz, die eine bessere Entscheidungsfindung und Inventarverwaltung ermöglicht.

Auf dem Markt gibt es einige kostenlose und kostengünstige Programme zur Inventarverwaltung. Dabei handelt es sich jedoch nicht um Softwareanwendungen, sondern um Optionen, die als Behelfslösung genutzt werden können. Sie sind:

• Microsoft Excel kann als kostenloses Werkzeug zur Inventarverwaltung verwendet werden. Dies ist für diejenigen, die gerade erst anfangen und eine einfache Tabelle benötigen, um den Bestand, die Verkäufe und die Einkäufe zu verfolgen. Wenn das Unternehmen jedoch wächst, kann dies zu einem Problem werden, da es sehr anstrengend ist und Sie nicht in der Lage sind, Aktualisierungen in Echtzeit oder eine automatische Verfolgung vorzunehmen.
• RightControl ist eine kostenlose Inventarisierungssoftware, die Sie bei der Verfolgung von Lagerbeständen, Verkäufen und Einkäufen unterstützt. Das Scannen von Barcodes ist eine der zusätzlichen Funktionen, die Sie nutzen können, aber es hat Einschränkungen und ist nur an bestimmten Orten und für einen einzigen Benutzer verfügbar.
• ABC Inventory ist ein weiteres kostenloses Tool zur Inventarverwaltung, das Funktionen wie Nachverfolgung, Verkauf und Einkauf bietet. Sie können Ihre Einstellungen so programmieren, dass Benachrichtigungen verschickt werden, wenn es an der Zeit ist, nachzubestellen oder wenn die Bestände niedrig sind. Da es sich jedoch um ein kostenloses Tool handelt, kann es nur ein Benutzer an einem einzigen Standort verwenden.

Kann ich Excel für die Lager- und Materialverwaltung verwenden?

Ja, Unternehmen können Excel für die Inventar- und Materialverwaltung verwenden. Es ist jedoch wichtig zu verstehen, dass dies nur begrenzt möglich ist. Für neu gegründete Unternehmen oder Organisationen mit begrenzten Beständen kann dies eine gute Ausgangsbasis sein. Für große oder komplexe Organisationen ist dies jedoch nicht unbedingt von Vorteil.

Daher können Unternehmen ihr Inventar verwalten, indem sie ein Arbeitsblatt erstellen, um Lager-, Produkt- und Verkaufsinformationen zu verfolgen. Um dies zu tun, muss man:

• Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle mit Zeilen und Spalten, die den Produktnamen, die Menge und den Preis enthalten.
• Verwenden Sie Formeln, um die Summe, den Prozentsatz und die Veränderungen der Bestände zu berechnen.
• Nutzen Sie die bedingte Formatierung, um Informationen über niedrige Lagerbestände bereitzustellen.
• Suche nach Möglichkeiten, ein einfaches Dashboard zu erstellen, das grundlegende Schlüsselkennzahlen liefern kann.

Software zur Inventur ist wichtig für Unternehmen, die auf eine effiziente Inventarverwaltung angewiesen sind. Hier sind einige Techniken und Strategien für die Inventur:

• Die Chargenverfolgung wird für verderbliche Artikel mit Verfallsdatum verwendet. Sie können Artikel anhand der Chargennummer verfolgen, um die Produktqualität und die Einhaltung der Vorschriften zu ermitteln.
• Cross-Docking hilft, den Lagerbestand und die Vorlaufkosten zu senken. Sie benötigen kein Lager, da die Bestände an die Kunden versandt werden, sobald die Artikel vom Lieferanten eingegangen sind.
• Bei der VED-Analyse handelt es sich um eine Technik, mit der Lagerbestände in lebenswichtige, wesentliche und wünschenswerte Artikel eingeteilt werden. Dies hilft den Unternehmen, ein optimales Niveau zu halten.
• Die Economic Order Quantity (EOQ) hilft bei der Berechnung der erforderlichen Menge, um die Kosten zu minimieren, indem sie die Produktionskosten, die Nachfragerate und andere Variablen berücksichtigt.
• Das Just-in-Time-Inventar (JIT) ist ein System, bei dem das Inventar rechtzeitig bestellt und erhalten wird, um den Kundenbedarf zu decken. Dies würde den Bestand, die Lagerung und die Verschwendung aus dem Blickfeld rücken.
• Bei der Nachfrageprognose werden historische Informationen verwendet, um zu ermitteln, was der Kunde in Zukunft benötigen könnte. Diese Informationen werden zur Aktualisierung des Bestands verwendet.
• Die Mindestbestellmenge (MOQ) ist eine gängige Strategie, bei der Artikel in großen Mengen gekauft werden, um die Kosten zu senken.
• Die ABC-Analyse hilft dabei, den Bestand in drei Kategorien (A, B und C) zu unterteilen. Diese Aufteilung basiert auf Wert, Volumen oder anderen Variablen, die bei der Verwaltung kritischer Bestände helfen.

Mehrere Unternehmen haben durch die Einführung von Software und Strategien zur Inventur erhebliche Vorteile erzielt. Zum Beispiel:

Amazon hat die Art und Weise, wie es sein Inventar verwaltet, verändert: Das Unternehmen hat sein Inventar skaliert, bietet eine Lieferung innerhalb von zwei Tagen an, führt wiederkehrende Bestellungen ein und bietet eine Nachverfolgung in Echtzeit. Die Barcode-Scantechnik half bei der genauen Verfolgung der Produkte, die in die und aus den Lagern verschoben wurden. Dies half dem Unternehmen, genaue Informationen zu erhalten und somit die Genauigkeit zu verbessern.

Kosteneinsparungen und Effizienz der Lieferkette

Inventarverwaltungssoftware kann Ihnen helfen, Fehler zu reduzieren und Sicherheit zu gewährleisten, indem sie die Effizienz des Lieferkettenmanagements verbessert und die Kundenzufriedenheit erhöht. Die Software kann dies erreichen, indem sie:

• Entwicklung einer Bedarfsplanungsstrategie durch Untersuchung der Kundenbedürfnisse und Ausarbeitung von Protokollen, die zur Rationalisierung und Effizienzsteigerung der Abläufe beitragen.
• Einführung flexibler und anpassungsfähiger Systeme, die es ermöglichen, auf Veränderungen zu reagieren, z. B. in Bezug auf Kundenbedürfnisse und Fertigungsprozesse.
• Investitionen in automatisierte Systeme, die bei der Kommissionierung und Sortierung, Verpackung und Verarbeitung helfen und die Zeit bis zum Kunden verkürzen.