Software für Lagerverwaltung muss intuitiv sein

Der Software für Lagerverwaltung kommt eine wichtige Funktion in Unternehmen zu. Es sind nahezu alle Arbeitsbereiche von einem funktionierenden Lager abhängig. Dabei gibt es unterschiedliche Schwerpunkte. Dennoch macht es Sinn, die Lagerhaltung als gemeinsame Aufgabe zu betrachten.

Wichtige Anforderungen sind:

1. Passgenaue Materialbeschaffung für die Produktion. Bauteile müssen verfügbar sein. Ausreichend Rohstoffe und Verbrauchsmaterial sollten immer vorhanden sein. Dabei muss ein gutes Maß gefunden werden. Lagerhaltung verursacht Aufwand und Kosten. Fehlende Materialien gefährden die Terminplanung.

2. Vorratshaltung für Baustoffe und Ersatzteile im Handwerk. Auf Baustellen steht die Arbeit still, wenn Materialien fehlen. Im Kundendienst werden oft die unterschiedlichsten Ersatzteile benötigt. „Just-in-time“ ist hier risikobehaftet. Gerät der Zeitplan auf einer Baustelle durcheinander, kann das unangenehme Folgen haben. Kunden erwarten zudem, dass Reparaturen schnell durchgeführt werden.

3. Bereithaltung von Verkaufsartikeln. Im Handel müssen angebotene Artikel in einer angemessenen Frist zur Verfügung stehen. Da die Nachfrage schwanken kann, bestehen hier Risiken. Ladenhüter binden Kapital. Andererseits stornieren Kunden schnell eine Bestellung, wenn Artikel nicht kurzfristig geliefert werden.

4. Wichtige Ersatzteile für die eigene Infrastruktur. Verschleißteile müssen immer in ausreichender Menge vorhanden sein. Nur so lassen sich notwendige Wartungen rechtzeitig durchführen. Es kann auch lohnend sein, wichtige Ersatzteile vorzuhalten. Damit bleiben Unternehmen unabhängig von Lieferketten.

5. Ausreichend Verbrauchsmaterialien. Sei es der Toner im Büro oder die Handschuhe in der Werkstatt. In allen Bereichen ist es störend, wenn benötigte Artikel fehlen.

Im Idealfall deckt Software für Lagerverwaltung all diese Anforderungen ab.

Die Form der Lagerhaltung hat auch Auswirkungen auf die Software für Lagerverwaltung. So besteht die Möglichkeit, Lagerorte zu hinterlegen und Priorisierungen festzulegen. Gängige Formen sind:

• Chaotische Lagerhaltung: Gegenstände werden dort abgelegt, wo gerade Platz ist. Dies lastet ein Lager effektiv aus. Leerstände sind die Ausnahme. Der Verkehr für Flurförderfahrzeuge verteilt sich. In diesem Fall ist eine genaue Standorterfassung notwendig. Mitarbeiter können Lagerorte nicht mit Erfahrungswissen finden.
• First-in, First-out: Die ältesten Lagerartikel müssen zuerst verwendet werden. Dies ist insbesondere bei Artikeln mit Verfallsdatum oder Garantieanspruch wichtig. Das Lagersystem muss darauf angepasst werden, dass die Befüllung entsprechend erfolgt. Neue Artikel müssen sozusagen hinten angefügt werden. Zudem ist es wichtig, das Einlagerungsdatum festzuhalten.
• Last-in, First-out: Hier spielt das Alter der Gegenstände keine Rolle. So kann ein Bestand einfach nachgefüllt werden, ohne dabei die Entnahme zu beachten. Dies bietet sich bei Massenartikeln an. Dort muss eine intuitive Zählung der entnommenen Artikel gewährleistet werden.
• Entnahme nach Warenwert: Dabei werden meist die teuersten Artikel zuerst verwendet. Dadurch wird Lagerfläche frei, wenn Güter günstiger eingekauft werden können. Zudem sinkt das Lagerrisiko, wenn der Warenwert gering gehalten wird. Hier müssen Artikel individuell erfasst werden. Dabei ist es notwendig, ein Attribut für den Warenwert in der Software für Lagerverwaltung zu haben.

Es ist nicht in allen Fällen möglich, eine einheitliche Form im Unternehmen festzulegen. Die Notwendigkeit kann zwischen den unterschiedlichen Arbeitsbereichen variieren.

Ein Lagerverwaltungssystem muss sicherstellen, dass der Bestand in allen Bereichen jederzeit ausreichend ist. Dafür haben sich betriebswirtschaftliche Hilfsmittel und Lagerkennzahlen etabliert. Dies ist hilfreich, wenn Software für Lagerverwaltung eingesetzt wird. Die Lagerkennzahlen beschreiben einige relevante Werte für die objektive Bewertung. Dazu zählen:

• Die Mindestmenge: Hierbei handelt es sich um eine Menge, die nicht unterschritten werden darf. Sie orientiert sich an der Umschlagshäufigkeit und der Lieferzeit. Der Wert entspricht also dem Tagesverbrauch mal Lieferzeit.
• Die Maximalmenge: Der Wert beschreibt die maximale Lagerkapazität für eine Artikelgruppe. Hier muss eine Kosten-Nutzen-Abwägung erfolgen. Zudem sind Lagerrisiken wie Verlust und Beschädigung zu berücksichtigen.
• Die Lieferzeit: Dies entspricht der maximalen Dauer bis zum Eintreffen neuer Ware in Tagen. Der Wert muss kritisch betrachtet werden. Ist ein Artikel sehr wichtig, haben Lieferverzögerungen schwerwiegende Folgen. In diesem Fall muss eine Sicherheitsreserve eingeplant werden.
• Die Umschlagshäufigkeit: Es muss hierfür festgestellt werden, wie oft eine Materialgruppe pro Tag benötigt wird. Der Wert sollte zudem einer ständigen Bewertung unterliegen. Er kann aus saisonalen oder anderen Gründen stark schwanken.
• Der Meldebestand: Dabei handelt es sich um die Schwelle, ab der eine neue Bestellung ausgelöst werden muss. Dabei muss die Bearbeitungsdauer der Bestellung einkalkuliert werden. Ist diese höher, weil etwa Angebote eingeholt werden müssen, sollte die Meldung früher erfolgen.
• Die Bestellmenge: Die Bestellmenge hängt von der gewünschten Bestellfrequenz ab. Dort spielen verschiedene Faktoren hinein. Ist Ware verderblich, muss sie häufiger nachbestellt werden. Ebenso ist eine definierte Maximalmenge zu berücksichtigen. Andererseits sollte der Aufwand betrachtet werden, den eine Bestellung verursacht. Je höher dieser ist, desto geringer sollte die Bestellfrequenz sein.

Es gibt noch weitere Kennzahlen. Diese beschäftigen sich etwa mit Lagerkosten, Lagerdauer und Lagerauslastung. Diese Werte sind aber bei der Auswahl einer Software für Lagerhaltung sekundär.

Konkurrieren Anforderungen, kann eine ABC-XYZ-Analyse helfen. Hierfür wird eine x-Achse mit den Werten A bis C gebildet. Diese gibt die Relevanz eines Artikels für den Gesamtumsatz an. A steht für eine hohe Relevanz, C für eine niedrige Relevanz. Die y-Achse erhält Werte von X bis Z. Sie beschäftigt sich mit der Vorhersagegenauigkeit des Verbrauchs. X bedeutet, dass der Verbrauch sehr gut vorherzusagen ist. Z kennzeichnet die schlechteste Vorhersagbarkeit. Artikelgruppen können im System mit entsprechenden Markern versehen werden. Hat ein Artikel den AZ-Marker, sollte eine höhere Mindestmenge festgelegt werden. Dies kann verhindern, dass der Artikel überraschend benötigt wird und nicht verfügbar ist.

Eine smarte Software für Lagerverwaltung bildet Kennzahlen und Priorität ab. Verantwortliche sehen darin, ob benötigte Artikel in ausreichender Zahl vorrätig sind. Auch langfristige Planungen werden erleichtert. So kann die Marktsituation für wichtige Artikel beobachtet werden. Das erleichtert eine Reaktion, wenn sich zum Beispiel Lieferengpässe abzeichnen.

In der Praxis lassen sich die Begriffe Lagerbestand und Inventar kaum trennen. Rechtlich gesehen ist das Inventar der umfassendere Begriff. Es handelt sich dabei um alle zu einem Unternehmen gehörenden Vermögenswerte. Dazu zählen Einrichtungsgegenstände, Werkzeug und auch Material. Ebenso aber auch Gebäude, Grundstücke und Buchwerte. Entsprechend ist der Lagerbestand eine Teilmenge des Inventars. Daher macht es grundsätzlich Sinn, nicht zwischen Lager und Inventar zu unterscheiden. Die ganzheitliche Betrachtung hat mehrere Vorteile:

• Bestände können zentral beschafft und verwaltet werden
• Eine erneute Erfassung bei der Inventur ist nicht notwendig
• Es besteht jederzeit ein vollständiger Überblick des Inventars
• Entstehende Kosten und eventuelle Engpässe werden transparenter

Für die Art der Erfassung ergeben sich dennoch unterschiedliche Anforderungen. Möbel werden beispielsweise in der Regel nur einmalig erfasst. Änderungen an den Attributen sind eher selten. Bei Verbrauchsmaterial oder Handelsgütern hingegen erfolgen permanente Buchungen. Ein einheitliches Lagerverwaltungssystem sollte daher beide Anforderungen berücksichtigen.

Software für Lagerverwaltung kann auf unterschiedliche Weise umgesetzt werden.

Eine einfache Bestandsverwaltung kann bereits mit Tabellenkalkulationsprogrammen realisiert werden. Simple Kontrollmechanismen, etwa von Mindestmengen, sind über Formeln umsetzbar. Vorteil einer solchen Lösung ist die Einfachheit. Entsprechende Softwarelizenzen sind den meisten Unternehmen vorhanden. Mitarbeiter sind in der Regel mit der Bedienung vertraut. Nachteilig ist, dass eine Mehrbenutzerfähigkeit schwierig zu gewährleisten ist. Buchungen werden dadurch komplizierter. Zudem sind Automatisierungen aller Art aufwändig in der Umsetzung. Daher handelt es sich um eine Lösung, die eher für kleine Unternehmen mit geringem Bestand geeignet ist.

Der gegenteilige Ansatz ist ein Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP). Damit werden letztlich alle Abläufe innerhalb eines Unternehmens gesteuert. Sie umfasst nicht nur Materialwirtschaft, sondern beispielsweise auch Controlling und Personalverwaltung. ERP-Software ist mächtig im Funktionsumfang. Lagerverwaltung ist hier nur ein Teilbereich. Vorteil ist, dass viele Schnittstellen zu anderen Arbeitsbereichen abgedeckt sind. Eine ganzheitliche Arbeitsweise wird so ermöglicht. Automatisierung und Monitoring werden gefördert. Nachteilig ist der Aufwand, den die Einführung eines ERP-Systems mit sich bringt. Letztlich müssen alle Arbeitsbereiche integriert werden. Das kann kleine und mittelständische Unternehmen überfordern. Auch die entstehenden Kosten müssen dabei betrachtet werden.

Spezialisierte Software für Lagerlogistik ist nur für diesen Anwendungsbereich optimiert. Das ermöglicht in der Regel intuitive Arbeitsabläufe. Schwerpunkte sind einfache Buchungen und eine effektive Bestandskontrolle. Sie fungiert oft auch als Lagersteuerungssoftware mit intelligenten Funktionen. Dies kann beispielsweise die Optimierung für die Lagerhaltungssysteme erleichtern. Vorteil ist, dass die Lagerverwaltungssoftware ihren Zweck „Out-of-the-Box“ erfüllt. Nachteil kann sein, dass die Anzahl an benötigten Anwendungen in Unternehmen steigt. Dadurch erhöhen sich der Aufwand für Schulungen und Administration.

Einen Mittelweg stellt die ganzheitliche Inventarsoftware dar. Sie verfolgt einen objektorientierten Ansatz. Alle Aufgaben rund um Inventar sollen berücksichtigt werden. Dies betrifft unter Umständen auch Schnittmengen zur Personalverwaltung. Nämlich dann, wenn Qualifikationen für das Nutzen von Arbeitsmitteln notwendig sind. Das Ziel ist, alle Anforderungen des Inventars abzudecken. Dazu zählen etwa Inventarverwaltung, Bestandsmanagement und Wartungsplanung. Dennoch ist die Software deutlich schlanker und günstiger als ein ERP-System.

Das Bestandsmanagement lebt von seiner Aktualität. Buchungen müssen daher in Echtzeit erfolgen. Hierfür sollte der Aufwand so gering wie möglich sein. Mitarbeiter müssen Arbeitsschritte oft zigfach am Tag ausführen. Da summieren sich auch kleine Verzögerungen. Etabliert haben sich in der Lagerverwaltung zwei Verfahren:

• Barcodes und Scanner: Artikel werden mit Barcodes gekennzeichnet. Dafür haben sich QR-Codes durchgesetzt. Sie sind auch in sehr kleiner Ausführung erhältlich und dennoch fehlertolerant. So können sie auch bei schlechten Sichtverhältnissen gut eingelesen werden. Scanner sind als separate Hardware erhältlich. Sie lassen sich auch in Smartphones und Tablets integrieren.
• RFID-Tags: Diese Etiketten basieren auf Funktechnologie. Lesegeräte erkennen Warenbewegungen daher komplett automatisch. Die Etiketten sind allerdings im Vergleich etwas teurer. Dadurch sind sie nicht für Massenartikel geeignet.

Software für Lagerverwaltung muss netzwerkbasiert arbeiten. Nur so können alle Buchungen sofort im System übernommen werden. Wenn das Bestandsmanagement sehr statisch ist, kann das firmeninterne Netzwerk genutzt werden. Komplizierter wird es, wenn mehrere Standorte bedient werden müssen. Flexibler ist eine cloudbasierte Lösung. Dadurch besteht ein Zugriff auch von Baustellen oder Montageorten. Material kann ich Echtzeit ausgebucht werden. Bestellungen werden so ohne Zeitverzug ausgelöst. Wichtig ist dabei die Auswahl des richtigen Anbieters. Werden beispielsweise personenbezogene Daten wie Mitarbeiternamen verarbeitet, gelten strenge Datenschutzbestimmungen. So ist dann die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zu beachten. Diese schreibt vor, dass Server innerhalb der Europäischen Union stehen müssen. Zudem muss eine Absicherung nach dem aktuellen Stand der Technik erfolgen. Dies beinhaltet zum Beispiel verschlüsselte Datenübertragung. Wichtig ist auch die Dokumentation der Sicherheitsmaßnahmen.

Trotz Automatisierung ist unter Umständen eine manuelle Bestandskontrolle notwendig. Dies zum Beispiel, weil Protokollierungen von Entnahmen vergessen werden können. Auch bei Schüttgütern und flüssigen Stoffen ist eine Kontrolle oft sinnvoll. Hierfür lassen sich IoT-Sensoren sinnvoll einsetzen. Das Internet of Things vernetzt beliebige Gegenstände miteinander. Sensoren bringen eine eigene Stromversorgung und Netzwerkanbindung mit. Distanzsensoren können Füllstände zuverlässig messen. Andere Sensoren messen beispielsweise Temperatur und Feuchtigkeit. Auch eine Ortung von hochwertigen Gegenständen ist auf diese Weise umsetzbar.

Innovative Inventarsoftware wie Timly ermöglicht es, diese Sensoren zu integrieren. Dies ermöglicht einen noch höheren Grad der Automatisierung.

Software für Lagerverwaltung lässt sich auf unterschiedliche Weise in Unternehmen einsetzen. Die Auswahl hängt von der strategischen Ausrichtung und bereits vorhandener Software ab. Ein interessanter Ansatz ist es, Lagerverwaltungssoftware in eine ganzheitliche Inventarsoftware zu integrieren. Dies setzt Timly auf eine sehr intuitive Weise um. Mit geringen technischen Anforderungen ist eine vollständige Erfassung des Inventars möglich. Es stehen sehr flexible Profile für die erfassten Assets zur Verfügung. Das ermöglicht eine Verarbeitung sehr unterschiedlicher Gegenstände. Zahlreiche Funktionen ermöglichen die ganzheitliche Verwaltung. Auf diese Weise wird die Lagerverwaltung nativ integriert.