Mit Schulverwaltungssoftware Ressourcen optimal nutzen

Innovative Schulverwaltungssoftware findet vermehrt ihren Weg in den schulischen Alltag. Verantwortliche in Schulen stehen vor immer neuen Herausforderungen. Personalmangel ist beinahe zu einem flächendeckenden Problem geworden. Haushaltsmittel sind chronisch knapp. Gleichzeitig werden zunehmend weitere Anforderungen an die Verantwortlichen gestellt. Die verlässliche Unterrichtsversorgung steht oft ganz oben auf der Wunschliste. Schüler mit unterschiedlichem Bildungsstand sollen gleichmäßig gefördert werden. Der Ruf nach mehr Digitalisierung wurde spätestens durch die pandemiebedingten Lockdowns laut.

Software kann ein Lösungsweg sein, um Arbeitsprozesse zu vereinfachen. Dadurch wird Personal im Idealfall bei Verwaltungstätigkeiten entlastet. Lernmittel können effektiver eingesetzt werden. Anwendungen haben dabei ganz unterschiedliche Schwerpunkte. Zudem ist es wichtig, dass der Einsatz von Software nicht als störend empfunden werden darf. Ein Mehrwert entsteht nur dann, wenn die Bedienung intuitiv und ohne viel Aufwand möglich ist.

Zu den Schwerpunkten gängiger Schulverwaltungssoftware zählen:

1. Personal- und Schülerverwaltung: Umfasst ist in erster Linie die Stammdatenverwaltung. Bei Lehrpersonal gehören Fächer, Stundenanzahl und besondere Fähigkeiten dazu. Für Schüler geht es um die Personaldatenverwaltung und Ansprechpartner. Auch Besonderheiten, die für den Schulalltag eine Rolle spielen, können erfasst sein. Da sensible Personaldaten verarbeitet werden, muss der Datenschutz besondere Beachtung finden.

2. Digitale Klassenbücher und Notenverwaltung: Die Teilnahme am Unterricht muss laufend dokumentiert werden. Entsprechend auch Fehlzeiten und Entschuldigungsgründe. Zudem können Leistungen und andere Besonderheiten erfasst werden. Die Handhabung dieser Informationen stellt ebenfalls hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit.

3. Stundenplan und Kursverwaltung: Die Gestaltung der Stundenpläne ist regelmäßig eine Mammutaufgabe. Koordinatoren müssen zahlreiche Faktoren und immer wieder kurzfristige Ausfälle berücksichtigen. Hier kann Software wertvolle Hilfestellungen leisten. Die Anforderung ist sehr speziell. Deshalb kommt meist nur eine für diesen Zweck optimierte Software infrage.

4. Verwaltung von Räumen und Lehrmitteln: Auch die Raumplanung kann sich anspruchsvoll gestalten. Vorhandene Ausstattung, Ausfälle durch Renovierungsarbeiten und Mehrfachbelegungen sind gängige Probleme. In manchen Fällen ist es gewünscht, dass Inventar einem Raum fest zugeteilt wird. Andere Lehrmittel lassen sich besser einem Pool zuordnen. Hier besteht besonderes Potenzial für eine digitale Verwaltung.

5. Lernangebote: Auch die Lernangebote unterliegen einem ständigen Wandel. Podcasts, Tutorials und virtuelle Lernräume sind einige zeitgemäße Varianten. Hierfür müssen sichere und zuverlässige Plattformen geschaffen werden. Der Zugriff muss auch von außerhalb möglich sein. Daher werden besondere Anforderungen an die Benutzerrechteverwaltung gestellt.

6. Archivierung: Im Bereich der Archivierung ist Digitalisierung sehr hilfreich. Dokumente lassen sich platzsparend und sicher aufbewahren. Bestenfalls ist das Archiv einfach durchsuchbar. Umfasst sein können etwa Lehrpläne, Inhalte und Materialien. Aber auch die erforderliche Dokumentation des normalen Schulalltags. Neben dem erforderlichen Zugriffsschutz spielen Datensicherungen und die effektive Indexierung eine Rolle.

Für großes Interesse sorgte im Jahr 2019 der “Digitalpakt Schule”. Dieser umfasste ein Volumen von ca. 6,5 Milliarden Euro an Fördergeldern. Damit sollte die Digitalisierung an Schulen maßgeblich vorangetrieben werden. Unter dem Einfluss der Corona-Pandemie erfolgte noch eine Aufstockung. Später kam es zu Nachbesserungen. Etwa durch die Feststellung, dass Digitalisierung den Bedarf an Administration mit sich bringt.

Die Erfassung und Verwaltung der hochwertigen IT-Assets muss auch in Schulen professionell erfolgen. Weiterhin bedingt der Einsatz von Software die recht neue Anforderung des Lizenzmanagements. Zeiten, in denen Informatik-Lehrer diese Aufgaben nebenbei erledigten, sollten vorbei sein. Eine systematische Inventarisierung mit spezieller Software bietet die erforderlichen Werkzeuge. Damit wird es möglich, Inventar und IT-Ausstattung ganzheitlich zu verwalten.

Software für Schulen ist in unterschiedlicher Ausführung auf dem Markt. Darunter gibt es Insellösungen. Diese decken einen sehr speziellen Anwendungszweck ab, etwa die Notenvergabe. Dem gegenüber steht allumfassende Managementsoftware für Bildungseinrichtungen. Damit ist es möglich, den gesamten Lehrbetrieb digital zu verwalten. Enthaltene Funktionen sind zum Beispiel:

• Verwaltung der Schülerdaten
• Personalverwaltung für Lehrer
• Klassenverwaltung mit Fächerverteilung und konkreten Lehraufträgen
• Notenverwaltung und Zeugniserstellung
• Dokumentenverwaltung für die Generierung von Bescheinigungen und Briefen
• Auswertemöglichkeiten und jahrgangsübergreifende Planung

Beide Ansätze sind passgenau auf die Anforderungen von Schulen zugeschnitten. Dadurch sind sie in der Lage, Probleme unmittelbar zu lösen. Das bringt Vorteile bei der Effektivität. Zudem wird eine einheitliche Nutzung einfacher. So lassen sich Pflichteingaben vorgeben. Zudem sind Logikprüfungen bei der Eingabe möglich. Sehr allgemein gehaltene Anwendungen führen dagegen oft zu einer unterschiedlichen Anwendungsweise. Darunter leidet teilweise die Datenqualität. Zudem decken sie Anforderungen oft nicht vollständig ab. Dann sind ergänzende Programme oder andere Hilfsmittel notwendig.

Die Einführung einer All-in-One-Lösung kann in der Regel nur für die gesamte Schule erfolgen. Unter anderem ist dafür eine zentrale Datenhaltung erforderlich. Zudem machen Planungsaufgaben nur unter Einbeziehung der gesamten Einrichtung Sinn. Einzelanwendungen hingegen können auch uneinheitlich von Lehrkräften genutzt werden. Dabei kann in originäre Lehrprogramme und subsidiäre Lehrsoftware unterschieden werden.

Zu den originären Anwendungen zählt beispielsweise ein Lehrstoffmanager. Dieser soll der Lehrkraft dabei helfen, Inhalte zu strukturieren. Dabei übernimmt die Software die Lehrstoffverteilung und die Verwaltung der dazugehörigen Unterrichtsmaterialien. Auch das Erstellen von Arbeitszetteln und Tests kann unterstützt werden. Ebenso sind digitale Klassenbücher in unterschiedlicher Form erhältlich. Die enthalten etwa die Klassenverwaltung mit Sitzplänen und Möglichkeit der Notenvergabe.

Subsidiäre Lehrsoftware wird dagegen eher mittelbar genutzt. Etwa zur Erstellung von Lehrmaterialien. Dies können Office-Produkte sein, aber auch Mind-Mapping-Tools oder Bildverarbeitungssoftware. Eine interessante Alternative ist spezielle Videobearbeitungssoftware. Damit lassen sich beispielsweise effektiv Lehrvideos erstellen. Anbieter dieser Produkte bieten häufig spezielle Lizenzmodelle für Bildungseinrichtungen an. Zum Teil reicht ein Nachweis, dort als Lehrkraft tätig zu sein. In anderen Fällen muss ein Vertrag zwischen Schule und Softwareunternehmen geschlossen werden.

Beim Thema Infrastruktur beschränkt sich in der Schulverwaltung Software meist auf Raumplanung. In Verknüpfung mit den Stundenplänen werden dabei die Klassenzimmer zugeteilt. Zudem findet sich die Medienausgabe an Schüler als Funktion innerhalb mancher Schulverwaltungssoftware. Für die ganzheitliche Inventarverwaltung kann Inventarsoftware eine sinnvolle Ergänzung sein.

Eine Inventarsoftware funktioniert nach folgenden Prinzipien:

• Es lassen sich alle Einrichtungsgegenstände und Lehrmittel damit erfassen. Dabei werden zunächst Grunddaten wie Hersteller, Typ und technische Details aufgenommen. Die Attribute sind frei anpassbar. Daher ist es möglich, sowohl Möbel als auch technische Gerätschaften sinnvoll einzugeben.
• Die Gegenstände erhalten dynamische Attribute. Standorte und verantwortliche Personen werden zugeordnet und sind jederzeit aktualisierbar. Zudem können logische Verbünde gebildet werden. Dies sind beispielsweise Unterrichtsräume oder Fachbereiche. Weiterhin lässt sich der aktuelle Zustand der Inventargegenstände dokumentieren.
• Für den Aufruf der einzelnen Profile werden Gegenstände mit QR-Codes gekennzeichnet. Die Inventarsoftware läuft auf einem zentralen, cloudbasierten Server. Der Zugriff kann von stationären Endgeräten und von Mobilgeräten erfolgen. Für Smartphones steht eine App zur Verfügung.
• Jeder erfasste Gegenstand hat einen eigenen Kalender. Darin werden fällige Termine wie Wartungen oder Sicherheitsüberprüfungen erfasst. Zudem können auch Reservierungen vorgenommen werden. So können Mitarbeiter Lehrmittel beispielsweise für regelmäßige Veranstaltungen blocken.
• Jeder erfasste Gegenstand hat eine eigene digitale Akte. Darin können beliebige Dokumente gespeichert und verknüpft werden. Dabei kann es sich etwa um Bedienungsanleitungen oder Dienstanweisungen handeln.
• Die interne Benutzerverwaltung sorgt für den Datenschutz. Eine Anmeldung ist nur für autorisierte Anwender möglich. Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung gehören zum Standard.
• Ein Ticketsystem vereinfacht die Kommunikation. Damit lassen sich Schäden melden und der Reparaturverlauf verfolgen. Zudem können damit transparent Aufträge an Mitarbeiter erteilt werden.

Verantwortliche behalten durch die zentralen Analysemöglichkeiten den Überblick über vorhandene Ressourcen. Fehlbestände, aber auch Überkapazitäten lassen sich besser lokalisieren. Ein weiterer Effekt ist die bessere Nachvollziehbarkeit von Verbleib und Zustand des Inventars. Diebstähle und Beschädigungen werden leichter festgestellt.

Das IT-Asset-Management ist nicht nur für Schulen eine relativ neue Anforderung. Hardware muss erfasst und laufend verwaltet werden. Installierte Betriebssysteme und Software sollten zugeordnet und im Fokus bleiben. Nur so behalten Verantwortliche den Überblick der Lizenzen und ihrer Laufzeiten. Die hohe Dynamik im Schulalltag erschwert die Aufgabe. Auch in diesem Bereich geht Timly einen ganz neuen Weg. Durch die Kooperation mit Lansweeper wird es möglich, Hard- und Software zu überwachen. Dafür werden Client-Programme auf die Geräte aufgespielt. Lansweeper erkennt danach im Netzwerk befindliche Geräte und darauf installierte Software. Details lassen sich zentral abrufen. Enthalten ist auch eine Überwachung auf relevante Sicherheitslücken. Gerade für dauerhaft ausgegebene Geräte ist so eine effektive Administration möglich.

Besonders im Bildungsbereich haben Freeware und Open Source ihren festen Platz. Wenn mit Software grundlegende Aufgaben abgedeckt werden, muss Verlässlichkeit im Vordergrund stehen. Anbieter von freier Software schließen in der Regel aber keine Verträge mit ihren Anwendern ab. Die Versorgung mit Updates und Sicherheitspatches ist somit nicht garantiert. Handelt es sich bei der Software um einen Vokabeltrainer, ist dies entsprechend unkritisch. Dies sieht anderes aus, wenn damit das gesamte Inventar der Schule verwaltet wird. Kommerzielle Software bietet planbare Laufzeiten und einen professionellen Support. Um Fragen und auftretende Fehler wird sich zeitnah gekümmert.

Schulverwaltungssoftware vereinfacht und automatisiert viele Arbeitsprozesse. Das steigert die Effektivität in allen Bereichen. Lehrkräften werden manuelle Tätigkeiten abgenommen. Die Planung von Ressourcen gestaltet sich einfacher. Das spart wertvolle Arbeitszeit und verringert das Auftreten von Fehlern. Hierfür stehen sehr umfassende Software-Pakete, aber auch sinnvolle Einzelprogramme zur Verfügung. Der Einsatz einer ganzheitlichen Inventarsoftware bringt zusätzliche Vorteile. Vorhandene Lehrmittel werden optimal ausgenutzt. Zudem gestalten sich Verwaltung und Disposition einfacher. Informationen sind für alle Beteiligten problemlos abrufbar. Standort und Zustand von Gegenständen bleiben immer nachvollziehbar. Entstehende Kosten werden in der Regel durch die eingesparte Arbeitszeit ausgeglichen. Rein administrative Tätigkeiten lassen sich optimieren oder entfallen ganz.