Timly & Püttlingen: Für eine bessere öffentliche Verwaltung
Nahezu jedes Unternehmen und jede Organisation benötigt ein System zur Verfolgung von Assets. Die Kommunalverwaltung ist da keine Ausnahme. Heute stellen wir die Stadtverwaltung von Püttlingen vor, einer lebendigen Stadt mit 20.000 Einwohnern im Südwesten Deutschlands. Erfahren Sie, wie Püttlingen Timly einsetzt, um seine Inventarverwaltung zu rationalisieren und seine Abläufe zu optimieren.
Stadt Püttlingen
Gründungsjahr
977
Einwohner
18 295 (Stand: 2022)
Branche
Öffentliche Verwaltung
Inventarisierung
1.500 Objekte
Die Herausforderung
Im Jahr 2021 stand die Stadtverwaltung von Püttlingen vor einer großen Herausforderung: Wie kann sie ihr Inventar, insbesondere die IT-Anlagen, effektiv verwalten? Man erkannte, dass die bestehenden Inventarverwaltungs-Prozesse verbessert werden mussten und dass die Mitarbeiter einen umfassenden Überblick über das Inventar und die zugehörigen Daten benötigten. Eines der Hauptziele war es, den Zeitaufwand für die Überwachung und Verwaltung der Geräte zu verringern, um die Arbeitsabläufe und den Betrieb zu verbessern.
Eine weitere Herausforderung war die standortübergreifende Verwaltung des Inventars, einschließlich des Rathauses und verschiedener Einrichtungen, die von der Stadtverwaltung Püttlingen betreut werden. Es wurde ein System benötigt, das sicherstellt, dass jedem Standort die erforderlichen Assets und Geräte zugewiesen werden und dass diese jederzeit ordnungsgemäß nachverfolgt und verbucht werden können.
Die Stadtverwaltung entschied sich für Timly und war schnell von den umfassenden Funktionen und der Benutzerfreundlichkeit der Lösung überzeugt – und von der Tatsache, dass Timly bereits von vielen Behörden und öffentlichen Einrichtungen genutzt wird. Dieser Erfolg ist vor allem auf das hohe Maß an Anpassungsfähigkeit und Flexibilität von Timly zurückzuführen.
Die Lösung
Mit Timly hat die Stadtverwaltung Püttlingen ein robustes IT-Asset-Management-System eingeführt. Von Desktop-Computern über Drucker bis hin zu Software können die Mitarbeiter nun alle Arten von IT-Geräten einfach und zuverlässig mit der Inventarverwaltungs-Lösung von Timly verwalten.
Jedes in Timly verwaltete Asset hat seinen eigenen digitalen Datensatz, der mit verschiedenen Feldern vollständig angepasst werden kann. Ob Kaufdatum und -preis, Seriennummer oder Garantiedatum – alles kann erfasst werden. Darüber hinaus kann die Wartung von Assets im Voraus geplant und terminiert werden, und alle damit verbundenen Aktivitäten und Dokumente können in Timly gespeichert werden, so dass die Verwaltung alles an einem Ort vorfindet.
Ein weiterer Vorteil für Püttlingen ist die Möglichkeit, mehrere Standorte in Timly anzulegen – vom Rathaus bis hin zu anderen Einrichtungen, die sie besitzen und verwalten – und für jeden Standort Inventar zuzuordnen und zu verwalten. Diese Segmentierung stellt sicher, dass jede Einheit nur die für sie relevanten Assets sieht und darauf zugreifen kann.
Vorwiegend genutzt:
Zuweisung von Inventar
Mit Timly kann die Stadtverwaltung Püttlingen IT-Assets effizient und einfach Mitarbeitern und bestimmten Standorten zuordnen. Außerdem hat sie einen klaren und zuverlässigen Überblick über die Asset-Zuordnung, sodass leicht zu erkennen ist, wo sich jedes Asset befindet und wer dafür verantwortlich ist.
Inventarverwaltung
Mit einer einzigen Plattform für die Inventarverwaltung verfolgt und verwaltet Püttlingen nicht nur die Assets, sondern überwacht auch deren Wartung, Reparatur und Lebenszyklusmanagement und stellt so sicher, dass die Geräte und Maschinen in bestem Zustand und voll funktionsfähig sind.
Das Ergebnis
Die Stadtverwaltung von Püttlingen nutzt die flexible Inventarverwaltungslösung von Timly in hervorragender Weise. Unter anderem durch die Anbringung von Timly QR-Code-Etiketten auf allen IT-Geräten. Die Stadt hat ihre neue IT-Inventarverwaltungsstruktur intelligent organisiert, sodass sie das Inventar so kategorisieren kann, wie es am sinnvollsten ist, einschließlich der Hinzufügung verschiedener Standorte, Benutzereinträge und mehr.
Wir bei Timly freuen uns, den täglichen Betrieb öffentlicher Verwaltungen durch effizientes und intuitives Inventar- und IT-Asset-Management zu vereinfachen.