Mit Online-Lagerverwaltung Inventar überall im Blick behalten

Für die Lagerverwaltung Software einsetzen – darauf kommt es an

Damit möglichst wenig Verwaltungsaufwand anfällt, muss eine Online-Lagerverwaltung einfach und intuitiv zu bedienen sein. Mitarbeiter haben im hektischen Alltag keine Zeit, aufwändige Prozeduren durchzuführen, um Wareneingänge und -ausgänge zu dokumentieren. Die Herausforderung bei der Gestaltung einer effektiven Software für das Warehouse-Management ist es, möglichst viele Daten im Hintergrund zu verarbeiten und dem Benutzer nur die unbedingt notwendigen manuellen Eingaben abzuverlangen. 

Timly nutzt für die Erfassung von Assets, vom Werkzeug bis hin zum Verbrauchsgegenstand, Vorlagen, die wie flexible Schablonen angepasst werden können. So legen Sie als Verantwortlicher notwendige Attribute und Verknüpfungen im Vorfeld fest. Ihre Mitarbeiter haben danach die Möglichkeit, bei der Erfassung oder Buchung von Artikeln in der Online-Lagerverwaltung mit minimalem Aufwand aus den vorgefertigten Profilen zu wählen. Zuordnungen zu Standorten und Verantwortlichen sind mit wenigen Eingaben aus vorbelegten Dropdown-Feldern möglich.

Die Ablage von Dokumenten oder Bilddateien funktioniert so intuitiv, wie es Nutzer beispielsweise aus Messenger-Programmen gewohnt sind. Dabei ist die Erfassung unterschiedlicher Assets grundsätzlich einheitlich. Erst durch die Auswahl eines Objekttyps erfolgt die Klassifizierung, ob es sich um einen Lagerartikel oder ein Arbeitsmittel handelt.  

Flexible Lagerverwaltung: Cloud als Basis

Die cloudbasierte Umsetzung der Online-Lagerverwaltung sorgt für eine einfache Verfügbarkeit des Dienstes. Sie müssen sich keine Gedanken über die Öffnung Ihres Firmennetzwerks und die sichere Authentifizierung von Mitarbeiten machen. Timly nutzt ausschließlich Server, die in Deutschland stehen und den strengen Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entsprechen.

Auch wenn Sie nur eine Bestandsverwaltung durchführen, so sind unter Umständen durch die Benennung von verantwortlichen Mitarbeitern personenbezogene Daten enthalten. Eine sichere Transportverschlüsselung schützt die Daten während der Übertragung. Das feingranulare Anmelde- und Berechtigungskonzept garantiert die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. 

Ein weiterer Vorteil, den der Einsatz von Cloud-Servern bietet, ist die einfache Skalierbarkeit. Timly verwaltet die Lagerbestände von kleinen und mittelständischen Unternehmen genauso, wie die von DAX-Konzernen mit mehreren Standorten. Sie haben die Wahl aus verschiedenen Paketen, die für Ihren Bedarf angepasst werden können.  

Bei der Lagerverwaltung App an jedem Arbeitsort nutzen

Die Nutzung von Apps auf Smartphones und Tablets hat die digitale Welt noch einmal ein Stück weit verändert. Anwender sind es inzwischen gewohnt, für viele Alltagsaufgaben die passende App zur Verfügung zu haben. Das gilt nunmehr auch für die Online-Lagerverwaltung. Die Web-App von Timly ermöglicht es, ohne gesonderte Hardware unkompliziert Daten abzurufen und zu aktualisieren.  

Für die einfachere Handhabung stehen QR-Codes zur Verfügung. Als platzsparender Aufkleber lassen sich diese an nahezu jedem Asset oder Lagerplatz anbringen. Um auf ein Profil zuzugreifen, müssen Nutzer lediglich den QR-Code im Barcode-Scanner der Timly-Inventar App einlesen. Dort können sie mit intuitiven Touch-Eingaben Lagerbestände buchen, aber auch wichtige Informationen über Arbeitsmittel abrufen. Zuweisungen von Material und Arbeitsmitteln geschehen so in Echtzeit. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf einen einheitlichen Datenbestand.   

Online-Lagerverwaltung kostenlos – Datenschutzprobleme meist inklusive

Eine Online-Lagerverwaltung kostenlos anzubieten, ist bei Einhaltung der notwendigen Sicherheitsstandards kaum möglich. Die Bereitstellung notwendiger Server verursacht Kosten, die von den Betreibern aufgebracht werden müssten. Daher stecken hinter entsprechenden Angeboten meist entweder in der Funktion eingeschränkte Testversionen oder die Finanzierung erfolgt beispielsweise über Werbeeinblendungen.  

Für Verantwortliche in Unternehmen sind jedoch Verlässlichkeit und Sicherheit der Cloud-Lösung notwendige Voraussetzungen. Der Anbieter eines Cloud-Speichers ist nach der DSGVO verpflichtet, eine Dokumentation der Einhaltung aller Vorschriften vorzuhalten. Dies ist letztlich nur möglich, wenn ein entsprechender Vertrag mit dem Kunden geschlossen wird. Mit Timly setzen Sie auf Sicherheit und Verlässlichkeit. Die eingesetzte Software-Lösung ist bereits seit Jahren erfolgreich bei zahlreichen Unternehmen und Behörden im Einsatz. 

Lagerverwaltung kostenlos: App, Cloud und Support als Mindeststandard

Bei der Einführung einer Online-Lagerverwaltung sollten zeitgemäße Standards selbstverständlich sein. So muss ein plattformübergreifender Zugriff möglich sein, damit jeder Mitarbeiter direkt in der Lagerverwaltung arbeiten kann. Die ideale Lösung ist hierfür ist eine Web-App, die sowohl vom PC als auch jedem mobilen Endgerät aufgerufen werden kann. Notwendige Voraussetzung bleibt nur ein aktueller Webbrowser. Kostenlose Software stellt hingegen meist eher eine Insellösung dar, die möglicherweise eng umrissene Anforderungen erfüllt, aber nicht für die ganzheitliche Inventarverwaltung in einem großen Unternehmen geeignet ist.  

Netzwerkbasierte Anwendungen bringen einen vergleichsweise hohen Administrationsaufwand mit sich. Software-as-a-Service (SaaS) funktioniert hingegen „out of the box“. Kommt es doch einmal zu Problemen, ist ein permanent erreichbarer Support wichtig – den man bei kostenloser Software meist vergeblich sucht. Unter dem Strich stellt eine professionelle Lösung wie Timly die deutlich bessere Alternative für Anwender dar, die auf funktionierende Software und einfache Arbeitsabläufe angewiesen sind.  

Nutzen Sie für die Lagerverwaltung Excel?

Das Tabellenkalkulationsprogramm Excel ist für seine Universalität bekannt. Clevere Vorlagen und intelligente Erweiterungen machen die Anwendung zum echten Allrounder. Bei der Online-Lagerverwaltung bestehen allerdings gleich mehrere Einschränkungen gegenüber einer datenbankbasierten Lösung wie Timly. Die Mehrbenutzerfähigkeit ist beispielsweise in der Praxis häufig noch ein Problem, wenn gleichzeitig an identischen Datensätzen gearbeitet werden soll. Datenbanken, wie Timly sie verwendet, sind genau für diesen Zweck ausgelegt, sodass dort keine Konflikte beim Arbeiten von mehreren Nutzern auftreten. 

Zudem wurden Excel-Tabellen ursprünglich für Desktop-PCs mit entsprechend großen Monitoren entworfen. Die Darstellung auf mobilen Geräten wird leicht unübersichtlich. Timly generiert dynamische Ansichten, die immer nur gerade notwendige Informationen enthalten. Damit ist eine sinnvolle Bedienung auch auf dem Smartphone möglich.