Code of Federal Regulations 21 CFR Part 11: Vollständiger Leitfaden zur Compliance
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Der Code of Federal Regulations 21 CFR Part 11 definiert, wie elektronische Aufzeichnungen und elektronische Signaturen verwaltet werden müssen, damit sie gleichwertig zu Papierdokumenten und handschriftlichen Unterschriften anerkannt werden können. Es handelt sich um eine Vorschrift der Food and Drug Administration (FDA) und ist relevant für Unternehmen, die auf dem US-amerikanischen Markt tätig sind – auch z.B. als Zulieferer.
Jedes Unternehmen der Life-Sciences-Branche, das computergestützte Systeme bei der Dokumentation von anerkannten Prozessen (sog. GxP-Daten für die jeweils „gute Arbeitspraxis“ in der Branche) verwendet, muss die Anforderungen der 21 CFR Part 11 Compliance beachten und umsetzen, um Beanstandungen, Abmahnungen oder abgelehnte Zulassungsanträge zu vermeiden.
Dieser Leitfaden erläutert, was Code of Federal Regulations 21 CFR Part 11 ist, für welche Organisationen die Vorschrift gilt, welche zentralen Anforderungen 21 CFR Part 11 stellt und welche praktischen Schritte zur Erreichung und langfristigen Aufrechterhaltung der CFR-Compliance erforderlich sind.
Was ist der Code of Federal Regulations 21 CFR Part 11?
Die Verordnung gilt für Aufzeichnungen, die gemäß der FDA-Predicate-Rules erstellt, geändert, geführt, archiviert, abgerufen oder übertragen werden. FDA-Predicate-Rules stellen dabei die Gesamtheit der gesetzlichen Basis dar, auf die der Code of Federal Regulations 21 CFR Part 11 aufbaut. Eine Anwendung erfolgt dann zum Beispiel im Rahmen der GMP (Good Manufacturing Practices), der GCP (Good Clinical Practice) oder der GLP (Good Laboratory Practices).
In der Umsetzung ermöglicht Part 11 vollständig digitale GxP-Prozesse, Chargendokumentationen, Labordaten, Qualitätsdokumente und klinische Daten – vorausgesetzt, Unternehmen setzen definierte technische und prozessuale Kontrollen um. Die Regulierung ist technologieneutral und konzentriert sich auf Ergebnisse: Datenintegrität, Sicherheit und Rückverfolgbarkeit regulierter Aufzeichnungen.
Wer muss CFR Part 11 einhalten?
Die CFR Part 11 Compliance ist für Organisationen verpflichtend, die FDA-regulierte Aufzeichnungen in elektronischer Form einreichen oder führen beziehungsweise elektronische Signaturen anstelle handschriftlicher Unterschriften verwenden. Dazu gehören pharmazeutische und biopharmazeutische Unternehmen, Hersteller von Medizinprodukten und In-vitro-Diagnostika, Biotechnologieunternehmen, CROs, klinische Prüfzentren sowie Auftragshersteller von FDA-regulierten Produkten.
Anbieter können Software nicht einfach als „compliant“ zertifizieren. Die Verantwortung für die 21 CFR Part 11 Compliance liegt immer beim regulierten Unternehmen selbst. Dieses muss geeignete Softwarefunktionen mit belastbaren Verfahren und einer ordnungsgemäßen Validierung kombinieren.
Auch wenn Systeme nicht für die direkte Datenübermittlung an die FDA verwendet werden, kann Part 11 gelten, wenn die darin enthaltenen Aufzeichnungen GxP-Aktivitäten oder regulatorische Entscheidungen unterstützen.
Zentrale Anforderungen von 21 CFR Part 11
Die Anforderungen der Code of Federal Regulations 21 CFR Part 11 lassen sich in mehrere zentrale Säulen einteilen: Systemvalidierung, Kontrollen für elektronische Aufzeichnungen, interne Audit Trails, Sicherheit und Zugriffskontrolle sowie elektronische Signaturen. Zusammengenommen stellen diese Kontrollen sicher, dass Aufzeichnungen korrekt, vollständig, geschützt und eindeutig bestimmten Personen zuordenbar sind.
Zu den wichtigsten Elementen gehören die Validierung zur Sicherstellung von Genauigkeit und Zuverlässigkeit, die Fähigkeit zur Erstellung präziser Kopien von Aufzeichnungen, der Schutz von Daten über die gesamte Aufbewahrungsdauer hinweg sowie sichere, computergenerierte Audit Trails.
Weitere Anforderungen betreffen Berechtigungsprüfungen, Geräteprüfungen, Ablaufkontrollen, Schulungen, Richtlinien zur persönlichen Verantwortlichkeit und strenge Kontrollen rund um elektronische Signaturen, um eine nachträgliche Zurückweisung oder Abstreitbarkeit zu verhindern.
Systemvalidierung
Ein typischer Validierungsansatz umfasst einen Validierungsplan, User Requirements, funktionale Spezifikationen, eine Risikobewertung, Testprotokolle wie IQ, OQ und PQ, eine Traceability Matrix sowie einen abschließenden Validierungsbericht. Ein fortlaufendes Change Control und regelmäßige Reviews sind erforderlich, damit der validierte Zustand auch dann erhalten bleibt, wenn sich Systeme, Konfigurationen oder Anwendungsfälle weiterentwickeln.
Kontrollen elektronischer Aufzeichnungen
21 CFR Part 11 verlangt, dass Unternehmen präzise und vollständige Kopien elektronischer Aufzeichnungen sowohl in menschenlesbarer als auch in elektronischer Form für FDA-Inspektionen, Reviews und Kopiervorgänge erstellen können. Die Aufzeichnungen müssen so geschützt werden, dass sie während ihrer gesamten Aufbewahrungsfrist korrekt und jederzeit abrufbar bleiben. Dazu gehören Backups, Desaster-Recovery-Maßnahmen sowie Schutz vor unbefugter Veränderung.
Systeme müssen Ablaufkontrollen integrieren, damit Arbeitsschritte und Ereignisse in der korrekten Reihenfolge stattfinden. Darüber hinaus sind Geräteprüfungen erforderlich, um die Authentizität von Datenquellen und Eingabegeräten zu validieren. Verfahren müssen klar definieren, wie Aufzeichnungen erstellt, gepflegt, archiviert und entsorgt werden, damit die Integrität von der ersten Eingabe bis zur endgültigen Aufbewahrung gewährleistet ist.
Audit Trails und Datenintegrität
Geschlossene und offene Systeme müssen sichere, computergenerierte und mit Zeitstempeln versehene Audit Trails einsetzen. Diese müssen Datum und Uhrzeit von Eingaben durch Mitarbeitende sowie von Aktionen, durch die elektronische Aufzeichnungen erstellt, geändert oder gelöscht werden, unabhängig erfassen. Audit Trails müssen frühere Werte bewahren, damit Änderungen vollständig nachvollzogen und rekonstruiert werden können.
Sie müssen zudem mindestens so lange aufbewahrt werden wie die zugehörigen Aufzeichnungen. Eine gute 21 CFR Part 11 Compliance orientiert sich außerdem an den ALCOA+-Grundsätzen der Datenintegrität. Daten müssen zurechenbar, lesbar, zeitnah, original und korrekt sein. Zusätzlich müssen sie vollständig, konsistent, dauerhaft und verfügbar bleiben.
Um diese Anforderungen zu unterstützen, setzen Systeme häufig eindeutige Benutzer-IDs, strikte Berechtigungen, Chargen- oder Probenrückverfolgbarkeit sowie kontrollierte Workflows ein, die Möglichkeiten zur Manipulation reduzieren.
Sicherheit, Zugriffskontrolle und Schulung
Part 11 schreibt vor, den Systemzugriff auf autorisierte Personen zu begrenzen. Dafür sind belastbare Zugriffskontrollen erforderlich, beispielsweise eindeutige Login-Daten, Passwort-Richtlinien und rollenbasierte Berechtigungen. Die Kontrollen müssen eine unbefugte Nutzung von Benutzerkonten verhindern und die Verantwortlichkeit für alle Aktionen sicherstellen, die unter den Zugangsdaten eines bestimmten Nutzers vorgenommen werden.
Organisationen müssen zudem gewährleisten, dass Mitarbeitende, die elektronische Systeme entwickeln, warten oder nutzen, über eine angemessene Ausbildung, Schulung und Erfahrung verfügen. Schulungsnachweise müssen geführt werden. Schriftliche Richtlinien müssen Personen für alle unter ihrer elektronischen Signatur ausgelösten Handlungen verantwortlich machen und die Verwendung von Passwörtern sowie Tokens regeln.
Anforderungen an elektronische Signaturen
Elektronische digitale Signaturen dürfen nur dann anstelle handschriftlicher Unterschriften eingesetzt werden, wenn sie einer einzelnen Person eindeutig zugeordnet sind und nicht von anderen Personen wiederverwendet oder auf diese übertragen werden können. Bevor die Zugangsdaten für eine elektronische Signatur vergeben werden, müssen Organisationen die Identität der Person überprüfen, die durch diese Signatur repräsentiert wird.
Jede elektronisch signierte Aufzeichnung muss eindeutig den ausgeschriebenen Namen der unterzeichnenden Person, Datum und Uhrzeit der Signatur sowie die Bedeutung der Signatur ausweisen. Die Bedeutung kann beispielsweise „geprüft“, „genehmigt“ oder „verifiziert“ sein.
Part 11 verlangt außerdem, dass elektronische Signaturen so mit den jeweiligen elektronischen Aufzeichnungen verknüpft sind, dass sie nicht herausgetrennt, kopiert oder auf andere Aufzeichnungen übertragen werden können, um eine Aufzeichnung zu fälschen.
CFR Part 11 Compliance versus allgemeine CFR-Compliance
CFR-Compliance bezeichnet allgemein die Einhaltung relevanter Teile des U.S. Code of Federal Regulations. Dazu zählen beispielsweise GMP gemäß 21 CFR Parts 210–211, GCP, GLP oder Vorschriften für Medizinprodukte. Die 21 CFR Part 11 Compliance ist ein spezifischer Teilbereich, der sich darauf konzentriert, wie elektronische Aufzeichnungen und Signaturen im Kontext dieser zugrunde liegenden Predicate Rules verwaltet werden.
Regulierte Organisationen müssen zunächst die Anforderungen der Predicate Rules an Produktqualität und Produktsicherheit erfüllen. Anschließend müssen sie die Part-11-Kontrollen auf die elektronischen Aufzeichnungen anwenden, die unter diesen Vorschriften erstellt werden. Anders ausgedrückt: Part 11 steht nicht für sich allein. Die Vorschrift ergänzt und unterstützt bestehende regulatorische Anforderungen, indem sie definiert, wann elektronische Dokumentation akzeptabel ist.
| Aspekt | Fokus von 21 CFR Part 11 | Fokus allgemeiner GxP- / CFR-Anforderungen |
|---|---|---|
| Primäres Ziel | Vertrauenswürdige elektronische Aufzeichnungen und elektronische Signaturen | Produktqualität, Patientensicherheit und Wirksamkeit |
| Geltungsbereich | Systeme und Prozesse, die elektronische Aufzeichnungen und Signaturen für regulierte Aktivitäten einsetzen | Gesamter Produktlebenszyklus – von der Entwicklung bis zur Phase nach der Markteinführung |
| Zentrale Kontrollen | Validierung, Audit Trails, Zugriffsrechte, elektronische Signaturen und Datenintegrität | Fertigungskontrollen, Prüfungen, Dokumentation, CAPA und Beschwerdemanagement |
| Von Behörden erwartete Nachweise | Technische und prozessuale Kontrollen, welche die Zuverlässigkeit elektronischer Aufzeichnungen und Signaturen nachweisen | Chargendokumentationen, Labordaten, klinische Evidenz und Qualitätsmanagement-Aufzeichnungen |
Best Practices für die 21 CFR Part 11 Compliance
Die Erreichung und nachhaltige Aufrechterhaltung einer CFR Part 11 Compliance setzt eine Kombination aus risikobasierter Führung, validierter Technologie und klaren Verfahren voraus. Eine strukturierte Roadmap hilft Organisationen dabei, Compliance-konforme und auditfähige Umgebungen aufzubauen, ohne Kontrollen für Systeme mit geringem Risiko unnötig komplex zu gestalten.
Zu den zentralen Best Practices gehören:
- Durchführung einer Part-11-Anwendbarkeits- und Risikobewertung für alle Systeme, die GxP-Daten speichern oder verwalten
- Auswahl von Plattformen mit nativer Unterstützung für Audit Trails, elektronische Signaturen, Berechtigungsmanagement und sichere Aufzeichnungsspeicherung
- Implementierung formaler Validierung, Change-Control-Prozesse und regelmäßiger Reviews, um den validierten Zustand dauerhaft zu erhalten
- Erstellung von SOPs für die Verwaltung elektronischer Aufzeichnungen, Sicherheit, Incident Handling, Backup und Wiederherstellung sowie die Nutzung elektronischer Signaturen
- Schulung von Nutzern zu Datenintegrität, der korrekten Verwendung elektronischer Signaturen und den Erwartungen an die persönliche Verantwortlichkeit
Moderne Cloud-Lösungen, einschließlich Plattformen für Asset Management und Instandhaltungsmanagement, verfügen häufig über Funktionen wie detaillierte Audit Trails, eingeschränkte Zugriffsrechte und Workflow-Kontrollen. In Kombination mit einer belastbaren Implementierung und Validierung können diese Funktionen den Weg zur Compliance deutlich erleichtern.
Wie Timly die 21 CFR Part 11 Compliance unterstützen kann
Für Organisationen, die GxP-relevante Geräte, Werkzeuge oder Assets verwalten, kann eine digitale Plattform zur Betriebsmittelverwaltung und Instandhaltungsplanung ein wichtiger Wegbereiter für die CFR Part 11 Compliance sein. Ein solches System hilft dabei, Gerätedaten, Kalibrierungsaufzeichnungen und Wartungshistorien zentralisiert, strukturiert und manipulationssicher zu verwalten.
Bei der Bewertung einer Asset-Management-Lösung wie Timly für regulierte Umgebungen achten Qualitäts- und IT-Teams typischerweise auf Funktionen wie rollenbasierte Zugriffskontrolle, dokumentierte Änderungshistorien und die Möglichkeit, Aufzeichnungen für Inspektionen in menschenlesbaren Formaten zu exportieren.
In Verbindung mit einer ordnungsgemäßen Validierung und klaren SOPs kann eine solche Plattform die Datenintegrität von Assets stärken, die sich unmittelbar auf die Produktqualität auswirken. Gleichzeitig unterstützt sie die Audit-Bereitschaft für FDA und andere Behörden.
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Fazit: Nachhaltige CFR Part 11 Compliance aufbauen
Die Umsetzung der 21 CFR Part 11 Compliance bedeutet letztlich, ein Umfeld zu schaffen, in dem elektronische Aufzeichnungen und elektronische Signaturen genauso vertrauenswürdig sind wie Papierdokumente – sowohl für Aufsichtsbehörden als auch für die Organisation selbst. Unternehmen können ihre Prozesse digitalisieren, ohne das regulatorische Vertrauen zu gefährden, indem sie sich auf validierte Systeme, starke Zugriffskontrollen, belastbare Audit Trails und klar geregelte elektronische Signaturen konzentrieren.
Da GxP-Prozesse zunehmend datengetrieben und dezentral organisiert werden, können Organisationen, die frühzeitig in Compliance-konforme digitale Plattformen investieren und diese mit einer soliden Governance sowie gezielten Schulungen absichern, ihre Abläufe leichter skalieren und FDA-Inspektionen besser bestehen.
Lösungen wie Timly können zu diesem Fundament beitragen, indem sie die Kontrolle und Transparenz über kritische Assets und die dazugehörigen Aufzeichnungen in einer an dem Code of Federal Regulations 21 CFR Part 11 ausgerichteten Weise verbessern.
