Arbeitssicherheit-Software: Arbeitsschutz digital und rechtssicher organisieren
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Für die Organisation der Arbeitssicherheit eine Software einzusetzen, kann die Effizienz in vielen Bereichen eines Unternehmens erhöhen. Die Einhaltung zahlreicher Vorschriften zum Arbeitsschutz wird zunehmend komplexer. Von der Gefährdungsbeurteilung in der Produktion bis hin zu Vorgaben für die Bildschirmarbeit in der Verwaltung müssen etliche Pflichten beachtet werden. Diese gehen in der Regel mit einer obligatorischen Dokumentation einher.
Auch die Wartung und Instandhaltung von Maschinen hat etliche sicherheitsrelevante Aspekte. Dazu kommen beispielsweise die Vorgaben der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und erforderliche Qualifikationen für Mitarbeitende. Eine manuelle Koordination sorgt für zusätzlichen Aufwand. Zudem besteht die Gefahr, dass Termine übersehen werden. Hier setzt eine ganzheitliche Arbeitssicherheit-Software an. Sie verwaltet Personal, Inventar und Termine zentral.
Was ist eine Arbeitssicherheit-Software?
Eine festgelegte Definition für Arbeitssicherheit-Software (auch: Arbeitssicherheitssoftware) gibt es nicht. Es handelt sich dabei vielmehr um jegliche digitale Unterstützung, um den Aufgabenbereich der Arbeitssicherheit zu organisieren.
Dazu zählen beispielsweise:
- Gefährdungsbeurteilungen und Einweisungen von Personal gemäß dem Arbeitsschutzgesetz
- Prüfpflichten aus den Vorschriften der DGUV
- Einhaltung von arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen (G25 Untersuchungen)
- Wiederkehrende Beschulung von Ersthelfern im Betrieb und Brandschutzbeauftragten
- Spezielle Pflichten etwa im medizinischen Bereich oder für Fahrzeuge
Dabei lassen sich unterschiedliche Ansätze verfolgen. So können für verschiedene Aufgaben einzelne Tools, wie etwa eine angepasste Excel-Tabelle, verwendet werden. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass verschiedene Anforderungen Schnittmengen haben können, die koordiniert werden müssen. Zudem bringt eine Vielzahl verwendeter Softwareprodukte einen erhöhten Schulungsaufwand mit sich.
Eine sinnvolle Alternative kann es daher sein, auf eine ganzheitliche Lösung zu setzen, die den Arbeitsschutz integriert. Dies ist etwa eine Inventarsoftware, in der ohnehin jegliche Assets erfasst sind und in der ein Wartungsplaner bereits Inspektions- und Instandhaltungstermine verwaltet. Hier werden die Prüftermine ergänzt und arbeitsschutzrechtliche Dokumentationen der digitalen Geräteakte zugefügt.
Warum wird digitales Arbeitsschutzmanagement immer wichtiger?
Nicht nur die Arbeitswelt wird komplexer. Auch die bürokratischen Anforderungen haben stark zugenommen. Zu zahlreichen nationalen Vorschriften kommen EU-weite Vorgaben. Dies sorgt für einen beträchtlichen Mehraufwand in der Verwaltung. Aber auch Verantwortliche vor Ort in der Werkstatt oder der Produktion stehen zunehmend in der Pflicht, auf die Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Vorgaben zu achten.
Erschwert wird die praktische Organisation von Arbeitsschutzmaßnahmen durch den Einsatz dezentraler Teams. Hier hilft eine Vereinheitlichung von Arbeitsbedingungen und Arbeitsabläufen, um einen gleichbleibend hohen Standard für die Arbeitssicherheit zu garantieren.
Die Dokumentationspflichten können in der täglichen Arbeit als lästig empfunden werden. Beanspruchen sie doch wertvolle Arbeitszeit. Letztlich dienen sie jedoch der Sicherheit aller Mitarbeitenden. Sicherheitsüberprüfungen werden nicht vergessen, wenn sie systematisch dokumentiert werden und eine regelmäßige Überprüfung der Einhaltung aller Pflichten erfolgt.
Gerade im Rahmen von Sicherheits-Auditierungen, die in vielen Branchen bereits Standard sind, entsteht ein praktischer Mehrwert, wenn die Beachtung gesetzlicher Anforderungen durch eine sorgfältig geführte Dokumentation einfach nachgewiesen werden kann. Unternehmen, die professionell im Bereich des Arbeitsschutzes aufgestellt sind, erhöhen ganz nebenbei im Wettbewerb um hoch qualifizierte Fachkräfte ihre Attraktivität als Arbeitgeber.
Eine digitale Unterstützung durch eine Arbeitssicherheit-Software vereinfacht die Dokumentation, etwa durch die Bereitstellung von Checklisten per App am Smartphone oder die Erfassung von Prüfprotokollen in der digitalen Geräteakte. Mitarbeitende haben an jedem Arbeitsort einen sofortigen Zugriff. Dadurch wird die Transparenz erhöht und Bürokratie abgebaut. Die Einhaltung von Terminen erfolgt automatisiert im Hintergrund.
In der Praxis zeigt sich vermehrt, dass das kleinteilige Führen von Papierlisten oder digitalen Excel-Tabellen nicht mehr zeitgemäß ist. Der Zugriff auf Informationen kann auf diese Weise nicht dezentral umgesetzt werden. Zudem müssen viele manuelle Nacharbeiten erfolgen, etwa das Einpflegen von Prüfergebnissen oder der Abgleich von unterschiedlichen Prüfpflichten innerhalb eines Arbeitsbereichs.
Was ist ein Arbeitsschutzmanagementsystem?
Der „Bauplan“ für einen ganzheitlichen Arbeitsschutz wird durch das sogenannte Arbeitsschutzmanagementsystem (AMS) abgebildet. Ziel ist die Integration von Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit in allen Bereichen des Unternehmens. Potenzielle Gefahren sollen systematisch ermittelt und minimiert werden. Dazu kommt der Bereich der Prävention, etwa durch regelmäßige Vorsorgeuntersuchung, aber auch durch die ständige Verbesserung von Arbeitsbedingungen.
Festgeschrieben sind die Anforderungen in der DIN EN ISO 45001. Diese beschäftigt sich mit dem Verhalten von Mitarbeitenden, der Risikoerkennung am Arbeitsplatz sowie der Einhaltung von Gesetzen und Normen. Dadurch wird eine dauerhafte Steigerung der Qualität erreicht. Zudem wird die Einsatzbereitschaft und Einsatzfähigkeit der Beschäftigten verbessert. Das Konzept sieht eine ganzheitliche Betrachtung vor, in der auch das Unternehmensumfeld eine Rolle spielt und die Geschäftsführung mit einbezogen wird.
Für die Umsetzung von Maßnahmen ist der PDCA-Zyklus vorgesehen. Dabei handelt es sich um einen systematischen Prozess mit folgenden Bausteinen:
- Plan: Analyse der aktuellen Bedingungen, Handlungsbedarf festlegen und Ziele formulieren. Daraus folgt die Erstellung eines Konzepts.
- Do: In der zweiten Phase erfolgt die Umsetzung des erstellten Plans.
- Check: Nach Abschluss steht eine Überprüfung auf vollständige Umsetzung und Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen an.
- Act: Abschließend wird das Konzept bei Bedarf angepasst und optimiert. Die Maßnahmen werden im Unternehmen etabliert und immer wieder neu überprüft.
Verantwortliche können ihre Unternehmen bei Prüfgesellschaften nach der DIN EN ISO 45001 zertifizieren lassen. Dies dient als objektivierbarer Nachweis der Einhaltung arbeitsschutzrechtlicher Standards. Hierdurch kann das Vertrauen seitens der Belegschaft, aber auch gegenüber Kunden sowie Geschäftspartnern gestärkt werden. In letzterem Bereich wird es zunehmend relevant, Auftraggebern nachweisen zu können, dass gesetzliche Vorgaben des Arbeitsschutzes eingehalten werden.
Welche Funktionen sollte eine Arbeitsschutz-Software bieten?
Vor der Auswahl einer geeigneten Arbeitssicherheit-Software sollten die Anforderungen definiert werden. Diese orientieren sich an gesetzlichen Vorgaben und den konkreten Bedingungen vor Ort. Wir haben für Sie die wichtigsten Funktionen zusammengefasst, die dabei helfen, das Thema Arbeitsschutz ganzheitlich und effizient zu organisieren.
Gefährdungsbeurteilung
Aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) leitet sich die Verpflichtung ab, Arbeitsplätze und Abläufe auf mögliche Gefährdungen zu beurteilen. Neben der Ausstattung und verwendeten Maschinen müssen entsprechend Umstände wie Emissionen oder konkrete Prozesse betrachtet werden. Ändern sich die Bedingungen, ist eine Anpassung erforderlich. Zentral ist zudem die Verpflichtung einer aussagekräftigen Dokumentation.
Für die Software bedeutet dies, dass Arbeitsbereiche abgebildet werden müssen. Neben Standorten können dies Räumlichkeiten oder logische Verbünde wie die Produktion oder das Lager sein. Die Inhalte der Gefährdungsbeurteilung werden dann fest mit den Arbeitsbereichen verknüpft.
Prüfungsmanagement
Die Anforderung an das Prüfungsmanagement ist, dass Fristen und Termine entweder für bestimmte Kategorien oder Arbeitsbereiche eingestellt werden können. So werden Prüfpflichten wie zum Beispiel der sogenannte E-Check nach der DGUV V3 automatisiert für die Kategorie „Elektrogerät“ hinterlegt. Alternativ ist es auch praktikabel, den wiederkehrenden Termin über ein optionales Attribut zu aktivieren.
Entscheidend ist, dass Verantwortliche automatisiert an anstehende Termine erinnert werden. Hilfreich sind dabei Filtermöglichkeiten, um sich beispielsweise alle Termine für einzelne Assets oder Arbeitsbereiche anzeigen zu lassen. Auch Prüfnachweise sollten direkt digital hinterlegt werden können, um diese bei Bedarf verfügbar zu haben.
Schulungs- und Qualifikationsmanagement
Das ArbSchG sieht gleichermaßen vor, dass Mitarbeitende sicherheitstechnisch im erforderlichen Umfang eingewiesen werden müssen. Bei der Aufnahme einer Tätigkeit und in wiederkehrenden Auffrischungen sind für den Arbeitsschutz relevante Inhalte zu vermitteln. Zudem ist es erforderlich, dass Beschäftigte für eine übertragene Tätigkeit ausreichend qualifiziert sind. Dazu kommen Anforderungen wie die Beschulung als Ersthelfer.
Die Arbeitsschutz-Software muss daher ein Personalmodul bieten. Darin werden Qualifikationen, Einweisungen und Zertifizierungen erfasst. Ein Schulungsplaner überwacht anstehende Termine für Schulungen und Prüfungen. Ebenso ist es wichtig, dass rollenspezifische Profile hinterlegt werden können. Idealerweise lassen sich Nachweise über Einweisungen und Qualifizierungen digital verknüpfen.
Dokumentenmanagement
Arbeitsplatzüberprüfungen bei Aufnahme einer Tätigkeit lassen sich durch Checklisten dokumentieren. Diese können digital ausgefüllt und abgelegt werden. Dokumentationen und Prüfprotokolle lassen sich über digitale Akten sowohl im Personalbereich als auch in der Asset-Verwaltung systematisch dauerhaft speichern und bleiben leicht recherchierbar. Vorteilhaft ist es, wenn Dokumente auch vor Ort aufgerufen werden können, etwa aus einem Cloudspeicher.
Ereignis- und Mängelmanagement
Vorfälle, die einen Bezug zum Arbeitsschutz aufweisen, sind oft meldepflichtig und müssen dokumentiert werden. Aber auch sicherheitsrelevante Mängel in der Ausstattung sollten schnellstmöglich gemeldet und transparent bearbeitet werden. Hierfür ist ein Ticket-System in der Arbeitssicherheit-Software ideal. Wichtig ist zudem, dass Ereignisse und Maßnahmen archiviert und weiterhin abrufbar bleiben.
Vorteilhaft ist immer die flexible, mobile Umsetzung einer Arbeitsschutz-Software. Cloudbasierte Speicher helfen dabei, dass auch von Baustellen oder im Kundendienst Zugriff auf Daten besteht. Hilfsmittel wie Smartphone-Apps vereinfachen den Zugriff vor Ort, wo in der Regel keine PCs oder Laptops zur Verfügung stehen.
Welche Vorteile bietet eine Arbeitsschutz-Software
Gegenüber einer papierbasierten Lösung oder einer Verwaltung durch einzelne Tools wie Excel ist eine Arbeitsschutz-Software deutlich effizienter. Transparenz und eine ganzheitliche Information von Informationen verhindern es, dass Daten übertragen, konvertiert und abgeglichen werden müssen. Informationen liegen immer dort vor, wo sie gerade benötigt werden.
Die wesentlichen sich daraus ergebenden Vorteile sind:
- Mehr Rechtssicherheit: Prüfprotokolle, Zertifizierungen, Einarbeitungspläne und vieles mehr können direkt am Arbeitsplatz eingesehen werden. Dadurch haben Vorgesetzte maximale Kontrolle, Mitarbeitende haben Zugriff auf benötigte Informationen.
- Weniger Verwaltungsaufwand: Es gibt keine Schnittstellen, die manuell bedient werden müssen. Informationen werden direkt im System erhoben und abgelegt. Dadurch haben alle Beteiligten einen Zugriff in Echtzeit. Auch die Terminüberwachung wird so automatisiert.
- Höhere Arbeitssicherheit: Gefährdungsbeurteilungen, die Einhaltung von Standards und die Dokumentation von Vorfällen bleiben in einer Umgebung. Dadurch können Risiken frühzeitig erkannt und gezielt nachgebessert werden.
- Bessere Compliance: Einweisungen, Qualifizierungen und sicherheitstechnische Überprüfungen können nicht mehr übersehen werden, wenn Fristen automatisiert überwacht werden. Das stärkt die Compliance in allen Bereichen.
- Transparenz: Mitarbeitende sehen direkt, ob eine Maschine alle erforderlichen Prüfungen bestanden hat. Mängelmeldungen lassen sich transparent verfolgen. Alle Beteiligten im Unternehmen haben den gleichen, tagesaktuellen Wissensstand.
In einer Kosten-Nutzen-Analyse sorgt bereits die eingesparte Arbeitszeit in der Regel dafür, dass sich die Anschaffung einer spezialisierten Arbeitssicherheit-Software rechnet. Werden dadurch Unfälle verhindert und verbessern sich Arbeitsbedingungen nachhaltig, lohnt sich die digitale Optimierung ohnehin in jedem Fall.
Arbeitssicherheit-Software vs. Excel
Nachfolgend haben wir wichtige Unterschiede in wesentlichen Anforderungen tabellarisch zusammengefasst:
| Excel | Arbeitsschutz-Software | |
|---|---|---|
| Terminverwaltung | Manuell | Automatisiert |
| Ablage von Dokumentationen | Extern | Zentrale Datenbank |
| Fristenmanagement | Nativ keine Erinnerungen | Automatisierte Benachrichtigungen |
| Mängelmanagement | Begrenzte Nachverfolgung | Vollständige Historie |
Arbeitsschutzmanagement-Software in der Praxis
Arbeitsschutzmanagement-Software bietet in der Praxis Vorteile in unterschiedlichen Branchen und Unternehmen. In der Produktion lassen sich etwa Maschinenprüfungen automatisiert überwachen und effizient verwalten. Die persönliche Schutzausstattung (PSA) wird mit Mitarbeitenden verknüpft und einfach im Fokus behalten.
Bauunternehmen arbeiten an oft wechselnden Arbeitsplätzen. Gefährdungsbeurteilungen können systematisch vor Ort erstellt und abgelegt werden. Kontrollen von eingesetzten Arbeitsmitteln und Qualifikationen eingesetzter Mitarbeiter sind unkompliziert möglich.
Im Facility-Management liegen Informationen über Wartungen und Prüfpflichten in Echtzeit vor und können beispielsweise über QR-Codes abrufbar gemacht werden. Auch durchgeführte Maßnahmen lassen sich in Echtzeit ergänzen.
Öffentliche Einrichtungen stehen bei der Compliance oft besonders im Fokus. Die notwendige Dokumentation ist digital effizienter. Archivierungen stellen auch über Jahre hinaus kein Problem dar.
Typische Herausforderungen ohne digitale Lösung
Problematisch ist vor allem, dass viele Assets nicht permanent im Fokus sind, etwa Feuerlöscher in Lagerbereichen oder Maschinen, die dezentral eingesetzt werden. Hier ist eine lückenlose Inventarisierung mit ständiger Anpassung von Standorten und aktuellem Zustand notwendig. Bei einer manuellen Verwaltung besteht die realistische Gefahr, dass Prüftermine übersehen werden.
Vorgesetzte stehen in vielerlei Hinsicht oft in der Verantwortung. Sie müssen auch gewährleisten, dass nur ausreichend qualifizierte Personen mit Aufgaben betraut werden. Die Überprüfung von Schulungsnachweisen ist jedoch vor Ort oft nicht möglich, wenn kein digitaler Zugriff darauf besteht. Gerade Aushilfskräfte führen in den seltensten Fällen entspreche schriftliche Nachweise mit sich.
Die Dokumentation ist eine der zentralen Pflichten im Arbeitsschutz. Daher kann eine Akte schnell unübersichtlich werden und es ist nicht praktikabel, sie für Maschinen mitzuführen oder vor Ort zu deponieren. Auch das Nachpflegen neuer Prüfungen erzeugt ohne digitale Lösung einen großen Verwaltungsaufwand. Zudem besteht bei manuellen Prozessen die Gefahr, dass Fehler gemacht werden.
Bei einer papierbasierten Lösung besteht das Risiko, dass in der Verwaltung „Datensilos“ entstehen, die jedoch wenig praktischen Nutzen haben. Der Zugriff ist für Beschäftigte außerhalb der Geschäftszeiten und abseits vom Firmensitz kaum möglich. So werden wertvolle Informationen weggeschlossen, anstatt sie effektiv zu nutzen.
Letztlich erzeugt das Zusammenführen von Papierdokumenten einen immensen Verwaltungsaufwand. Die Katalogisierung, Aktualisierung und auch Aussonderung müssen immer wieder in regelmäßigen Abständen erfolgen. Automatisierte Routinen gibt es in der Regel nicht.
Wie unterstützt Timly beim Arbeitsschutzmanagement?
Die ganzheitliche Inventarsoftware Timly ist von Grund auf dafür konzipiert, alle Anforderungen rund um Inventar und Arbeitsabläufe zu organisieren. Der ganzheitliche Ansatz umfasst folgerichtig auch die Verwaltung von Personal und dessen Ausbildungsstand.
Dabei lassen sich Strukturen von Unternehmen flexibel abbilden. Indem etwa Arbeitsbereiche erstellt werden können, ist es möglich hierfür die notwendigen Gefährdungsbeurteilungen digital zu hinterlegen. Zudem lassen sich alle zugeordneten Objekte, wie Einrichtung, Maschinen und Werkzeuge fest verknüpfen.
Mitarbeiterschulungen können direkt in der Software verwaltet werden. Der Schulungsplaner weist zeitgerecht auf notwendige Prüfungen hin und erleichtert die Planung. Neben den erfassten Qualifikationen bietet die Personalverwaltung zudem die Möglichkeit, Assets wie die persönliche Schutzausstattung fest an Mitarbeitende zuzuweisen.
Mängel können über das integrierte Ticketsystem erfasst und weitergeleitet werden. Verantwortliche bekommen eine automatisierte Benachrichtigung. Alle Maßnahmen der Mängelbeseitigung lassen sich direkt im Ticket nachverfolgen. Dadurch entsteht maximale Transparenz.
Neben dem Schulungsplaner verwendet auch der Wartungsplaner automatisierte Benachrichtigungen. Dadurch erhalten Verantwortliche rechtzeitig einen Hinweis, sobald ein Prüftermin für ein Asset näher rückt. Die Gefahr, dass Termine übersehen werden, ist nahezu ausgeschlossen.
Praxistauglich wird Timly besonders durch die mobile App. Mitarbeitende scannen vor Ort einfach den QR-Code eines Arbeitsmittels ein und haben dadurch sofort Zugriff auf notwendige Informationen wie die digitale Geräteakte oder anstehende Prüftermine. Die Datenspeicherung erfolgt in einer abgesicherten Cloud-Umgebung.
Kriterien bei der Auswahl einer Arbeitsschutz-Software
Die Arbeitssicherheit-Software erhält eine zentrale Funktion im Unternehmen. Daher ist es wichtig, dass sie in der Belegschaft und der Führungsetage akzeptiert wird. Zudem muss sie aufgrund des Aufwands bei der Einführung langfristig einsetzbar sein. Vor der Auswahl eines geeigneten Anbieters sollten Sie auf nachfolgende Kriterien achten:
- Benutzerfreundlichkeit: Dazu zählen intuitive Bedienbarkeit und praxisgerechte Benutzerschnittstellen, etwa Apps für das Smartphone.
- Mobile Nutzung: Ein Zugriff muss von allen Arbeitsplätzen aus möglich sein. Neben einer App für die Anwendung ist also auch eine cloudbasierte Umsetzung erforderlich, sofern kein VPN zur Verfügung steht.
- Skalierbarkeit: Verändern sich die Anforderungen, muss die Arbeitsschutz-Software anpassbar sein.
- Integrationen: Schnittstellen etwa zu ERP-Software vereinfachen die Einführung und initiale Erfassung von Assets.
- Compliance-Funktionen: Neben der Dokumentation ist es auch erforderlich, dass einfache Übersichten etwa in Form von Dashboards zur Kontrolle der Einhaltung von Anforderungen existieren.
- Reporting: Für wesentliche Daten müssen Reporting-Funktionen zur Verfügung stehen, damit die Qualität des Arbeitsschutzes auch objektiv messbar ist.
Die sorgfältige Auswahl der richtigen Lösung hilft dabei, den Arbeitsschutz nachhaltig zu erhöhen.
Fazit: Arbeitssicherheit-Software wird zur Standardanwendung
Arbeitsschutz ist aufgrund seiner zunehmenden Komplexität zunehmend daten- und prozessgetrieben. Digitale Systeme sorgen dafür, dass Risiken minimiert werden und dennoch der Verwaltungsaufwand nicht ausufert. Unternehmen profitieren auf allen Ebenen von Transparenz und einer ganzheitlichen Compliance. Eine moderne, spezialisierte Arbeitssicherheit-Software ist einer der wichtigsten Bausteine für den effizienten Arbeitsschutz.
