Lagerverwaltungssystem smart gestalten mit Timly

Das Lagerverwaltungssystem – Funktionen und Abläufe

Um die lagerinternen Prozesse in komplexen Lagern abzubilden, sind bestimmte Anforderungen an ein Lagerverwaltungssystem (LVS) zu stellen. Der Datenbestand sollte zentral gespeichert werden und möglichst unkompliziert von unterschiedlichen Orten aus zugreifbar sein. Timly Inventarverwaltung hat dies mit einem Cloudspeicher gelöst. Anwender müssen sich um Administration und Absicherung des Netzwerks nicht kümmern. Timly garantiert die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften und stellt mit dem feingranularen Berechtigungssystem ein Werkzeug, um den Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit gerecht zu werden.

Entscheidend ist, dass lediglich eine Internetverbindung erforderlich ist, um Timly zu nutzen. Hierdurch können Mitarbeiter auch von wechselnden Arbeitsorten und aus dem Homeoffice das Lagerverwaltungssystem bedienen. Im System lassen sich flexible Waren- und Materialkategorien anlegen. Für Inventargegenstände können komplexe Informationen und Dokumentationen hinterlegt werden. Massenartikel lassen sich als Verbrauchsmaterial deklarieren und werden in erster Linie über die vorrätige Stückzahl definiert. Damit lässt sich auch der Materialbedarf im Unternehmen sehr genau betrachten und analysieren.

Um das Profil einer Warengruppe aufzurufen, stehen QR-Codes zur Verfügung, die als Aufkleber am Lagerort oder an hochwertiger Ware angebracht werden können. Bei einer Warenbewegung scannt jeder berechtigte Lagermitarbeiter den QR-Code ein und dokumentiert Ausgaben an Personen, Umlagerungen an andere Orte sowie Warenzugänge ohne Aufwand.

Für jede verwaltete Kategorie bleibt eine Historie im System abgelegt. So ist immer nachvollziehbar, wann welches Material an wen ausgegeben wurde. Erreicht eine Warenkategorie einen kritischen Füllstand, so sind automatisierte Benachrichtigungen an zuständiges Personal oder externe Dienstleister möglich. Auf diese Weise entfällt eine zeitaufwändige Bestandskontrolle. Das Risiko, aufgrund fehlender Materialien Arbeitsausfälle zur verursachen, sinkt auf nahezu null.

Vorteil Lagerverwaltungssystem: App als Optimierungs-Faktor

Smartphones und Tablets haben sich als Multifunktionsgeräte in vielen Bereichen durchgesetzt. Da die meisten Mitarbeiter bereits über ein entsprechendes mobiles Endgerät verfügen, bietet Timly für den Zugriff auf den Datenbestand des Lagerverwaltungssystems eine App. Die Kamera des Mobilgerätes dient dabei zugleich als Barcode-Scanner, mit dem ein QR-Code eingelesen und das hinterlegte Profil aufgerufen wird. Damit können Mitarbeiter auf Montage oder auf Baustellen Materialverbrauch in Echtzeit dokumentieren.

Da bei Timly auch ein Kundendienstfahrzeug als sogenannter Container für zugeordnete Materialien definiert werden kann, muss sich der Monteur vor Ort keine Gedanken über Füllstände von Verbrauchsgegenständen machen. Die Lagerverwaltung-Software sendet ihm oder den zuständigen Mitarbeitern im Lager automatisiert eine Benachrichtigung. Zugleich ist dokumentiert, welche Teile an einem Arbeitsort verbaut wurden. Ein zusätzliches ERP-System ist nicht notwendig, damit der komplette innerbetriebliche Materialfluss geplant werden kann.

Lagerverwaltungssystem – Excel ist keine Alternative mehr

Excel galt lange Zeit als das ultimative Programm für die fortschrittliche Verwaltung von unterschiedlichsten Informationen. Formeln und Makros automatisierten bis dahin manuell durchgeführte Eingaben und Berechnungen. Doch die Software stammt aus der Zeit, als Einzelplatz-PCs technischer Stand der Dinge waren. Die Darstellung auf Mobilgeräten ist kaum zumutbar. Je umfangreicher Datensätze werden, desto unübersichtlicher sind die Tabellen.

Ein Cloud-basiertes Lagerverwaltungssystem wie Timly ist für die Mehrbenutzerfähigkeit konzipiert. Die dynamische Darstellung von Informationen wird in Echtzeit aus der Datenbank generiert. Nutzer sehen ausschließlich notwendige Informationen. Bedienfelder in der App sind so gestaltet, dass sie auch bei schwierigen Witterungs- und Sichtbedingungen vor Ort nutzbar sind. Dies verringert die Fehlerquote im Alltag und sorgt für notwendige Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Sind Eingabeprozesse kompliziert gestaltet, verursachen sie Störungen in den Arbeitsabläufen. Es erhöht sich das Risiko, dass eine vorgeschriebene Dokumentation von Warenbewegungen aus Zeitmangel unterbleibt.

Gibt es ein professionelles Lagerverwaltungssystem kostenlos?

Die Einführung eines professionellen Lagerverwaltungssystems verursacht zusätzliche Kosten. Verantwortliche in Unternehmen stehen in der Pflicht, eine ständige Kontrolle und Optimierung der laufenden Ausgaben vorzunehmen. Der Einsatz kostenloser Software ist eine Alternative, die vor der Einführung eines neuen Systems geprüft werden sollte. Übersteigt die Funktionalität einer Software eine bestimmte Komplexität, so ist Freeware oder Open-Source-Software nicht mehr konkurrenzfähig. Verantwortungsvoll und sicher verwalteter Cloudspeicher kostet Geld.

Wird eine Software zudem für eine Schlüsselfunktion wie die Verwaltung der Warenwirtschaft in einem Unternehmen genutzt, sind eine beständige Fortentwicklung und die Verfügbarkeit eines professionellen Supports unabdingbar. Das zeitnahe Bereitstellen regelmäßiger Sicherheitsupdates und das Anpassen von Funktionen an aktuelle Anforderungen sind im professionellen Umfeld ein nicht verhandelbarer Mindeststandard.

Deckt eine Inventar Software hingegen nicht den gesamten benötigten Funktionsumfang ab, wird ein Einsatz schon deswegen unwirtschaftlich, weil das Führen mehrerer Datenbestände in unterschiedlichen Systemen Arbeitsabläufe verkompliziert, verlangsamt und dadurch letztlich höhere Kosten verursacht, als sie mit professionellen Warehouse-Management-Systemen wie Timly entstehen.