Eine Inventur in der Gastronomie dient nicht nur der jährlichen Bestandsaufnahme des Inventars. Diese ist für viele Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben und Bestandteil der Bilanzpflicht. Präzise Ergebnisse liefern darüber hinaus jedoch auch wertvolle Daten über Einrichtungsgegenstände, Arbeitsmaterial und Waren. Das hilft bei der Kostenkontrolle und bei der Koordination des Wareneinsatzes.

Deswegen entscheiden sich Inhaber von zahlreichen Restaurants, Hotels und Caterern aktiv dafür, eine gründliche Inventur durchzuführen. Dies sogar, obwohl sie dazu nicht verpflichtet wären. Die Vorteile liegen auf der Hand, bessere Transparenz, das Entdecken von Verlusten und Schwund sowie die solide Datenbasis sind gute Argumente dafür.

Wir zeigen, worauf Gastronomen bei der Inventur achten sollten und welche Besonderheiten für die Branche gelten. Zudem gehen wir auf die Vorteile einer digitalen Inventarverwaltung ein, die eine kontinuierliche Bestandsverwaltung vereinfacht und den damit verbundenen Aufwand minimiert.

Was ist eine Inventur in der Gastronomie?

Die Inventur Gastronomie umfasst die vollständige Erfassung aller vorhandenen Bestände. Das gilt also nicht nur für Vorräte, etwa Lebensmittel und Getränke, sondern auch für Non-Food-Artikel wie Geschirr oder Küchengeräte. Die Bestandsaufnahme erfolgt entweder via körperliche Inventur (durch Zählen, Wiegen, Messen) oder buchmäßig (z. B. bei Forderungen, Verbindlichkeiten, Lizenzen).

Gesetzlich ist eine Inventur nur für bilanzierende Unternehmen verpflichtend (§ 240 HGB). Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € und einem Gewinn unter 80.000 € sind gemäß § 241a HGB ausgenommen. Sie profitieren aber dennoch von einer regelmäßig durchgeführten Inventur.

Warum brauchen Gastronomiebetriebe eine genaue Warenbestandsaufnahme?

Da die Bestandsaufnahme umfassend ist und etwa auch Außenstände oder Investitionen beinhaltet, zeigt sie im Verlaufe der Jahre die finanzielle Entwicklung des Unternehmens auf. So kann etwa abgeglichen werden, ob Investitionen zu einer Steigerung des Umsatzes geführt haben und lohnend waren. Ist hier eine Fehlentwicklung erkennbar, können Verantwortliche rechtzeitig gegensteuern.

Inventur in der Gastronomie Restaurant

Die regelmäßige Kontrolle von Warenbeständen ist in der Gastronomie besonders wertvoll, da Lebensmittel in kurzer Frequenz verbraucht werden und daher womöglich gar nicht auffällt, wenn die Menge eingekaufter Rohstoffe nicht mit den erzielten Einnahmen zusammenpasst. Gründe können entweder ein falscher Einsatz, Schwund durch verdorbene Ware oder gar Diebstahl sein.

Auf Basis der ermittelten Zahlen ist es hingegen möglich, den Wareneinkauf zu optimieren oder das Angebot im Gaststättenbereich anzupassen. Zudem ist auf diese Weise eine effektive Kontrolle gewährleistet. Dies kann auch abschreckende Wirkung bei potenziellem Warendiebstahl erzielen.

Ablauf der Inventur in der Gastronomie

Grundsätzlich folgt die Bestandsaufnahme immer dem gleichen Muster – unabhängig von der Branche. Da sie in den meisten Unternehmen nur einmal im Jahr durchgeführt wird, ist es dennoch wichtig, das Vorgehen festzuschreiben. Ein Grund ist beispielsweise die Vergleichbarkeit der Ergebnisse. Diese ist gesetzlich gefordert, hat zudem auch einen hohen betriebswirtschaftlichen Wert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine strukturierte Planung ist also von besonderer Bedeutung. Sie sorgt für Handlungssicherheit und vermeidet Missverständnisse.

Der Inventurablauf gliedert sich in folgende Schritte:

  1. Terminfestlegung: Grundsätzlich ist die Stichtagsinventur vorgeschrieben, die zum Ende des Geschäftsjahres stattfindet, also am 31.12. Hier sind aber Ausnahmen vorgesehen, etwa in Form der verlegten Inventur. In der Gastronomie sind die Feiertage oftmals die umsatzstärkste Zeit. Entsprechend ist hier sinnvoll, auf den Januar auszuweichen. Im Hotelgewerbe hingegen ist die vorverlegte Inventur möglicherweise die bessere Wahl – beispielsweise im November.
  2. Zeitplan & Personal: Je nach Betriebsgröße ist mit einem Aufwand von mehreren Stunden bis hin zu mehreren Tagen zu rechnen. Im Gastgewerbe ist es alternativlos, die Bestandsaufnahme außerhalb der Geschäftszeiten durchzuführen. Etwa an Ruhetagen oder innerhalb von Betriebsferien. Der Einsatz von Aushilfskräften beschleunigt den Prozess.
  3. Teams & Verantwortlichkeiten: Es werden Zweierteams, bestehend aus einem Zähler und einem Protokollanten gebildet. Diese bekommen einen klar umrissenen Bereich zugewiesen, also zum Beispiel das Lager oder die Küche.
  4. Vorbereitung der Räumlichkeiten: Alle Bereiche müssen aufgeräumt und unzugänglich für Unbefugte sein. Beschriftungen erleichtern die Orientierung für die Teams. Artikel werden immer je Gruppe erfasst. Lebensmittel beispielsweise nach den Kategorien Fleisch, Fisch, Gemüse, usw. Auch verdorbene Artikel werden erfasst und ihr Zustand mit aufgenommen. Würden sie undokumentiert entsorgt werden, könnte dies zu unerklärlichen Fehlbeständen führen.
  5. Zählen, Wiegen, Messen: Gerade in der Gastronomie lassen sich die Warengruppen mittels der „klassischen“ Methoden, also manuelles Zählen, Abwiegen und Messen von Flüssigkeiten, erheben.
  6. Dokumentation der Ergebnisse: Alle Daten werden auf einer Inventurliste Gastronomie festgehalten. Gleichzeitig erfolgt die Kennzeichnung bereits erfasster Abschnitte.
  7. Abgleich mit Warenwirtschaftssystemen oder Excel: Die Ergebnisse sollten möglichst zeitnah mit den Buchwerten abgeglichen werden. So werden Differenzen schnell erkannt.
  8. Bewertung der Bestände: Die Bewertung muss zu den Einkaufspreisen am Bilanzstichtag erfolgen. Dies ist insbesondere bei der verlegten Inventur wichtig.

Inventurlisten und Vorlagen für die Gastronomie

Die Inventurliste Gastronomie ist essenzieller Bestandteil der Inventur. Sie listet Sorten, Mengen, Einheiten, Preise und Gesamtwerte übersichtlich auf.

Inventur in der Gastronomie mit Software

Dabei gibt es unterschiedliche Formen:

  • Vorlage einer Inventurliste in der Gastronomie (Excel, PDF): Excel-Tabellen eignen sich für Bestände mit einer übersichtlichen Menge an Warengruppen. Der gleichzeitige Zugriff von mehreren Endgeräten ist grundsätzlich möglich, sorgt aber in der Praxis gelegentlich für Kollisionen. PDF-Formulare gibt es in ausfüllbarer. Ebenso können sie eine Vorlage für den Ausdruck sein.
  • Muster einer Inventurliste in der Gastronomie (kostenlos): Oft sind Downloads kostenlos verfügbar. Tipp: Die Vorlagen sind meist anpassbar an die eigenen Bedürfnisse. Wenn Sie diese nicht von Grund selbst entwerfen, sparen Sie wertvolle Zeit.

Benötigte Angaben in der Inventurliste Gastronomie

Je nach Anforderung vor Ort sind verschiedene Kategorien notwendig und sinnvoll. Allerdings müssen einige Werte zwingend verwendet werden, um den Anforderungen an die Bestandsaufnahme gerecht zu werden:

  • Artikelbezeichnung: Eindeutige Betitelung des Artikels
  • Artikelnummer: Interne Nummer zur Identifizierung
  • Einheit/Menge: Anzahl mit Messeinheit
  • Einzel- und Gesamtpreis: Zur Nachvollziehbarkeit muss der Einzelpreis gesondert ausgewiesen werden
  • Kategorie (Lebensmittel, Getränke, Nonfood): Hilfreich für die Übersicht und Sortierung

Eine gut gestaltete Vorlage sorgt für Klarheit, beugt Fehlern vor und erleichtert die spätere Auswertung.

Beispiele und Musterinventuren

Eine typische Inventur in der Gastronomie kann zum Beispiel so aussehen:

Lebensmittel wie Fleisch, Fisch, Gemüse werden einzeln gewogen, gezählt und dokumentiert. Besonderes Augenmerk gilt hierbei der Hygiene. Daher sollte hier nur Fachpersonal zum Einsatz kommen. Getränke werden gesondert nach Flascheninhalt und offenem Fassbestand erfasst. Geöffnete Gebinde müssen ggf. durch Dosiersysteme oder Messstäbe kontrolliert werden. Die Handhabung von Non-Food-Artikel (z. B. Geschirr, Küchengeräte) ist hingegen einfacher. Sie werden auf bekannte Weise gezählt.

Muster-Inventurliste Gastronomie:

Eine einfache und übersichtliche Muster-Inventurliste für die Gastronomie kann wie folgt aussehen:

Kategorie Artikelname Einheit Menge Einkaufspreis Gesamtwert
Lebensmittel Rinderfilet kg 3 25 € 75 €
Getränke Rotwein Flasche 10 8 € 80 €
Nonfood Teller Stück 100 2 € 200 €

Herausforderungen und Tipps zur Optimierung

Die Inventur in der Gastronomie unterliegt ein paar Besonderheiten. Die Bestandsaufnahme muss konzentriert und häufig in einem eng gesteckten Zeitfenster erfolgen. Personal ist oft knapp und ohnehin schon an der Belastungsgrenze. Verderbliche Waren müssen sehr sorgsam behandelt werden. Zudem verlieren abgelaufene Lebensmittel ihren Wert, da sie nicht mehr verwendet werden dürfen. Daher ist eine gesonderte Erfassung notwendig.

Bei der Durchführung wird häufig Schwund oder das Auftreten von Fehlbeständen festgestellt. Dies kann verschiedene Gründen haben. Nicht nur Diebstahl kommt infrage, auch falsche Buchungen oder fehlerhafte Lieferungen sind mögliche Ursachen.

Effektive Lösungsansätze

Mitarbeiter sollten frühzeitig in die Planungen einbezogen werden. Der Einsatz von Aushilfen ist sinnvoll, aber nur, wenn eine ausreichende Schulung vorgesehen wird. Verfügbarkeit von Personal sollte eines der Hauptkriterien bei der Terminwahl sein.

Bei der Durchführung helfen übersichtliche und klar benannte Inventurlisten. Transparent sollten Kontrollen und stichprobenartige Überprüfungen angekündigt und durchgeführt werden. Dabei sollte klargestellt werden, dass dies ausschließlich der Qualitätssicherung dient (Vier-Augen-Prinzip).

Unterschätzt wird häufig die Bedeutung der Nachbereitung. Auftretende Probleme lassen sich dabei identifizieren und für Folgejahre vermeiden. Hinweise der durchführenden Mitarbeiter sind dabei sehr wertvoll und fördern einen Austausch auf Augenhöhe.

Digitale Inventur in der Gastronomie: Timly als Lösung

Eine universelle Inventarverwaltung wie Timly unterstützt den Prozess der Inventur Gastronomie. Darin werden Assets aller Art in Echtzeit verwaltet. Einfache und intuitive Buchungsmöglichkeiten per QR-Code und App helfen dabei, Bestände über das ganze Jahr zu verfolgen. Das spart Zeit bei der Inventur und sorgt für effiziente Prozesse.

Vorteile der Timly-Software:

  • Mobile Zählung durch Barcode-Scan, jederzeit per Smartphone oder Tablet möglich
  • Echtzeit-Updates und zentrale Datenspeicherung in der Cloud
  • Automatische Auswertungen und nahtlose Integration in bestehende Warenwirtschaftssysteme
  • Einfache Verwaltung sämtlicher Vermögenswerte – von Lebensmitteln bis zum Geschirr
  • Überwachung von Mindest- und Maximalbestände mit automatisierten Benachrichtigungen für effiziente Lagerverwaltung
  • Effizienzsteigerung und Entlastung des Personals nicht nur bei der Inventur

Durch die Modernisierung der Inventur mit Timly reduzieren Gastronomiebetriebe den Arbeitsaufwand, minimieren Fehler und schaffen Transparenz auf Knopfdruck. Das System unterstützt sowohl große Hotelketten als auch kleine Restaurants dabei, ihre Inventuren zuverlässig, schnell und sicher durchzuführen.

Fazit: Empfehlung für die Praxis

Die Inventur in der Gastronomie ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Warenmanagements – auch unabhängig von der gesetzlichen Pflicht. Sie bringt Transparenz, Kostenkontrolle und signalisiert Fehler oder Schwund frühzeitig. Die Kombination aus guter Vorbereitung, klaren Prozessen und digitaler Unterstützung – etwa durch eine innovative Lösung wie Timly – garantiert nachhaltigen Erfolg in Gastronomiebetrieben aller Größen und Ausrichtungen.

Timly ist ein verlässlicher Partner bei der digitalen Inventur in der Gastronomie – praxisnah, anwenderfreundlich und rechtskonform.

FAQs: Häufige Fragen zur Inventur in der Gastronomie

Eine Inventur ist nur für bilanzierende Unternehmen nach § 240 HGB verpflichtend. Betriebe mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € und einem Gewinn unter 80.000 € sind gemäß § 241a HGB davon ausgenommen, profitieren aber dennoch von einer regelmäßigen Bestandsaufnahme.

Grundsätzlich ist die Stichtagsinventur zum 31.12. vorgeschrieben, jedoch bietet sich für Restaurants aufgrund des umsatzstarken Weihnachtsgeschäfts eine verlegte Inventur im Januar an. Im Hotelgewerbe ist häufig eine vorverlegte Inventur, etwa im November, die praktikablere Lösung.

Erfasst werden nicht nur Vorräte wie Lebensmittel und Getränke, sondern auch Non-Food-Artikel wie Geschirr und Küchengeräte sowie buchmäßige Werte wie Forderungen oder Verbindlichkeiten. Die körperliche Bestandsaufnahme erfolgt durch Zählen, Wiegen und Messen.

Der Ablauf umfasst Terminfestlegung, Personalplanung, Teambildung, Vorbereitung der Räumlichkeiten, das eigentliche Zählen/Wiegen/Messen, die Dokumentation sowie den Abgleich mit dem Warenwirtschaftssystem. Abschließend erfolgt die Bewertung der Bestände zu den Einkaufspreisen am Bilanzstichtag.

Zwingend erforderlich sind Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Einheit/Menge, Einzel- und Gesamtpreis sowie die Kategorie wie Lebensmittel, Getränke oder Nonfood. Eine übersichtliche Struktur beugt Fehlern vor und erleichtert die spätere Auswertung.