Einfache Inventarisierung von IT: effizientes Management von Hardware und Software

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Funktionsstarke IT Inventarverwaltung für Unternehmen aller Branchen
• Kann man für die IT Inventarisierung eine Excel Vorlage nutzen?
• Moderne Software zur Inventarisierung von IT-Hardware
• Komplette Inventarisierung von Software, Geräten, Möbeln und Fahrzeugen

Funktionsstarke IT Inventarverwaltung für Unternehmen aller Branchen

Wie kann eine zeitgemäße und effiziente Inventarisierung von IT gelingen? Gibt es vielleicht eine Software, die Unternehmen und Mitarbeitern das Verwalten von IT-Geräten und Lizenzen gemeinsam mit dem weiteren Firmeninventar ermöglicht?

Tatsächlich gibt es eine bewährte Lösung zur digitalen Inventarisierung der gesamten IT Infrastruktur: Timly hat nicht nur die Zustände von Firmenfahrzeugen, die Standorte von Werkzeugen oder die Nutzung von Software Assets im Blick. Vielmehr hilft unser Inventarprogramm bei der umfassenden Inventarisierung der IT.

Nicht erst vor dem Hintergrund, dass Home Office-Regelungen in den letzten Jahren großzügiger wurden, werden durchdachte Inventarisierungslösungen in allen Branchen benötigt. Generell wird die Inventarisierung von IT spätestens dann ein Thema, wenn ein Unternehmen eine gewisse Größe erreicht. Es gilt, den Überblick über Firmengeräte, die auf Dienstreisen und bei Mitarbeitern zu Hause sind, zu bewahren.

Dazu kommen Computer und Peripheriegeräte, die in Firmenbüros, Werkstätten oder Lagern im Einsatz sind. Spätestens, wenn Sie bemerken, dass Angestellte und Leitungspersonen häufig fragen „Wer hat eigentlich jenes Gerät und wo ist es?“, sollten Sie einen Plan dazu entwickeln, was eine Software zur Inventarisierung der IT für Sie tun kann.

Vergessen Sie auch nicht, dass zunehmend virtuelle Maschinen genutzt werden und dass man sich beim IT Asset Management nicht ausschließlich auf Active Directory verlassen kann. Ein professionelles Programm zur IT Inventarisierung, wie Timly, lässt sich an Ihren konkreten Bedarf anpassen.

Die verwendeten Felder der internen Datenbank sowie die Nutzerschnittstelle können so aufgebaut werden, dass Mitarbeitende ganz unterschiedlicher Abteilungen mit der Inventarsoftware rasch Antworten zum Beispiel darauf finden, wie oft bestimmte Geräte kaputt sind oder wie es um die Sicherheit eines Inventarguts bestellt ist. Dabei hilft Timly dabei, neben der installierten Software und der Hardware auch die Möbel und weiteres Firmeninventar im Blick zu behalten.

Kann man für die IT Inventarisierung eine Excel Vorlage nutzen?

Sie müssen nicht unbedingt mit einer agentenbasierten Inventarisierung arbeiten. Man kann durchaus auf Eintragungen durch Menschen setzen, aber es sollten dafür gute Hilfsmittel vorhanden sein. Viele Unternehmen verwalten ihr IT-Inventar (und oft auch anderes Inventargut) noch immer manuell.

Doch Papierlisten können verloren gehen und Magnetbretter sind in ihrer Funktion stark eingeschränkt. Bei einem Missgeschick ist häufig kein Backup vorhanden. Die IT Inventarisierung ohne eine professionelle Datenbank im Hintergrund ist daher ineffizient.

Wenn Sicherheitsrisiken durch schlecht verwaltetes Inventar bestehen, ist das nicht nur ineffizient, sondern letztendlich gefährlich. Zu den ungenügenden Praktiken der Inventarisierung von IT gehören auch Excel-Listen. Diese lassen sich nicht auf allen Mitarbeiter-Geräten von allen Standorten aus gut anzeigen.

Außerdem gestaltet sich die Einbindung von Bildern, PDFs oder GPS-Daten schwierig. Des Weiteren können in eiligen Situation Fehler bei der Zuordnung geschehen, die unter Nutzung einer Inventardatenbank und von einscannbaren Etiketten an den Geräten nicht passieren würden.

Wer bei der Software Inventarisierung auf kostenfreie DIY-Varianten setzt, riskiert Opportunitätskosten. Mangelhafte Inventarisierung der IT führt zum Vergessen von Prüfpflichten, Wartungszeiträumen oder Lizenzabläufen. Computer oder kleinere IT-Geräte können verloren gehen. Mitarbeiter verbringen unnötig viel Zeit mit dem Aufsuchen von stationären Inventarplänen oder verwechseln Lizenzen und Geräte.

Um diese und ähnliche Szenarien zu vermeiden, entscheiden sich verantwortungsbewusste Unternehmen langfristig für eine professionelle Lösung zur IT-Inventarisierung, die mit individuellem Support überzeugt.

Moderne Software zur Inventarisierung von IT-Hardware

Neben dem Fristenmanagement bietet Timly auch die Option, Dokumentationen oder Betriebsanleitungen direkt auf dem Datenblatt eines IT Assets zu hinterlegen. So brauchen Ihre Kollegen nicht lange suchen, wenn sie eine Detailfrage zum Gerät oder auch zu einem Werkzeug bzw. Fahrzeug haben.

Im Falle eines Hardware-Defektes ist eine gute Inventarisierungssoftware besonders nützlich. Sie erhebt nicht nur Statistiken zu den Ausfallquoten der Unternehmens-Assets, sie ermöglicht auch das Tracking von Defekten und Mängeln über ein internes Ticketing System und bietet eine Anbindung externer Service-Dienstleister.

In Zeiten, in denen mobiles Arbeiten immer relevanter wird, ist eine cloudbasierte Inventarisierung der IT wichtiger denn je. In Verbindung mit unserer Inventar-App lassen sich Änderungen zu Geräte-Standorten oder -Zuständen unkompliziert von mobilen Geräten aus eintragen.

Schließlich genügt dank der QR-Code-Etiketten das einfache Scannen mit der Handykamera, um sofort die richtige Seite zum Unternehmens-Asset in der Software aufzurufen. Sollte der Wunsch danach bestehen, konfigurieren wir die Inventarisierungssoftware aber auch so, dass sie on premise nutzbar ist. Das Timly-Team berät Sie (auch darüber hinausgehend) gern dazu, wie Ihr Unternehmen optimal seine IT inventarisieren kann.