Gerätemanagement in Unternehmen: geringer Aufwand dank Verwaltungssoftware

Um die Nutzung für möglichst viele Mitarbeiter*innen zu vereinfachen, sollte eine moderne Geräteverwaltung für Apple-, Android- und andere Mobilgeräte verfügbar sein. Zudem muss sie sich unkompliziert auf Desktopgeräten und Notebooks aufrufen lassen. Die Zugriffsmöglichkeit auf das Gerätemanagement per Smartphone-App (via QR-Code-Scan) ist eine der Säulen der immer weiter verbreiteten Inventarverwaltungssoftware Timly. Ein weiteres Grundprinzip ist die zentrale Speicherung der Gerätedaten in der sicheren, europäischen Cloud.

Optimalerweise gehen die Funktionen einer guten Gerätemanagement-Software über die reine Inventarisierung hinaus. Viele Unternehmen bestätigten bereits die Nützlichkeit der Module „Wartungsplaner“ und „Inventurmodus“ von Timly. Ein zufriedener Timly-Anwender ist der Linzer Kühltechnik-Spezialist Hauser. Das Unternehmen entschied sich für eine modulare Gerätemanagement-Software, um seine über 5.000 Geräte besser zu verwalten.

Konkrete Anliegen waren etwa die schnellere Identifizierung reparaturanfälligen Inventars und die Automatisierung des Wartungs- und Service Managements. Beim Inventar von Hauser handelt es sich um IT-Ressourcen, Werkzeuge und andere Geräte. Die Einführung der Software verlief laut Unternehmensverantwortlichen auch deshalb problemlos, weil die digitale Geräteverwaltung für Mitarbeiter*innen selbsterklärend zu handhaben ist.

Ist eine Geräteverwaltung-Software, die kostenlos ist, sinnvoll?

Einige Firmen versuchen, mit einer Gerätemanagement Freeware Lösung ihre Verwaltungsprobleme zu beheben. Doch im Bereich Geräteverwaltung sind Open Source und unregelmäßige Updates weniger hilfreich als feste, fachkundige Ansprechpartner*innen, wenn es um die individuelle Anpassung der Software an die Unternehmensbedürfnisse geht.

Die Inventarverwaltung mit Freeware kommt allenfalls für ehrenamtliche Vereine oder sehr kleine Betriebe in Frage. Sobald es um größere Inventarmengen und die Verantwortung für hochpreisige Objekte geht, brauchen Sie eine wirklich zuverlässige, bewährte Softwarelösung.

Durch ineffiziente Verwaltung mit statischen Excel-Listen oder gar Papiertabellen und -listen in Lager oder Werkstatt entsteht in vielen Fällen eher Chaos als gelungenes Gerätemanagement. Ausleihprozesse werden nicht korrekt vermerkt, Magnete fallen von der Tabelle ab, Exceldateien werden nicht rechtzeitig gespeichert oder Dokumente werden verlegt, weil die zuständige Bearbeiterin gerade nicht anwesend war.

Die Liste möglicher menschlicher und strukturbedingter Fehler ist lang. In der Folge gehen viele Informationen verloren, Geräte werden nicht ausreichend gewartet oder können nicht zum richtigen Zeitpunkt gefunden und genutzt werden.