Systèmes de gestion des actifs : les différentes solutions

Quelles sont les solutions de gestion des actifs ?

Les systèmes de gestion des actifs sont des plateformes logicielles spécialement conçues pour permettre aux entreprises de stocker, gérer, classer et distribuer une grande variété d’actifs numériques, tels que des documents et des images. Ces systèmes se sont révélés être un élément important du fonctionnement des entreprises prospères, car ils leur permettent de gérer d’énormes volumes de contenu numérique à partir d’un seul endroit. Il existe plusieurs façons d’utiliser ce type de système, comme dans les exemples suivants :

• Gestion des documents : Des outils tels que Timly peuvent être utilisés pour organiser et suivre les documents commerciaux importants tels que les contrats, les politiques et les rapports. Ils garantissent que ces documents sont facilement accessibles et stockés en toute sécurité, ce qui simplifie le processus de récupération et de gestion des documents.
• Suivi des licences et des certifications : Les entreprises peuvent utiliser Timly pour gérer les enregistrements numériques des licences, des certifications et d’autres documents importants. Cette fonction permet de suivre les dates d’expiration, les exigences de renouvellement et l’état de conformité.
• Gestion d’inventaire en ligne : Les systèmes tels que Timly rationalisent la gestion de vastes inventaires de produits ou de services numériques pour les entreprises. Ils facilitent l’organisation, le suivi et l’accessibilité de ces actifs numériques, améliorant ainsi leur utilisation efficace dans les activités de l’entreprise.
• Tenue d’archives pour les manuels de formation numériques : Les systèmes ge de gestion des actifs peuvent être utilisés pour gérer et organiser le matériel et les ressources de formation numérique. Cela permet de savoir quels matériels sont utilisés, de connaître leur efficacité et de les tenir à jour.
• Planification de la maintenance et des mises à jour des outils numériques : Pour les entreprises qui dépendent d’outils et de logiciels numériques, les solutions de gestion d’inventaire comme Timly peuvent aider à planifier et à suivre la maintenance et les mises à jour, garantissant ainsi que tous les outils numériques sont maintenus à jour et fonctionnent de manière optimale.
• Attribution et planification des actifs : Gérez et suivez l’utilisation des actifs tels que le matériel, les logiciels etc.

Le choix de l’outil de gestion des ressources numériques le plus approprié à votre entreprise vous permettra de vous assurer qu’il fonctionne comme vous le souhaitez. Si vous êtes à la recherche d’une solution polyvalente et facile à mettre en œuvre, optez pour Timly.

Applications dans le monde réel

En raison de la grande utilité des systèmes de gestion des actifs numériques, il peut être difficile de visualiser exactement comment ils peuvent être appliqués efficacement aux entreprises – en particulier si vous n’avez jamais utilisé ce type de système auparavant. Pour vous aider à mieux comprendre la souplesse de cette solution, nous allons passer en revue quelques applications réelles des systèmes de gestion des actifs numériques.

Logistique

Les entreprises qui travaillent dans le domaine de la logistique peuvent tirer plusieurs avantages de l’utilisation de solutions DAM telles que Timly. Qu’il s’agisse d’améliorer la coordination entre les fournisseurs, les distributeurs et les clients ou d’optimiser le suivi et la récupération des actifs, ces systèmes permettent aux organisations logistiques de fonctionner avec une efficacité maximale. Cela permet de réduire les délais de livraison et peut même contribuer à orienter la prise de décision stratégique du haut vers le bas.

La construction

Le secteur de la construction s’appuie sur une gestion efficace pour garantir la réussite des projets. Les solutions DAM telles que Timly peuvent contribuer à améliorer l’efficacité en créant un référentiel centralisé pour les actifs tels que les plans, les plans de projet et les contrats. En les regroupant en un seul endroit, la collaboration est plus facile et optimisée. Ces outils peuvent également aider à résoudre les problèmes de réglementation et de conformité en fournissant un accès contrôlé aux documents sensibles et en maintenant des pistes d’audit.

Soins de santé

Les établissements de soins de santé, tels que les hôpitaux, bénéficient grandement de la puissance des systèmes de gestion des ressources numériques pour gérer leur collection sans cesse croissante de ressources numériques. Qu’il s’agisse de matériel d’éducation des patients ou de documentation de recherche, les systèmes de gestion des actifs numériques peuvent aider à catégoriser ces données et à les rendre facilement accessibles. Cela permet non seulement de s’assurer que les informations sont à jour et disponibles, mais aussi de rationaliser la collaboration.

Quels sont les types de systèmes de gestion des actifs numériques ?

Il existe plusieurs types de systèmes de gestion des actifs numériques, chacun visant à répondre à des besoins et à des utilisations spécifiques. Prendre le temps de s’informer sur ces différents types de systèmes de gestion des actifs numériques peut vous aider à trouver celui qui convient le mieux à vos besoins. Voici donc un aperçu des types de solutions de gestion des actifs numériques les plus courants :

• Sur le cloud : Les systèmes de gestion des actifs sur le cloud sont hébergés sur un serveur cloud, dont l’accès nécessite une connexion internet. Cette option est utile si vous ne souhaitez pas investir dans une infrastructure informatique et permet une certaine évolutivité.
• Sur site : Les solutions de gestion des actifs numériques sur site se trouvent dans les locaux physiques de l’entreprise, de sorte que vous avez besoin de votre infrastructure et de votre matériel pour cette option. Cette solution vous permet de mieux contrôler la sécurité et la gestion des données, ce qui la rend utile pour les organisations ayant des besoins élevés en matière de sécurité.
• Hybride : Un système DAM hybride réunit des solutions basées sur le cloud et des solutions sur site, offrant un mélange de stockage local et dans le cloud. C’est un bon choix si vous recherchez une certaine flexibilité en termes de stockage et d’accès, tout en bénéficiant d’une sécurité et d’un contrôle accrus.

D’autres solutions de gestion des actifs numériques sont disponibles pour des utilisations spécialisées, comme les systèmes de gestion des actifs de marque pour des éléments tels que les logos, les polices d’entreprise et les guides de style. Ou encore les systèmes de gestion des actifs produits, qui sont conçus pour faciliter la gestion des actifs numériques à tous les stades de la production.

Quels sont les logiciels de gestion des actifs ?

Il existe plusieurs solutions logicielles de gestion des actifs numériques, toutes dotées de caractéristiques uniques et de cas d’utilisation adaptés. Au fond, ils créent tous une plateforme unifiée pour le stockage, la catégorisation et le partage des actifs numériques, mais certains d’entre eux ont un objectif spécifique. Trouver la solution la plus adaptée à vos besoins peut vous aider à tirer le meilleur parti de votre système de gestion des actifs numériques, alors examinons quelques exemples pour vous aider à trouver l’option qui vous convient :

• Timly : Timly est une solution polyvalente de gestion des actifs numériques basée sur le cloud qui convient à un large éventail de secteurs, allant des actifs informatiques aux outils et machines. Cette utilité en fait un excellent outil polyvalent, offrant de nombreuses fonctionnalités à partir d’une plateforme intuitive.
• Adobe Experience Manager : Adobe Experience Manager fait partie d’Adobe Marketing Cloud et offre une gestion robuste des ressources numériques. Il est particulièrement adapté aux entreprises qui utilisent déjà la suite Adobe, car il s’intègre bien à cette plateforme.
• Canto : Canto est un système DAM qui convient bien aux petites entreprises, mais il est limité en termes d’évolutivité. Il s’agit d’une plateforme simple, facile à utiliser, mais limitée en termes de fonctionnalités.
• Daminion : Daminion est une solution DAM spécialisée destinée aux photographes et aux petites équipes. C’est une bonne option pour la gestion des photothèques numériques, mais elle a du mal à gérer les fichiers volumineux.
• Pimcore : Pimcore est une solution de gestion des ressources numériques à code source ouvert qui est assez avancée, mais qui nécessite beaucoup de personnalisation pour être utile. Il n’est pas conseillé d’utiliser cette plateforme si vous êtes novice en matière de systèmes DAM.

Quels sont les types de logiciels de gestion des actifs numériques ?

Comme nous l’avons évoqué plus haut, il existe aujourd’hui un grand nombre de systèmes de gestion des ressources numériques différents. Le choix que vous ferez dépendra en grande partie de vos besoins et de votre infrastructure actuelle. Les types de logiciels de gestion numérique les plus courants sont les suivants :

• Solutions DAM sur site
• Systèmes DAM basés sur le cloud
• Logiciel DAM hybride

Pour la plupart des entreprises, le choix d’un système basé sur le cloud comme Timly est une excellente option, car il vous permet d’évoluer sans investir dans une infrastructure informatique. De plus, un système comme Timly peut s’intégrer de manière transparente à vos activités actuelles et à vos systèmes existants à l’aide d’une API, ce qui permet d’améliorer la gestion des actifs en toute simplicité.

Quels sont les exemples de bibliothèques de gestion des actifs ?

Une bibliothèque de gestion des ressources numériques est un référentiel centralisé pour le stockage des ressources numériques. Vous trouverez une bibliothèque DAM dans la plupart des logiciels de gestion des ressources numériques, car c’est le principal moyen de stocker et de classer les ressources numériques. La structure fournie par ces bibliothèques est essentielle au fonctionnement d’un système de gestion des ressources numériques, car elle garantit que les utilisateurs disposent d’une plateforme unifiée pour accéder, partager et classer les différentes ressources numériques. Voici quelques exemples de bibliothèques de gestion des actifs numériques :

• Timly : Ce système DAM basé sur le cloud utilise une bibliothèque de gestion des actifs numériques pour stocker, classer et partager un large éventail d’actifs physiques et numériques et leurs fichiers d’accompagnement dans le format de votre choix.
• Cloudinary : Ce système DAM dispose d’une bibliothèque de gestion des actifs numériques spécialisée dans la gestion des médias. Les actifs numériques tels que les clips vidéo et les fichiers audio sont faciles à gérer dans cette bibliothèque.
• Daminion : Daminion dispose d’une bibliothèque conçue pour les photographes, ce qui en fait un outil idéal pour les photographies et les fichiers d’éditeurs d’images.

Quels sont les types de bibliothèques de gestion des actifs numériques ?

Il existe une grande variété de bibliothèques de gestion des ressources numériques qui couvrent tous les types de ressources numériques. Certaines options, comme Timly, sont conçues pour gérer tous les types de ressources numériques, tandis que d’autres se concentrent sur certains domaines. Ces domaines sont les suivants

• Bibliothèques de contrats : Une collection de toutes sortes de contrats, y compris des contrats de service, des contrats de partenariat et des contrats d’employés.
• Dossiers de formation du personnel : Dépôts numériques des documents de formation des employés, des certifications et des plans budgétaires.
• Base de données clients : Bases de données sécurisées contenant des informations sur les clients, l’historique des interactions et les détails des projets.
• Manuels de politiques et de procédures : Politiques, lignes directrices et procédures opérationnelles standard de l’entreprise stockées numériquement.
• Matériel de marketing : Collections d’actifs de marketing numérique tels que les publicités, les campagnes de courrier électronique et le contenu des médias sociaux.
• Documents juridiques : Dépôts de documents juridiques, de documents relatifs à la propriété intellectuelle et de documents relatifs à la conformité.
• Registres des actifs informatiques : Enregistrements numériques des équipements informatiques, des licences de logiciels et des calendriers de maintenance.
• Dossiers de gestion de projet : Archives numériques des plans de projets, des rapports d’avancement et de la correspondance y afférente.
• Dossiers de communication d’entreprise : Bibliothèques de communications internes, de procès-verbaux de réunions et d’annonces de l’entreprise.

Chaque type de bibliothèque DAM spécialisée est conçu pour répondre aux besoins spécifiques des industries et des secteurs. Bien qu’elles soient clairement ciblées, une solution plus polyvalente telle que Timly peut également s’avérer très efficace.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des actifs numériques ?

Un système de gestion des actifs numériques comprend une plateforme numérique centralisée pour gérer le contenu numérique comme les images, les documents ou d’autres fichiers multimédias. Contrairement à un système de gestion des actifs non numériques, les solutions DAM fonctionnent uniquement dans le domaine numérique, ce qui facilite la localisation et la distribution des actifs. Les systèmes numériques offrent également des fonctionnalités améliorées sous la forme de recherches avancées, d’une sécurité accrue et de la possibilité d’intégrer d‘autres applications telles que des systèmes de gestion de contenu.

Quelles sont les différences entre un système de gestion des actifs numériques et un système non numérique ?

Voici quelques-unes des principales différences entre un système de gestion des actifs numériques et un système non numérique :

• Stockage centralisé : Les systèmes numériques utilisent une plateforme unique et unifiée pour stocker tous les actifs numériques, les rendant ainsi accessibles de partout. Les variantes non numériques s’appuient sur un stockage physique et un catalogage manuel, ce qui est source d’erreurs et de désordre.
• Recherche avancée : Les solutions de gestion des ressources numériques offrent des fonctions de recherche avancées, telles que le marquage et les métadonnées, qui permettent de trouver rapidement la bonne ressource numérique. Dans un système non numérique, cela nécessite une recherche manuelle, ce qui prend du temps.
• Contrôle d’accès : Les systèmes numériques permettent de renforcer la sécurité en établissant des autorisations d’utilisation qui ne donnent accès qu’aux utilisateurs approuvés. La sécurité d’un système non numérique repose sur des protections physiques, ce qui est coûteux.
• Intégration : Les systèmes de gestion des actifs numériques permettent l’intégration avec d’autres plateformes numériques, telles que les systèmes de gestion de contenu. Cela n’est pas possible avec un système non numérique.

Exemples de systèmes de gestion des actifs non numériques

Bien qu’une grande partie des systèmes de gestion des actifs non numériques soient en train d’être remplacés par des équivalents numériques, il en existe encore dans certains secteurs. Ils ne s’appuient pas sur un logiciel pour fonctionner, mais sont donc loin d’être aussi flexibles, évolutifs ou fonctionnels. Voici quelques exemples de ces systèmes :

• Systèmes d’archivage sur papier
• Gestion des stocks physiques
• Salles d’archives et installations de stockage
• Médiathèques analogiques
• Registres de maintenance manuelle
• Tableaux et calendriers de planification
• Porte-cartes de visite

Dropbox est-il un système de gestion des ressources numériques ?

Dropbox est vendu comme un service de stockage et de partage de fichiers basé sur le cloud, mais il a le potentiel de fonctionner comme un système de gestion des ressources numériques très basique. Il peut fournir un emplacement centralisé pour le stockage, des capacités de partage de fichiers et des fonctions de recherche de base. Mais au-delà de cela, il est incroyablement limité en tant que système de gestion des ressources numériques. Il est dépourvu de :

• Toute forme de fonctionnalité de recherche avancée ou de métadonnées.
• Pas d’outils de gestion de flux de travail ou de projet.
• Pas de possibilité de personnaliser la plateforme ou de l’intégrer à d’autres systèmes.
• Un manque d’outils de reporting ou d’analyse.

Ainsi, bien qu’il puisse être utilisé comme un système DAM rudimentaire, il n’est pas vraiment adapté à l’objectif visé lorsqu’il s’agit de débloquer les avantages qu’offre une véritable solution DAM.

SAP est-il un système de gestion des actifs ?

SAP est un conglomérat qui propose une vaste gamme de solutions numériques, mais celles-ci relèvent d’une catégorie plus large, celle des progiciels de gestion intégrés (PGI). De plus, ces systèmes sont principalement axés sur les actifs physiques et ne constituent donc pas une forme viable de gestion des actifs numériques. Par conséquent, opter pour SAP vous fournira probablement de nombreux outils dont vous n’aurez pas besoin, sans pour autant vous offrir un moyen unifié de gérer l’ensemble de vos actifs. Il est préférable d’opter pour une solution de gestion des actifs spécialisée telle que Timly, qui répondra à tous vos besoins.

La nécessité de se doter d’un système de gestion des actifs numériques

La gestion des actifs numériques devient de plus en plus nécessaire en raison de l’augmentation du contenu numérique. Les entreprises de tous les secteurs d’activité s’appuient sur les actifs numériques pour fonctionner, et c’est le rôle d’un système de gestion des actifs numériques que d‘y contribuer. Voici quelques raisons pour lesquelles vous avez besoin de cette solution à notre époque :

Efficacité opérationnelle

Les solutions DAM créent une plateforme centralisée pour tous les actifs numériques, ce qui permet de réduire le temps nécessaire pour trouver les bons actifs. Elles rationalisent également de nombreux processus, tels que le téléchargement par lots ou l’étiquetage automatisé, ce qui permet de libérer des ressources. Elle peut également favoriser une plus grande collaboration en mettant les ressources numériques à la disposition de différents groupes. Tout cela permet de réduire la redondance dans les opérations sur le lieu de travail et de faire gagner beaucoup de temps à ceux qui y travaillent.

Sécurité des actifs et conformité

Les systèmes DAM sont un excellent moyen de renforcer la sécurité des ressources numériques, car ils offrent des contrôles d’accès robustes qui n’accordent des privilèges qu’aux utilisateurs autorisés. De plus, les sauvegardes régulières et le cryptage intégré contribuent à garantir la sécurité et la disponibilité des ressources numériques à tout moment. En termes de conformité, ces solutions garantissent que les actifs sont utilisés correctement et conformément aux dernières réglementations légales. Cela inclut même des éléments tels que les licences logicielles, de sorte que les entreprises sont moins susceptibles d’agir de manière non conforme.

Questions fréquemment posées sur les exemples de systèmes de gestion des actifs numériques