Le guide pour tout savoir sur la gestion d’inventaire informatique

La gestion d’inventaire informatique sert à suivre, gérer et optimiser le cycle de vie des actifs informatiques, de leur acquisition à leur fin de vie. Elle permet de maintenir une base de données complète des actifs informatiques, qu’il s’agisse de matériels, de logiciels ou d’équipements réseau.

Ses objectifs sont d’assurer :

• Gains d’efficacité, comme l’optimisation des actifs et l’amélioration des budgets et des prévisions.
• Conformité, notamment grâce à une gestion rigoureuse des enregistrements et au suivi des dernières mises à jour logicielles et matérielles.
• Réduction des risques, tels que les vulnérabilités de sécurité, la prévention du vol, l’assurance de la maintenance et la facilitation du recyclage et du retrait des actifs.

Mettre en place une gestion d’inventaire informatique permet aux entreprises de :

• Renforcer la prise de décision en exploitant l’analyse et le reporting, en intégrant des outils prédictifs IoT et en garantissant une planification stratégique efficace.
• Optimiser leurs opérations grâce au suivi centralisé des actifs, aux mises à jour automatisées des données et à une interface facilitant la gestion des actifs retirés.
• Améliorer leur sécurité en assurant la conformité, en offrant une visibilité sur les actifs et en réduisant les risques de violations de données.

Les principaux composants de la gestion d’inventaire informatique sont le matériel, les logiciels et les licences. Examinons ces éléments en détail :

Composants matériels :

• Informations sur les actifs, telles que le numéro de série, le fabricant et le modèle, ainsi que des données sur l’achat, l’emplacement et la garantie.
• Gamme d’appareils comprenant des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des imprimantes, des serveurs, des périphériques, des routeurs, des commutateurs et des pare-feu.
• État des actifs et identification d’éventuels défauts.

Composants logiciels :

• Applications incluant les systèmes d’exploitation comme Windows et les logiciels tels que Microsoft Office et Adobe.
• Versions des logiciels et compatibilité.

Composants liés aux licences :

• Types de licences, y compris les abonnements, les licences perpétuelles et les licences simultanées.
• Date d’expiration des licences, renouvellements et mises à niveau.
• Attribution des licences au personnel désigné.

Les bonnes pratiques de gestion de parc informatique reposent sur la création et la maintenance d’un inventaire précis et actualisé. Elles incluent :

• Automatiser la découverte des actifs à l’aide d’outils et de protocoles tels que DNS, ICMP et SNMP.
• Collecter des informations sur le matériel, les logiciels, l’emplacement, les codes-barres et les paramètres de configuration, puis les stocker dans une base de données centralisée.
• Vérifier et corriger les informations afin d’éliminer les erreurs potentielles dans les enregistrements.
• Gérer l’inventaire tout au long du cycle de vie, de l’approvisionnement à la mise au rebut, en assurant le suivi des actifs, des mises à jour logicielles, des mises à niveau matérielles et du retrait des actifs.
• Réguler les audits et la mise à jour des enregistrements en intégrant des processus adaptés.
• S’intégrer à d’autres systèmes, tels que les bases de gestion de configuration (CMDB), les outils de gestion des services informatiques (ITSM), les systèmes financiers et d’approvisionnement ainsi que les systèmes de sécurité de l’information.
• Exploiter le reporting et l’analyse pour optimiser l’utilisation des actifs, assurer la conformité des licences, planifier la maintenance et le remplacement du matériel, et analyser les coûts.

Pour assurer une gestion efficace et optimale de l’inventaire informatique, il est essentiel de :

• Mettre en place des techniques de découverte des actifs, telles que l’analyse réseau pour détecter les appareils, la réalisation d’audits physiques des matériels et logiciels, et la collecte d’informations sur les actifs.
• Créer une checklist pour la gestion de parc informatique en identifiant le matériel, les logiciels et les périphériques.
• Rassembler des informations telles que les numéros de série, les dates d’achat, les garanties, les emplacements, les attributions aux employés, les versions des logiciels et les licences.
• Stocker ces informations dans un emplacement centralisé afin d’en faciliter l’accès et les mises à jour régulières.

En suivant ces étapes, vous optimisez vos processus et réduisez la duplication des données et les problèmes d’intégration. Avec le logiciel de gestion d’inventaire de Timly, vous pouvez facilement créer et maintenir un inventaire précis de vos actifs informatiques, ce qui permet de :

• Renforcer la sécurité et la conformité
• Améliorer le suivi et la gestion des actifs
• Optimiser la budgétisation et la planification IT
• Simplifier les processus de maintenance et de réparation
• Réduire les temps d’arrêt et accroître la productivité

Les actifs informatiques comprennent :

• Matériel : ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, serveurs, dispositifs de stockage, imprimantes, scanners, routeurs, commutateurs, pare-feux, smartphones, tablettes, et autres équipements.
• Logiciels : systèmes d’exploitation, bases de données, antivirus, applications bureautiques comme Microsoft Office et Google Workspace.
• Ressources cloud : machines virtuelles (Microsoft Azure), stockage cloud (Google Drive), applications SaaS (Software-as-a-Service), licences et abonnements.
• Équipements réseau : routeurs, commutateurs, pare-feux, modems et interfaces réseau.

Ces éléments constituent un aperçu des types d’actifs informatiques couramment utilisés et gérés par les entreprises.

Certaines réglementations doivent être prises en compte pour assurer la conformité et protéger les informations sensibles ; notamment le RGPD.

Pour garantir que l’inventaire est prêt pour les audits et les rapports, il est recommandé de :

• Utiliser un système centralisé basé sur le cloud pour gérer les actifs informatiques.
• Employer des outils de scan pour limiter les entrées manuelles.
• Catégoriser et étiqueter les actifs par type et emplacement.
• Enregistrer les modifications, mises à jour et accès aux actifs.
• Planifier des audits et mises à jour réguliers pour assurer l’exactitude des données.

La gestion d’inventaire informatique est importante pour la stratégie globale d’une entreprise. Elle implique le suivi et la gestion du matériel, des logiciels et des équipements réseau de l’inventaire. D’autres actifs nécessitant une gestion incluent les licences logicielles, les services, les appareils mobiles, l’Internet des objets (IoT), la maintenance prédictive, entre autres.

Les actifs informatiques sont également essentiels pour une gestion efficace des coûts. Cela passe par l’identification des actifs inutilisés, réduisant ainsi le gaspillage. De plus, les organisations doivent rester conformes aux réglementations pour garantir des audits appropriés et éviter les sanctions en cas de non-conformité. La gestion d’inventaire informatique facilite également la planification et la prise de décision, ce qui est essentiel pour l’élaboration de stratégies et d’investissements.

En ce qui concerne son rôle en cybersécurité, la gestion d’inventaire informatique est importante pour :

• Identifier les vulnérabilités, telles que les appareils non autorisés et les logiciels non mis à jour.
• Permettre à l’organisation de prioriser les actifs afin d’atténuer les risques.
• Fournir une visibilité sur l’infrastructure de l’organisation. Cela réduit les risques, améliore l’efficacité et permet de réagir rapidement aux problèmes et menaces de sécurité.

Les équipes informatiques peuvent rationaliser leurs opérations et améliorer leur productivité en :

• Réduisant les coûts en évitant les achats inutiles ou excessifs d’actifs informatiques.
• Garantissant la conformité avec les accords de licences logicielles, réduisant ainsi le risque de sanctions et d’amendes.
• Localisant et déployant les actifs, ce qui diminue les interruptions de service tout en assurant une maintenance et des mises à niveau appropriées.
• Permettant des décisions éclairées concernant les mises à niveau, les remplacements et la mise hors service des actifs informatiques. Cela contribue à réduire le gaspillage inutile et à améliorer l’allocation des ressources.
• Optimisant l’utilisation des actifs grâce à un meilleur suivi et à des rapports fonctionnels plus précis, tout en améliorant la productivité et en réduisant les coûts.

Pour évaluer le retour sur investissement (ROI) de la gestion d’inventaire informatique, il est important d’identifier des problèmes tels que les achats redondants tout en maximisant l’utilisation des actifs informatiques. Cela permet d’assurer un suivi efficace des actifs et une gestion optimisée de l’inventaire, garantissant ainsi un cycle de vie des actifs approprié, un modèle d’utilisation optimal et une maintenance efficace. De plus, cela assure un entretien des actifs en temps voulu, réduisant ainsi les temps d’arrêt et prolongeant leur durée de vie.

Pour calculer le ROI d’un logiciel de gestion de parc informatique, les entreprises doivent :

• Estimer la réduction des achats redondants et des coûts de maintenance inutiles.
• Calculer l’amélioration de la productivité et de l’efficacité grâce à l’optimisation des actifs vieillissants et à la réduction des temps d’arrêt.
• Réduire les coûts d’environ 20 % sur les achats redondants et augmenter l’efficacité de 15 %. De plus, cela peut améliorer les prévisions d’environ 10 % pour les pannes imprévues et les coûts indésirables.

Pour gérer l’inventaire des actifs informatiques, il est important de :

• S’assurer que les informations sur les actifs informatiques sont à jour, complètes et précises. Cela inclut le type d’actif, le numéro de série, l’emplacement et le propriétaire.
• Standardiser les données pour minimiser les erreurs et incohérences.
• Mettre en place des règles de validation des données afin de garantir qu’elles répondent aux critères, comme la détection des numéros de série en double et des types d’actifs invalides.

Des processus cohérents réduisent les erreurs et améliorent l’efficacité. À cette fin, il est essentiel d’établir des procédures appropriées pour l’acquisition, le déploiement, le suivi, la surveillance, la maintenance, la réparation, la mise au rebut et la désactivation des actifs, couvrant ainsi l’ensemble du cycle de vie des actifs, de l’achat à l’élimination.

Voici quelques critères pour choisir le bon type de logiciel :

• Assurer que le logiciel peut stocker et suivre les données des actifs physiques et numériques, ainsi que leur utilisation, leur état et leur historique de maintenance.
• Évaluer la flexibilité et l’adaptabilité du logiciel.
• Vérifier si le logiciel peut évoluer pour répondre aux besoins de l’organisation.
• Disposer d’une interface utilisateur robuste pour une personnalisation et une navigation faciles.
• Offrir des capacités de reporting et d’analyse en temps réel sur l’état des actifs et des rapports personnalisables.
• Assurer la conformité avec les normes de sécurité.
• Vérifier le niveau et la fréquence du support et de la maintenance.

Le rôle de la gestion d’inventaire informatique dans l’optimisation des coûts est d’éviter les achats et abonnements inutiles tout en garantissant un meilleur approvisionnement. Voici comment :

• Assurer qu’aucun achat ou abonnement inutile ou en double n’est effectué, réduisant ainsi le gaspillage et les dépenses inutiles.
• Suivre les abonnements aux logiciels et aux services, permettant ainsi de réduire les coûts et les pertes financières.
• Fournir des informations précieuses pour la négociation des contrats avec les fournisseurs et garantir la conformité afin d’éviter des pénalités.
• Réduire la charge administrative en facilitant le suivi et le reporting.
• Permettre aux entreprises d’optimiser l’utilisation des actifs tout en garantissant une allocation efficace et une réduction des coûts.
• Assurer la conformité et l’audit pour répondre aux exigences réglementaires.

Pour mettre en œuvre la gestion d’inventaire informatique, il faut suivre ces étapes :

• Commencer par une phase de planification. Cela implique de définir les types d’actifs informatiques nécessaires, de fixer des objectifs, d’identifier les parties prenantes responsables, d’évaluer les processus existants et de créer un plan de projet.
• Se concentrer ensuite sur la phase d’exécution en configurant les rôles et permissions des utilisateurs, en collectant les données d’inventaire, en mettant en œuvre la validation des données et en assurant le suivi des actifs. De plus, il est essentiel de veiller à ce que les systèmes soient entretenus à temps et puissent générer des analyses et un tableau de bord robuste pour surveiller l’utilisation des actifs, la maintenance et la conformité.

Voyons maintenant les défis et solutions pour la mise en œuvre d’une gestion d’inventaire informatique :

• Résistance au changement. L’engagement des parties prenantes est nécessaire tout au long du processus de mise en œuvre.
• S’assurer que les données sont validées et prioriser les tâches afin d’allouer les ressources pour une mise en œuvre réussie.
• Il est également essentiel de s’intégrer aux systèmes existants pour un échange de données fluide.
• S’assurer que la mise en œuvre respecte les exigences réglementaires telles que le RGPD.

La différence entre la gestion des actifs et la gestion des stocks réside dans le fait qu’il s’agit de deux modes distincts de gestion des ressources. Bien que les deux soient utilisés pour le suivi et la surveillance, ils diffèrent en termes de portée, d’objectif et d’orientation.

La gestion des actifs se concentre sur l’ensemble du cycle de vie des actifs, de l’achat à la mise au rebut. Elle comprend la planification, l’achat, l’utilisation, la maintenance et l’élimination. Son objectif est d’optimiser l’efficacité des actifs, leurs performances et l’analyse des données. Les exemples d’actifs gérés incluent les équipements, les véhicules et la propriété intellectuelle.

La gestion d’inventaire se concentre sur le suivi et l’audit des inventaires. Elle vise également à maintenir des niveaux de stock appropriés tout en minimisant les ruptures de stock et les surstocks. L’inventaire peut être suivi manuellement ou via un système automatisé utilisant des codes-barres et des étiquettes RFID. Les marchandises, les travaux en cours et les matières premières sont des exemples d’inventaire.

Les scénarios d’utilisation de la gestion des actifs incluent la gestion de cycles de vie complexes et longs pour les machines et les équipements. Elle est également importante pour optimiser l’utilisation des actifs, leur maintenance et leur planification, tout en suivant leur amortissement. La gestion des stocks concerne les équipements à rotation rapide. Elle permet un suivi précis des stocks tout en réduisant les ruptures et les surstocks. Elle est utilisée pour déterminer la quantité et l’emplacement des stocks dans le cadre de la gestion de la chaîne d’approvisionnement.