Inventaire physique : comment un logiciel d’inventaire simplifie cette tâche complexe ?

Dans cet article :

• Tout savoir sur l’inventaire physique
• Quels sont les différents types d’inventaires ?
• Optimisez votre quotidien avec un logiciel pour inventaire physique innovant
• Inventaire physique et QR codes : la clé du succès
• À quelle fréquence faut-il inventorier son stock d’immobilisations ?
• Gestion de parc informatique : Sodastream utilise Timly
• Les avantages d’opter pour un logiciel qui facilite l’inventaire physique

Tout savoir sur l’inventaire physique

L’inventaire physique va bien au-delà du simple dénombrement : il constitue le pilier central d’une entreprise en plein développement. Réalisez-le avec brio, et vous serez sur la route d’un service client irréprochable, d’une gestion financière exacte et d’une solide rentabilité. Si par contre vous ne parvenez pas à réaliser un inventaire physique exact, vous vous exposez à une baisse d’efficacité et des résultats financiers décevants.

Historiquement, les entreprises réalisaient un inventaire annuel, une pratique fastidieuse qui pouvait entraîner des perturbations dans les activités quotidiennes. Toutefois, une nouvelle tendance se dessine : un nombre croissant d’entreprises et d’organisations se dirigent vers l’inventaire cyclique, bien plus souple.

C’est dans ce contexte que Timly intervient. Spécialement conçu pour répertorier chaque article de votre inventaire, des véhicules aux fournitures de bureau, le logiciel de gestion d’inventaire Timly transforme complètement l’approche de l’inventaire physique. En tirant parti de ses fonctionnalités à la fois puissantes et faciles à utiliser, appuyées par des données actualisées en temps réel qui suppriment le besoin de contrôles manuels laborieux, vous gardez toujours une longueur d’avance avec une gestion des actifs rationalisée et précise.

Quels sont les différents types d’inventaires ?

Effectuer un inventaire physique (ou inventaire matériel) est l’un des principes fondamentaux de la comptabilité. Tous les actifs et passifs de l’entreprise doivent être répertoriés et évalués avec précision, quelles que soient leur nature et leur valeur. Historiquement, les entreprises procédaient à un inventaire annuel pour évaluer leurs stocks.

Il existe 3 types d’inventaires différents :

– Inventaire physique : Celui-ci recense tous les objets matériels et déplaçables, comme les outils, le matériel de travail et les articles consommables. Ils sont dénombrés par des méthodes de comptage, de mesure et de pesage.

– Inventaire comptable : Il s’agit ici des valeurs inscrites dans les livres de comptes de l’entreprise, incluant les balances comptables, les dettes à payer et les créances résultant des transactions en cours. Il représente donc un travail de comptabilité pure, aboutissant à la création d’un registre détaillé.

– Inventaire des immobilisations : Cette catégorie englobe tous les actifs qui ne sont pas inclus dans les deux premières, tels que les placements financiers, l’inventaire physique des immobilisations et d’autres actifs matériels comme les véhicules et les équipements lourds. L’inventaire des actifs peut être particulièrement difficile, car les composants intégrés ne sont souvent pas enregistrés de manière cohérente et précise.

L’application de gestion d’inventaire développée par Timly a été pensée pour vous donner le contrôle complet sur votre processus d’inventaire physique. Grâce à des fonctionnalités avancées, comme la gestion d’inventaire fixe d’un espace défini ou l’utilisation de la technologie QR Code, votre inventaire physique gagne en précision, en simplicité et en efficacité.

Optimisez votre quotidien avec un logiciel pour inventaire physique innovant

La clé pour un inventaire physique efficace de vos actifs réside dans l’utilisation d’une méthode exhaustive qui optimise l’ensemble du processus. Imaginez pouvoir utiliser un outil entièrement personnalisé qui vous permet d’enregistrer les informations pour presque tous les éléments de votre inventaire.

Avec Timly, ceci devient possible. Pour chaque enregistrement d’actif, vous avez la liberté d’ajouter toutes les caractéristiques pertinentes que vous souhaitez. Cela vous donne la capacité de suivre et de gérer précisément les données importantes. De plus, la plateforme vous permet d’intégrer divers types de documents à chaque fiche d’actif, y compris les factures d’achat et les historiques de maintenance.

Mais Timly vous offre encore plus : vous pouvez organiser vos actifs matériels en les regroupant dans des catégories principales pour une meilleure structuration. Ces catégories peuvent inclure une variété d’éléments, tels que des consommables, des espaces de bureau, des armoires ou des flottes de véhicules, et vous permettent de lier les actifs qui y sont associés. En structurant et catégorisant vos actifs, vous bénéficiez d’une vue globale et instantanée de l’inventaire d’un espace ou d’un secteur donné, peu importe leur diversité.

En accédant à l’interface utilisateur intuitive de Timly, vous trouverez des options de filtrage qui facilitent la gestion de l’inventaire. Ainsi, lors de votre inventaire physique, vous aurez une vision claire des actifs qui doivent être recensés dans un lieu donné.

Timly centralise toutes les informations de votre inventaire sur une seule plateforme, afin de réduire les tâches administratives liées à la préparation de l’inventaire physique et pour vous garantir un processus professionnel et efficace. Quel que soit le degré de personnalisation que vous choisissez, l’équipe de Timly est prête à vous assister dans l’organisation de vos actifs, vous permettant ainsi de maximiser les avantages proposés par votre compte Timly.

Inventaire physique et QR codes : la clé du succès

La méthode d’inventaire choisie doit avant tout assurer des résultats précis. Avec Timly, vous pouvez réaliser un inventaire, en parfaite conformité avec la réglementation, sans recourir à du matériel spécialisé ou à un système informatique complexe.

L’enregistrement, le suivi et la génération de rapports sur votre inventaire se font aisément en quelques clics, et toutes les informations sont sécurisées et stockées dans le cloud. Vous pouvez ainsi accéder à vos données d’inventaire où que vous soyez, directement depuis internet. De plus, le système Timly vous assure une conformité rigoureuse avec les normes du RGPD en matière de sécurité des données.

Pour ce qui est de l’inventaire physique proprement dit, Timly vous permet d’utiliser des QR codes, que vous pouvez soit générer vous-même, soit obtenir via le logiciel. Il suffit de les apposer sur chaque actif que vous désirez suivre. Ensuite, avec la caméra de votre smartphone ou de votre tablette, vous scannez le QR code et l’opération enregistre instantanément un nouvel actif, ou vous renvoie vers la fiche correspondante si elle existe déjà.

Étant donné que l’application Timly est hébergée sur le cloud et ne requiert aucune installation matérielle, chaque membre autorisé de votre équipe peut accéder aux informations des actifs ou les gérer. Il n’y a pas de restriction quant au nombre d’utilisateurs que vous pouvez ajouter à votre compte Timly, ce qui vous offre une flexibilité totale.

À quelle fréquence faut-il inventorier son stock d’immobilisations ?

Les audits de stock sont traditionnellement réalisés sur une base annuelle, souvent en concordance avec la clôture de l’année fiscale et calendaire. Cependant, cette tâche peut s’avérer chronophage, mobilisant le personnel pendant des jours, voire des semaines, pour achever l’inventaire physique. Face à cette contrainte, la mise en place d’un inventaire permanent offre une alternative plus efficiente. Cette technique consiste à effectuer une surveillance régulière et continue du stock, avec une prise d’inventaire répartie tout au long de l’année.

Des solutions innovantes comme le logiciel d’inventaire Timly rendent ce processus nettement plus simple. Par un simple scan, elles permettent de recueillir facilement les données de stock, offrant une vision instantanée de l’état de vos équipements, machines, leurs responsables actuels, et tous les détails nécessaires pour vos rapports. Timly fournit un historique détaillé des transactions, incluant les prêts et retours d’articles, accompagnés de leurs dates et heures précises. Il simplifie également la signalisation des anomalies, la documentation des incidents et le suivi des tâches à effectuer.

De plus, Timly vous permet de gérer efficacement les articles consommables, offrant une vue en temps réel de l’état des stocks et facilitant le réapprovisionnement par des commandes automatiques dès que le niveau des stocks baisse.

Gestion de parc informatique : Sodastream utilise Timly

L’époque où les entreprises devaient suspendre leurs activités pour mener leur inventaire annuel est révolue. Les avancées en matière de logiciels de suivi des actifs permettent d’optimiser cette tâche avec une grande efficacité.

Prenons l’exemple de Timly : Ce logiciel révolutionne la planification des inventaires physiques. Pour des périodes ou des catégories d’actifs spécifiques, Timly peut notifier automatiquement le personnel concerné par e-mail, afin qu’ils entreprennent les actions requises. Il est également possible de créer et de stocker des protocoles et des check-lists au sein de Timly, pour faciliter le travail des équipes.

Regardons le cas de SodaStream, leader international dans la fabrication d’appareils de gazéification de l’eau. SodaStream est un exemple emblématique d’utilisation optimale de Timly. Il démontre comment les fonctionnalités innovantes de ce logiciel de gestion d’inventaire permettent à leur personnel, réparti sur plusieurs sites, de suivre et de gérer l’inventaire physique de manière efficace.