Inventaire matériel : optimisez votre gestion avec une application mobile pour gérer les ordinateurs et autres équipements

La plupart des entreprises, bien sûr, essaient de gérer leurs appareils et licences d’une manière ou d’une autre. Souvent, la gestion des actifs informatiques se résume à des documents individuels dans des feuilles de calcul. Ce qui est mieux que rien… Mais loin d’être une méthode moderne et efficace d’inventaire matériel. De nombreuses données d’inventaire et informations détaillées ne sont pas enregistrées et doivent être recherchées laborieusement en cas de besoin.

Certains membres du personnel administratif, par exemple, ne consignent pas les données sur les logiciels installés. Cela entraîne des achats inutiles en double ou des retards dans les opérations car les licences ont expiré sans être remarquées. Surtout lorsque des lieux de travail distribués nécessitent l’utilisation de machines virtuelles, la gestion décentralisée des logiciels existants est indispensable. Les feuilles de calcul Excel, qui peuvent ne pas être accessibles depuis tous les appareils finaux et les lieux de travail, ne sont souvent d’aucune aide.

Les versions imprimées des tableaux d’inventaire sont encore plus sujettes aux erreurs. Elles offrent des fonctions similaires aux tableaux magnétiques dans les entrepôts et les ateliers où les emplacements du matériel doivent être enregistrés. Cette forme de gestion d’inventaire matériel dépend fortement du personnel concentré et de salles individuelles accessibles. Elle ne fonctionne déjà souvent pas pour les meubles, les véhicules ou les outils, et est complètement inadaptée aux infrastructures informatiques.

Après tout, les employés sont désormais habitués à accomplir des tâches administratives en cliquant simplement avec la souris ou en effectuant des gestes sur leur smartphone. Surtout si votre entreprise dispose de locaux très étendus ou d’une proportion élevée de travailleurs mobiles, un inventaire matériel avec une application mobile présente des avantages. Après tout, presque personne ne sera particulièrement motivé pour se rendre spécifiquement dans une certaine pièce avec une liste papier ou pour appeler un assistant administratif juste pour signaler le renouvellement d’une licence ou le prêt d’un clavier.

Malheureusement, les méthodes traditionnelles, souvent adoptées par nécessité, telles que les l’inventaire matériel sur Exel, ne fournissent pas un enregistrement complet de tous les actifs informatiques. Au mieux, elles offrent un aperçu rudimentaire des licences, des appareils et des intervalles de maintenance. Toutefois, une solution complète de gestion des actifs matériels comprend également des informations sur l’état de l’objet, l’historique des prêts ou les actifs logiciels liés. Un inventaire informatique réellement utile dispose également d’interfaces avec d’autres logiciels de l’entreprise.

De cette manière, les questions de suivi peuvent être répondues directement, telles que la question de la responsabilité de la tâche de maintenance ou la question de la valeur monétaire actuelle de l’objet. Vous n’avez pas besoin de maintenir vos propres serveurs pour la grande quantité de données collectées lors de l’inventaire matériel. Notre solution logicielle en tant que service inclut une connexion au cloud Timly. Vous et vos employés pouvez y accéder à tout moment depuis le PC de bureau au bureau, le téléphone de l’entreprise en télétravail ou même la tablette dans l’entrepôt.

Si vous préférez utiliser votre propre infrastructure de serveur pour les fonctions d’inventaire matériel, nous installerons une solution sur site pour vous. C’est juste un exemple de la façon dont notre logiciel de gestion de biens peut être adapté de manière flexible aux besoins des clients. Nous vous aidons également, notamment, à importer des bases de données d’inventaire existantes dans Timly (si nécessaire, via notre interface API).

Il n’est pas toujours facile de suivre les différentes licences logicielles. Pour garantir que chaque employé puisse utiliser le logiciel nécessaire au bon moment, vous pouvez lui attribuer en tant qu’élément d’inventaire. Dans le profil de chaque employé dans Timly, les employés peuvent également effectuer eux-mêmes des planifications. Cette fonctionnalité est adaptée à la planification à long terme des actifs logiciels (mais aussi de tous les autres objets de l’inventaire). Elle permet de réserver des éléments d’inventaire pour des périodes et des employés futurs, des personnes externes ou encore des lieux.