Les sujets de cet article

Présentation

Chaque édition de l’Internationales Deutsches Turnfest, qui a lieu tous les 4 ans, atteint des chiffres hors-normes. Quelques chiffres clés :
  • 80 000 participants
  • 5 000 équipements (poutres, tapis, barres…) à gérer
  • 40 écoles à visiter pour emprunter et restituer les équipements
  • 47 locations
  • 23 sports représentés
Cette organisation permet d’offrir un niveau de qualité élevé pour les épreuves, mais elle impose aussi un haut degré de coordination et de responsabilité.

La problématique initiale

Avant Timly, la gestion des équipements pendant le Turnfest reposait principalement sur Excel, sous forte pression et avec peu de visibilité. La solution en place posait ces principaux problèmes :
  • Complexité logistique : le parc matériel entièrement emprunté à 40 écoles différentes, avec un risque élevé de confusion au moment de la restitution.
  • Manque d’une d’ensemble fiable : difficile de savoir où se trouvait chaque appareil, surtout lorsqu’il devait être utilisé sur plusieurs compétitions à des jours différents.
  • Planification complexe : un même équipement était parfois demandé pour deux épreuves rapprochées, sans outil centralisé pour vérifier disponibilités et attributions.
  • Stress au moment des retours : les équipes devaient s’assurer que chaque appareil retourne dans la bonne école, avec une vision limitée sur l’état initial et final.
Les enjeux clés :
  • Identifier précisément de quelle école provient chaque équipement, puis le lui rendre sans erreur à la fin du week-end.
  • Répartir le matériel sur les différents sites (salles de sport, entrepôts, lieux de compétition) sans perdre la trace de quoi que ce soit.
  • Gérer les cas de dommages en étant capable de prouver l’état initial et l’état final d’un équipement.
L’objectif principal était donc clair : trouver une solution qui permette d’inventorier, suivre, planifier puis restituer le matériel emprunté, sans erreurs ni pertes de temps.

La solution

Les équipes du Turnfest ont choisi Timly pour structurer toute la gestion du matériel. Chaque équipement est suivi, du prêt initial jusqu’au retour dans son école d’origine.

Les fonctionnalités essentielles :

  • Inventaire complet : tous les équipements prêtés par les écoles ont été inventoriés dans Timly, avec leur localisation, leur état, des photo, etc. ; le tout centralisé dans leur fiche d’identité.
  • Traçabilité : lorsqu’un équipement était retiré, il était scanné dans l’application Timly, et la fonction de localisation enregistrait alors la position exacte au moment du scan, ce qui permettait de savoir précisément dans quelle école chaque équipement avait été emprunté et où il devait être restitué.
  • Identification du matériel : des QR codes Timly ont été apposés sur les équipements et des cartes RFID ont été intégrées dans les tapis de gymnastique.
  • Attribution du matériel : chaque équipement a été attribué numériquement à un lieu ou à une personne responsable, ce qui a clarifié les responsabilités et facilité les recherches.
  • Planification du matériel : la fonction de planification de Timly a été utilisée pour définir où devait se trouver chaque appareil à chaque moment clé de la compétition, en tenant compte des besoins des différentes épreuves.
  • Gestion des incidents : en cas de dommage, les équipes ont documenté immédiatement la situation dans Timly, avec photos avant/après et informations de localisation

Le résultat

L’utilisation combinée de la plateforme Timly et de ses fonctionnalités a permis d’apporter un niveau de transparence inédit à la logistique du Turnfest.

L’essentiel des résultats :

  • Moins de stress pour les équipes logistiques, qui disposent d’une vue claire et actualisée sur la localisation et la planification de chaque appareil
  • Des inventaires et des retours simplifiés : à la fin du week-end, il est facile de voir quels équipements doivent repartir dans quelle école, et de vérifier que tout est revenu.
  • Une meilleure coordination des compétitions : la fonctionnalité de planification permet de garantir la disponibilité du matériel au bon moment, sans double réservation ni improvisation de dernière minute.
  • Une gestion des incidents maîtrisée : les dommages sont documentés de manière centralisée, avec preuves visuelles et géolocalisation.
  • Une gestion entièrement mobile, depuis l’application Timly, sans ressaisie manuelle ni doublons.

Les informations à retenir

  • Une solution de gestion d’inventaire comme Timly ne sert pas seulement à inventorier le matériel, mais à structurer l’ensemble de l’organisation autour des équipements
  • En centralisant les données (école d’origine, état, localisation, historique d’utilisation), Timly permet de suivre précisément chaque appareil, même lorsqu’il circule entre des dizaines de sites.
  • Les fonctions d’attribution, de planification et de GPS transforment un casse-tête de coordination en un processus maîtrisé et transparent
  • Timly permet d’adapter la technologie d’identification (QR code, RFID) au type d’équipement, y compris lorsque les contraintes de sécurité ou de matériau rendent les solutions classiques inadaptées.
  • Une application mobile comme Timly rend possible une gestion en temps réel, sur le terrain, sans alourdir le travail des équipes.

En orchestrant sa gestion du matériel dans Timly, le Turnfest 2025 a pu se concentrer sur l’essentiel, offrir une expérience sportive fluide et mémorable, à son image : hors-norme et exceptionnelle.

  • Droits d’image : Turnfest 2025