Les sujets de cet article

Présentation de l'entreprise​

Le Jobcenter de Sarrebruck accompagne depuis 2005 les demandeurs d’emploi et les citoyens dans leur intégration professionnelle.

Avec environ 600 collaborateurs et des milliers de personnes suivies, le Jobcenter est l’un des plus grands établissements publics de la Sarre. Au‑delà du conseil et de la formation, le bon fonctionnement repose également sur une gestion efficace : matériel informatique, mobilier de bureau, consommables ; tout doit être organisé de manière fiable.

La problématique initiale

La multitude d’actifs, du mobilier aux ordinateurs portables, en passant par les articles d’hygiène, a fait du déménagement vers de nouveaux locaux un véritable défi logistique.

Le suivi manuel, les listes sujettes aux erreurs et l’absence de vue en temps réel n’étaient plus adaptés. Avec un parc dépassant continuellement les 7 000 objets, une solution digitale s’est imposée pour garantir transparence, précision et efficacité.

La solution

En juin 2021, le Jobcenter de Sarrebruck a choisi le logiciel de gestion d’inventaire basé sur le cloud de Timly.

Le premier grand défi : digitaliser l’ensemble de l’inventaire via import CSV, codes-barres et mise à jour des données. Pour chacun des plus de 200 locaux et surfaces, les équipements attribués sont désormais documentés dans Timly, permettant d’accéder à tout moment à l’emplacement et au statut de chaque objet.

Les employés réalisent l’inventaire, les attributions, retours et planifications des actifs rapidement depuis leur smartphone, de manière totalement intuitive grâce au scanner de codes-barres intégré, sans matériel supplémentaire. Le dossier digital des objets centralise toutes les informations pertinentes sur chaque article, les échéances et les contrôles, minimisant les sources d’erreurs et garantissant la mise à jour en temps réel.

Le résultat

  • Gestion centralisée et basée sur le cloud de plus de 7 000 actifs (équipements, consommables…)
  • Gain de temps significatif grâce à l’inventaire digital et aux processus automatisés
  • Possibilité de mettre à jour l’emplacement et le statut des actifs d’un simple scan de QR code, depuis smartphone
  • Rappels automatiques des maintenances et autres échéances
  • Transparence, fiabilité et responsabilisation accrues, de l’administration aux équipes sur le terrain
  • Attribution numérique des actifs aux lieux, aux personnes et aux projets

La gestion optimisée contribue directement à la mission principale du Jobcenter : réagir rapidement et précisément aux besoins des demandeurs d’emploi et des collaborateurs.

Les informations à retenir

Dans le service public, la gestion d’inventaire digitalisée n’est pas qu’une question d’efficacité ; elle garantit sécurité, transparence et permet de se concentrer sur la véritable mission sociale.

Timly permet au Jobcenter de Sarrebruck d’optimiser l’utilisation des ressources, de limiter les pannes et d’améliorer la qualité du service rendu aux citoyens.

  • Droits d’image : Jobcenter Saarbrücken