Utilizando el Sistema de Gestión de Almacenes por Código de Barras con Smart App

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Utilizar un sistema de gestión de almacenes por código de barras parece, en principio, un detalle menor, posiblemente accesorio. Si se examina más de cerca, un sistema de códigos de barras con el software adecuado crea condiciones importantes para que los procesos de trabajo sean más eficaces. Buscar y teclear identificadores de artículos lleva mucho tiempo, sobrecarga innecesariamente a los empleados y aumenta la tasa de errores.

El manejo intuitivo de la aplicación Timly y el escáner de códigos de barras integrado ya garantizan usuarios satisfechos en muchas empresas. En el siguiente artículo queremos explicar por qué es así.

Un viejo principio en la oficina es que todo puede resolverse de algún modo con Excel. Con limitaciones, esto sigue siendo cierto hoy en día. El programa de hoja de cálculo es fiable y cubre una asombrosa gama de funciones mediante sofisticadas plantillas y extensiones basadas en scripts.

Sin embargo, el mundo laboral ha cambiado. Las empresas ya casi nunca operan desde un solo lugar. Las oficinas en casa, el trabajo de montaje y el servicio al cliente suelen formar parte de la vida cotidiana. Esto requiere un acceso permanente al software del almacén para poder procesar el inventario en tiempo real. Si hay que reestructurar la gestión del almacén con códigos de barras, las soluciones de software más flexibles tienen ventaja.

Por ello, Timly se ha diseñado como un servicio en la nube. Independientemente del acceso a la red de la empresa, todos los empleados autorizados pueden acceder a la gestión del almacén con Timly mediante un código de barras utilizando un terminal con conexión a Internet. El consumo de materiales puede registrarse directamente en el lugar de trabajo mediante la app y el escáner de código de barras. Ya no son necesarios los canales de información que cuestan tiempo y a veces se olvidan.

Por cierto, el control inteligente del nivel de llenado garantiza de forma independiente la reposición si se desea. Si el nivel de existencias cae por debajo de un nivel definido, Timly inicia un nuevo pedido por correo electrónico. Para mercancías a granel y otros materiales de construcción, Seguidores GPS pueden integrarse para controlar las mercancías almacenadas. Puedes reservarlos con Timly al mismo tiempo. Los desarrolladores de Timly confían en la tecnología profesional de sensores IoT de la empresa asociada adnexo. Se estableció una colaboración específica para este fin.

Para introducir la gestión de almacenes con código de barras en tu empresa, en realidad no tienes que prestar atención a nada más, si confías en Timly. Allí, la identificación de los activos registrados siempre se ha hecho mediante código QR. Esta forma de etiqueta digital que ahorra espacio tiene una corrección interna de errores. Por tanto, es especialmente adecuada para leer códigos de barras de forma fiable incluso en entornos caracterizados por la suciedad y las condiciones meteorológicas.

Debido a las pequeñas dimensiones de los códigos QR, las etiquetas correspondientes pueden utilizarse bien en la mayoría de los entornos de trabajo. Pueden aplicarse a zonas de almacenamiento interiores y exteriores, pero también a compartimentos de almacenamiento en vehículos.

Timly sigue el enfoque holístico. Esto significa que con él se pueden registrar activos de todo tipo, desde herramientas hasta consumibles. La interfaz para el usuario es la innovadora aplicación de inventario de Timly. Esto permite a los empleados utilizar dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas para acceder a la gestión del almacén y otras funciones del paquete de software de Timly a través del código de barras.

Al tratarse de una aplicación web, no hay nada que impida el uso de dispositivos privados. Los datos sólo se almacenan temporalmente de forma local, como es habitual al utilizar un navegador web. Se mantienen la protección y la seguridad de los datos. Los empleados pueden utilizar la aplicación Timly para ver fácilmente la información necesaria sobre equipos y materiales de trabajo.

Pueden documentar el consumo de artículos en cuestión de segundos. Sólo tienen que escanear el código QR en el almacén y reducir las existencias en la cantidad deseada. Esto permite comprobar el nivel de llenado en tiempo real. También es posible documentar los materiales consumidos en una obra para su posterior facturación con Timly.

Muchas aplicaciones se pueden descargar gratuitamente. Entre ellas también están las que permiten la gestión de almacenes en un entorno profesional con códigos de barras. Sin embargo, los responsables deben ser conscientes de algunos problemas.

Cuando las empresas externalizan datos a la nube, en la mayoría de los casos se aplican los requisitos del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Éstos exigen una instalación de almacenamiento con una ubicación verificable en la Unión Europea y documentación sobre el cumplimiento de las normas de seguridad. Esto no suele ser posible de forma gratuita.

Proveedores como Timly ofrecen almacenamiento seguro y conforme a la DSGVO. La administración y la seguridad ya están incluidas en el precio. Lo mismo ocurre con el sistema de usuarios y autorizaciones, que permite a los usuarios acceder sólo al contenido que les está destinado. Además, el uso no se limita a las aplicaciones. El software de gestión de almacenes de Timly puede utilizarse, por supuesto, en la administración en PC y portátil.

Una forma de hacer que Excel sea utilizable desde lugares de trabajo cambiantes es utilizar Microsoft 365, el paquete ofimático basado en la nube que puede utilizarse para ampliar las áreas de aplicación. Sin embargo, para aprovechar todo el potencial de la gestión de inventarios y almacenes, son más adecuadas las soluciones basadas en bases de datos. En ellas, los datos se almacenan de forma estructurada y pueden vincularse con parámetros de distintos contextos.

De este modo, se puede acceder a una base de datos tanto para controlar el inventario como para hacer balance. La información adicional almacenada, como imágenes de muestra o notas sobre el producto, no afecta a la claridad. Cuando se utiliza el código de barras para llamar a la gestión del almacén en el software, el software de inventario basado en bases de datos, como Timly, sólo muestra la información y los campos de entrada necesarios.

El uso de software gratuito y de código abierto tiene mucho sentido en algunos ámbitos. Hoy en día, a casi nadie se le ocurriría gastarse dinero en un programa ZIP o en un navegador web. Sin embargo, los fines de aplicación de los modelos de licencia libre suelen tener algo en común: o bien no son esenciales para el funcionamiento de los procesos de trabajo en las empresas, o bien el software puede cambiarse por otro producto sin gran esfuerzo.

En cambio, cuando se utiliza un sistema de gestión de almacenes por código de barras, los fallos provocan inevitablemente graves perjuicios. En el peor de los casos, los procesos de trabajo se paralizan y se ponen en peligro los plazos. Con el software de inventario de Timly, adquieres un producto que lleva años establecido en el mercado. Entre nuestros clientes satisfechos se encuentran desde empresas artesanales hasta sociedades que cotizan en el DAX.

Si apoyas la gestión de inventarios con Timly mediante código de barras y surgen problemas, un equipo de asistencia formado te ayudará. El suministro de actualizaciones de seguridad y mejoras funcionales está permanentemente garantizado con una aplicación profesional como Timly.