Software de inventario gratuito – ¿Es posible?

Los problemas que sólo se hacen evidentes para muchos directivos de empresa durante el proceso de inventario, en realidad existen a menudo desde mucho antes. Si no existe un software de gestión de inventarios, muchos procesos de trabajo se complican innecesariamente. Por ejemplo, a veces los bienes inventariables no están disponibles porque no se han mantenido o reparado a tiempo. Las herramientas o los vehículos no están en el lugar adecuado porque no se planificaron correctamente sin software.

El motivo es que las empresas o los responsables de sectores como el comercio, la construcción, la producción o la industria a menudo siguen gestionando el inventario manualmente. Además de las listas en papel, a veces se utilizan listas en Excel, que son rellenadas en ordenadores individuales por personas concretas. Debido a esta forma no interconectada de recopilar información, muchos datos se pierden o no se mantienen actualizados.

Debido a una gestión ineficiente del inventario, no sólo disminuye la satisfacción de los empleados, sino que también se incurre en costes de oportunidad. Muchos responsables de empresas que toman conciencia de estas interrelaciones lo primero que buscan es un software de inventario gratuito.

Sin embargo: el software gratuito a menudo no es realmente “gratuito”, sino sólo una demo que te insta a suscribirte al cabo de cierto tiempo, o una versión básica que te anima permanentemente a comprar la versión completa. Algunos programas gratuitos proceden de la escena del código abierto y, por tanto, sólo tienen aquellas funciones que el desarrollador correspondiente consideró importantes. Sin embargo, no son necesariamente adecuados para tu empresa.

En muchas administraciones, las suscripciones al paquete Office se utilizan para que los oficinistas puedan introducir listas y cálculos en archivos Excel. Aunque al principio parezca tentador: una hoja de cálculo no es un software de inventario.

Aunque no cuesta nada introducir datos sobre el inventario y los materiales en hojas de cálculo de Excel, tampoco ofrece todas las funciones que serían útiles a largo plazo. Hacer que tus empleados preparen el inventario con simples hojas de cálculo lleva más tiempo y es menos detallado que confiar en un software de inventario especializado durante todo el año.

Al fin y al cabo, tus empleados quieren poder acceder en todo momento a equipos y artículos del inventario que sean seguros, funcionales y estén ubicados donde la aplicación de inventario lo muestre de forma directa. Para que el inventario te resulte más fácil, en general es aconsejable proporcionar a los empleados un software en red en el que puedan introducir cambios en los artículos del inventario.

Así evitas, por ejemplo, que los equipos queden sin documentar en la oficina de casa o que el material no se vuelva a pedir a tiempo. La clave son los códigos QR creados en un software de inventario profesional que se pegan en los objetos del inventario. Gracias a ellos, cualquier persona autorizada en cualquier lugar puede acceder a la entrada de la base de datos del objeto escaneándolo.

Con un software de inventario como Timly, no necesitas ningún escáner especial comprado especialmente. Los smartphones o tabletas estándar son suficientes para capturar los códigos QR de las etiquetas de los dispositivos. Si la función de cámara del dispositivo móvil no funciona, puedes buscar manualmente en la base de datos de inventario, por ejemplo, el número de inventario o el nombre del objeto.

El uso generalizado de un potente software de inventario en lugar de listas de inventario temporales ya ha dado buenos resultados en muchas empresas de la región DACH. Al fin y al cabo, el uso continuo y estructurado de un software de inventario es como un inventario permanente.

Es menos tedioso que hacer el inventario en un periodo de tiempo concreto y corto, cuando todos los implicados están bajo presión para tener éxito y posiblemente cometan errores por descuido al repetir las mismas actividades con frecuencia. Es mejor si los empleados que manejan a diario las herramientas o materiales respectivos pueden actualizar su estado directamente a través de un smartphone o una tableta.