Software de gestión de recursos: sus ventajas para el comercio, la industria, la construcción y la administración

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Por recursos se entiende el equipo de trabajo, los dispositivos y las máquinas: medios tangibles o digitales sin los cuales el trabajo no puede hacerse bien. Un programa informático adecuado para la gestión de recursos puede optimizar los procesos de trabajo, porque los trabajadores cualificados tienen que dedicar menos tiempo a preparar o buscar herramientas, licencias o hardware.

Además de la gestión eficaz de los recursos operativos nuevos y antiguos, este software también sirve para garantizar que ya no se incumplan las fechas de inspección y mantenimiento. Así, el software de inventario aumenta la seguridad de las operaciones y puede prolongar la vida útil de los equipos. Para que funcione correctamente, cada equipo se registra claramente en la base de datos del software con todos sus datos importantes.

Un software de gestión de recursos como Timly muestra rápidamente dónde se encuentra un recurso, es decir, qué empleado lo está utilizando en ese momento o en qué compartimento de almacenamiento está a la espera de ser utilizado. Para que esto tenga éxito, hay que escanear el código pegado en el dispositivo y hacer una entrada en la aplicación Timly o en el PC cada vez que haya un cambio de ubicación. Los bienes intangibles pueden seleccionarse manualmente en la base de datos del software de gestión de recursos.

Muchas empresas siguen gestionando su inventario manualmente, por ejemplo con imanes o papel en un almacén. Otras han creado listas en Excel y hacen que las personas introduzcan los datos de todos los empleados. Estos sistemas son propensos a cometer errores porque dependen de la presencia y concentración de las personas o de la integridad física de planos generales mal asegurados. La información se pierde rápidamente y surgen malentendidos.

Sin una administración de usuarios adecuada y un sistema de gestión de derechos bien pensado, ni siquiera las soluciones en la nube autoconstruidas con tablas cargadas son de ayuda. Tampoco basta con tener una dirección de correo electrónico para que cada empleado encuentre recursos. Es mucho más importante disponer de una documentación completa, que incluya más información individual sobre los recursos de la que pueda proporcionar cualquier hoja de cálculo de Excel.

Ya se trate de la gestión del material escolar, de los equipos y herramientas de artesanía o de los equipos informáticos de las oficinas: con el moderno software de gestión de recursos, la documentación resulta más fácil y segura. La responsabilidad del inventario de la empresa se distribuye entre casi todos los empleados, de modo que la enfermedad o las vacaciones de las personas ya no suponen un problema para la gestión de los recursos operativos.

Si buscas versiones baratas de software de gestión, es posible que te encuentres con ofertas de herramientas de gestión de recursos freeware. En la mayoría de los casos, esto se encargará de algunas de las tareas de tu empresa; sin embargo, no puede cubrir otras tareas de gestión. Tu personal seguirá utilizando papelitos, hojas de cálculo de Excel o pizarras magnéticas junto con el software.

Esto aumenta la probabilidad de que se olvide la introducción de datos, porque ahora habría que hacer anotaciones en varios sitios. Esto hace que la gestión del inventario sea ineficaz y que la empresa pierda el dinero supuestamente ahorrado en otro sitio, por ejemplo porque falle el hardware o se pierdan las herramientas (véase también gestión de herramientas).

Incluso si no se advierte el vencimiento de los contratos de licencias o asistencia, esto puede tener consecuencias costosas. Piensa también en los manuales de usuario: ¿Con qué frecuencia se extravían estos folletos, de modo que se pierde un valioso tiempo de los trabajadores cualificados buscándolos o manejando las máquinas de forma incorrecta? – Así que, en lugar de probar varios programas de inventario gratuitos, es mejor que escribas tus requisitos específicos para el software de gestión de equipos y los presentes a un proveedor profesional como Timly.

Podemos personalizar nuestro probado software de planificación de recursos para que se adapte a las necesidades de tu empresa, de modo que encontrarás toda la funcionalidad que necesitas en una sola aplicación y ya no tendrás que lidiar con soluciones improvisadas.

Un software de gestión de equipos útil y eficaz es tan sensato como obvio: invertir en un software de inventario profesional y especializado es más barato a largo plazo que confiar en soluciones parciales gratuitas o en engorrosos métodos improvisados.

Ahorrarás a tus empleados y a ti mismo trabajo administrativo innecesariamente complicado y experiencias frustrantes con equipos defectuosos o contratos de servicio que no se renuevan a tiempo (¡palabra clave cumplimiento!) si inviertes hoy en un software de gestión de equipos moderno y personalizable individualmente, en lugar de mañana.