Seguimiento GPS Activo vs Pasivo en la Gestión de Activos: Ventajas e inconvenientes

En este artículo:

Seguimiento GPS activo frente a pasivo: ¿cuál es la mejor opción para gestionar los activos de tu empresa? Antes de entrar en materia, veamos qué es el GPS.

GPS significa sistema de posicionamiento global, una red interconectada de satélites y estaciones terrestres que señalan la ubicación física específica de cualquier dispositivo con un receptor GPS -incluidos teléfonos y tabletas- y ponen estos datos a disposición de aplicaciones u otros procesos.

El seguimiento por GPS en la gestión de activos utiliza este avanzado y sistema de posicionamiento de gran precisión para rastrear y contabilizar la ubicación y el movimiento específicos de cualquier activo físico de tu empresa, incluidas flotas y vehículos, herramientas y equipos de mantenimiento, ordenadores y otro hardware informático, o cualquier otro elemento móvil o fijo, permitiendo que el software de gestión de activos utilice estos datos de muchas formas relevantes y beneficiosas.

Hay dos enfoques básicos para el seguimiento de activos por GPS: activo, o en tiempo real, y pasivo. El seguimiento pasivo puede que sólo compruebe y registre la ubicación de un activo una o varias veces, mientras que el seguimiento activo comprueba continuamente la ubicación de un elemento y actualiza la información.

El seguimiento pasivo señala la ubicación de un activo cuando se introduce inicialmente en el software de gestión de activos, y actualiza la ubicación cada vez que ese activo físico se retira para su uso, se mueve, cambia de estado o se vuelve a escanear. A menudo esto se consigue utilizando códigos QR, que se adjuntan al activo físico y se escanean con el smartphone o la tableta de un empleado, utilizando el receptor GPS de ese dispositivo para una localización precisa.

El seguimiento activo, por otra parte, asigna un receptor GPS independiente a un activo físico, en lugar de depender del dispositivo de un empleado para su localización. El sensor GPS se fija físicamente al activo y envía información periódica sobre su ubicación al software de seguimiento de inventarios de la empresa, lo que permite no sólo la contabilidad más precisa, sino también la más actualizada y rastreable, de la ubicación de los activos.

Hemos publicado otros artículos sobre las muchas ventajas del seguimiento por GPS en general, y lo importante que es para la gestión de activos, la transformación digital y las operaciones de una empresa – puedes encontrar mucho más en nuestro reciente artículo El software GPS y su uso en el seguimiento de activos.

Baste decir que cualquier forma de seguimiento preciso de la ubicación, junto con un software integral de gestión de activos, puede hacer que tus flujos de trabajo sean más eficaces y productivos, prolongar la vida útil de los activos y reducir los costes de mantenimiento, mejorar la seguridad y evitar las mermas, garantizar el cumplimiento de la normativa y, de muchas maneras, mejorar las operaciones, aumentar los ingresos y ahorrar dinero.

Pero aquí vamos a centrarnos específicamente en los pros y los contras de la localización GPS activa frente a la localización pasiva.

En comparación con el seguimiento activo mediante transceptores GPS dedicados, las soluciones GPS pasivas ofrecen algunas ventajas reales:

∗ Son significativamente menos caras.

∗ Ya están integradas en las mejores plataformas de gestión de activos, por lo que no requieren ninguna configuración adicional.

∗ Son más fácilmente adaptables / escalables, ya que los activos nuevos o cambiantes pueden acomodarse simplemente añadiendo códigos QR.

∗ Aumentan la concienciación y responsabilidad de los empleados, al requerir el escaneado manual para todo uso, programación, movimiento y mantenimiento.

∗ Los datos en tiempo real proporcionan la información más actualizada sobre la ubicación y el uso.

∗ Se garantiza el cumplimiento de las políticas sobre uso, préstamo, movimiento y mantenimiento de activos, y se señalan automáticamente las discrepancias.

∗ La gestión de flotas y vehículos mejora enormemente, ya que los localizadores GPS pueden proporcionar rutas óptimas, coordinar mejor el uso, disminuir el desgaste, los costes de mantenimiento y combustible, y aumentar la vida útil de los vehículos.

∗ Los sensores activos pueden funcionar mejor en lugares remotos sin cobertura celular.

∗ Se mejoran la seguridad, la prevención de pérdidas y la recuperación, y se reducen los costes relacionados, es decir, el personal de seguridad y las primas de seguros.

∗ Se mejora y puede verificarse el cumplimiento de determinadas normas de seguros, legales, estatutarias y otras normas externas.

Tanto el seguimiento GPS activo como el pasivo son servicios enormemente beneficiosos, pero aunque podemos afirmar categóricamente que todas y cada una de las empresas pueden beneficiarse enormemente del seguimiento pasivo de la ubicación, que debería ser un elemento básico en cualquier solución de gestión de activos, ¿cómo puedes decidir si la opción más cara del seguimiento activo de la ubicación con sensores GPS también es buena, o incluso necesaria, para tu empresa?

Veamos algunas situaciones diferentes en las que esta opción puede tener sentido:

∗ Gestión de flotas – Si tienes una flota de vehículos mediana o grande, o una flota más pequeña con un uso elevado y altos costes de combustible y mantenimiento, añadir sensores de seguimiento por GPS a esos vehículos puede ser una decisión muy inteligente.

∗ Artículos de alto valor – Para los bienes que son muy costosos o valiosos, críticos para las operaciones y/o difíciles de sustituir, la supervisión por GPS con datos en tiempo real puede ser, de hecho, obligatoria.

∗ Seguridad – Para operaciones remotas, zonas con mayores riesgos de seguridad, contratistas o trabajadores no verificados, o artículos caros que se revisan y trasladan con regularidad, los sensores GPS específicos pueden aumentar enormemente la seguridad y reducir los costes relacionados.

∗ Flujos de trabajo críticos – La maquinaria, equipos, vehículos, herramientas o suministros que son absolutamente necesarios para los procesos o flujos de trabajo críticos pueden necesitar un seguimiento en tiempo real, especialmente cuando las posibles interrupciones pueden ser costosas o perjudiciales para la empresa.

∗ Cumplimiento – El seguimiento en tiempo real de la posición y el movimiento de determinados activos puede ayudar a cumplir las normativas internas y externas (de seguros, financieras, gubernamentales, estatutarias) sobre ubicación, uso y mantenimiento, y de hecho puede ser obligatorio.