Mantener el ITAM bajo control con el software de gestión de activos informáticos

Los responsables informáticos de empresas y organizaciones se enfrentan hoy a la tarea de gestionar una gran variedad de activos informáticos. Un software de gestión de activos informáticos intuitivo facilita mucho esta tarea.

Pero, ¿cuál es exactamente el reto concreto de la gestión de activos informáticos? No en vano, la gestión de activos informáticos (ITAM) se ha convertido en su propio campo de especialización dentro de las tecnologías de la información. Los gestores informáticos son especialistas muy solicitados en su campo.

La tarea no se cumple en absoluto limitándose a gestionar los recursos y pedir suministros para ellos cuando sea necesario. La tarea de gestión de activos se ha vuelto tan compleja como la infraestructura informática en la mayoría de las empresas.

Hay que gestionar los componentes físicos y virtuales. Las licencias de software a veces están firmemente vinculadas al hardware. Ya no es fácil reconocer algunos componentes de la red. Los componentes de la red se externalizan a la nube o se instalan permanentemente en el edificio.

Mantener una visión general no es posible con simples listas o tablas. Con el software de gestión de activos informáticos de Timly, tienes la posibilidad de registrar todos los activos informáticos de forma significativa. El siguiente artículo explica cómo funciona y por qué es tan importante.

La gestión de activos informáticos (abreviada ITAM) acompaña a todos los activos informáticos de una empresa durante todo su ciclo de vida. El objetivo es considerar todos los componentes individuales que tienen sus propios intervalos de mantenimiento, licencia o sustitución.

Los servidores de una empresa, por ejemplo, constan de un armario para servidores, normalmente varias carcasas para bastidores, los discos duros que contienen y varias licencias de software. El armario del servidor contiene equipos eléctricos que están sujetos a la llamada comprobación E. Los componentes del rack se utilizan durante un determinado periodo de tiempo y luego se sustituyen, la mayoría de las veces en función de la duración de la garantía del equipo. La vida útil de los discos duros puede desviarse de esto. En algunos casos, se recomienda la sustitución periódica por precaución para protegerse de los fallos. La sustitución de componentes y las nuevas adquisiciones ocasionan unos costes y una carga de trabajo nada desdeñables.

Esto exige decisiones estratégicas en la gestión de servicios que requieren un cuidadoso análisis coste-beneficio. Sobre todo en las grandes empresas, tiene sentido la normalización para la adquisición y determinación del ciclo de vida respectivo de los activos informáticos.

Para desarrollar las mejores normas posibles y tomar decisiones de adquisición sostenibles, los responsables necesitan una base de datos sólida. En última instancia, esto sólo puede generarse con el uso de un software de gestión de activos informáticos. Una plataforma de gestión de activos aislada para el inventario de activos no es suficiente. Sólo se pueden conseguir resultados con visión de futuro si se hace un seguimiento preciso de los costes de adquisición, mantenimiento, reparaciones y piezas de recambio.

Los desarrolladores de Timly se han dado cuenta de ello y, con su software de inventario informático -disponible como aplicación móvil-, ofrecen una forma de registrar de forma holística los activos informáticos y acompañarlos durante todo su uso en una empresa.

Timly es un software de inventario flexible que adopta un enfoque holístico. Esto significa que existe una base de datos uniforme con la que se trabaja en todos los departamentos de la empresa. También es posible integrar empleados externos individuales o empresas colaboradoras.

El software está diseñado de forma que todos los activos de una empresa puedan registrarse de forma significativa con él. Esto se garantiza mediante categorías flexibles que los responsables pueden adaptar con precisión a su concepto de gestión de activos. Esto permite asignar los parámetros necesarios de cualquier equipo de trabajo en el área informática, pero también más allá.

Además, es posible establecer vínculos en el sistema de gestión de activos informáticos. Los objetos pueden asignarse a ubicaciones, empleados, pero también a otros activos. Por ejemplo, a un servidor físico se le puede dar el atributo “objeto contenedor” y luego asignarle máquinas virtuales y licencias que se ejecuten en él.

Lo mismo ocurre con los periféricos necesarios en un puesto de trabajo, como monitores, teclados y otros dispositivos de entrada. Cada activo recibe un código QR cuando se registra. Éste se adhiere a los objetos físicos mediante una pegatina. Al escanear el código QR, se puede consultar el perfil de un objeto.

Esto permite determinar las ubicaciones y las personas responsables de cada elemento del inventario sin ningún esfuerzo. Así, el software de gestión de activos informáticos permite un seguimiento sin fisuras de cualquier inventario de hardware y software.

Para garantizar que el acceso a los datos sea sencillo y a la vez seguro, el software de gestión de activos informáticos de Timly utiliza un almacenamiento en la nube para archivar que cumple con la GDPR. La protección de datos necesaria se garantiza mediante un concepto de autorización de grano fino, con el que a los empleados sólo se les conceden los derechos necesarios.

Los costes de alojamiento en la nube ya están incluidos en el paquete global. La ventaja de esta solución es que los responsables no tienen que preocuparse de integrar Timly en la red interna de la empresa y pueden seguir trabajando con los datos en distintos lugares y en sus dispositivos móviles. Todo lo que se necesita es una conexión a Internet.

La aplicación Timly inventory app, optimizada para teléfonos inteligentes y tabletas, garantiza un funcionamiento sencillo. Permite escanear el código QR con una cámara y acceder al perfil de un activo físico, digitalmente. Esto permite a los empleados ver la información relevante, así como ampliarla en tiempo real, por ejemplo, informando de averías.

Si se desea, puede integrarse en un sistema de tickets que genere órdenes de reparación al servicio técnico o a empresas externas.

Cada activo de hardware y software tiene su propio calendario en Timly. Aquí se pueden introducir las próximas fechas de mantenimiento e inspección. También se pueden introducir fácilmente las fechas de caducidad de las licencias. Una vez anotadas, apenas hay riesgo de pasar por alto las citas. De ello se encargan la opción de recordatorio por correo electrónico y el práctico resumen de plazos.

Las personas responsables también pueden almacenarse en esta vista general. Esto hace posible el filtrado y que cada miembro del equipo informático pueda ver de un vistazo las tareas que tiene pendientes. Una vez completada una tarea, se marca como realizada en el sistema. Además, es posible almacenar documentación sobre el trabajo realizado o los informes de pruebas recibidos. Cuando hay que tomar decisiones, toda la información necesaria está disponible en el software de gestión de activos informáticos a diario.

En el entorno de un departamento informático, el uso de soluciones de código abierto suele tener una gran prioridad. Esto no es sorprendente, ya que los expertos que trabajan allí pueden comprender con precisión la funcionalidad del software utilizado basándose en el código fuente de libre acceso. Sin embargo, el alcance funcional del software de código abierto no suele ser comparable al del software comercial de gestión de activos informáticos.

El alojamiento del almacenamiento en la nube, el perfeccionamiento permanente del software y la puesta a disposición de un equipo de asistencia formado suponen un coste elevado. Para el cliente, el uso de una solución comercial probada ahorra tiempo de trabajo a sus propios empleados. Los desarrolladores y el personal de soporte de Timly se ocupan de cualquier problema que surja.

El intercambio con los clientes existentes garantiza que muchos requisitos ya se tienen en cuenta de antemano. Al final, los directivos de las empresas suelen llegar a la conclusión de que utilizar el software de gestión de activos de Timly es la alternativa más barata.

Para poder tomar decisiones bien fundadas, toda la información relevante -sobre todo la relativa a los costes de un activo- no sólo debe recopilarse, sino agruparse. Se ahorra dinero si la información no tiene que actualizarse repetidamente y vincularse entre sí en un tedioso trabajo de detalle.

El software de gestión de activos informáticos de Timly lo consigue registrando permanentemente todos los datos necesarios. Cuanto mejores sean los datos utilizados en el software de gestión de activos informáticos, más fácil será el proceso de gestión de activos informáticos.