Inventario de hardware con aplicación móvil: Gestiona mejor portátiles, teléfonos, beamers o pantallas

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¿Puede un inventario de hardware optimizado ayudar realmente a tu empresa? ¿Se facilitan realmente los procesos de trabajo cuando se utiliza un software de gestión de inventarios? – Tal vez tu empresa sea una de las muchas empresas y organizaciones en las que el hardware y el software se han gestionado hasta ahora de forma bastante descuidada.

Bastantes directivos piensan: Siempre ha funcionado de alguna manera, ¿por qué necesitamos un programa especial para el inventario de nuestros dispositivos informáticos? Al mismo tiempo, sin embargo, los portátiles no siempre están donde los buscas y la visión general del inventario de ordenadores y del entorno informático deja mucho que desear. No sólo desde que se prestan cada vez más dispositivos a los empleados en la oficina doméstica hay que hacerse la siguiente pregunta:

La mayoría de las empresas, por supuesto, intentan gestionar sus dispositivos y licencias de una forma u otra. A menudo, la gestión de activos informáticos consiste en documentos individuales en hojas de cálculo. Esto es mejor que nada, pero dista mucho de ser un método moderno y eficaz de inventario de hardware. Muchos datos de inventario e información detallada no se registran y hay que investigarlos minuciosamente cuando se necesitan.

Algunos administrativos, por ejemplo, no anotan los datos sobre el software instalado. Esto da lugar a compras duplicadas innecesarias o a retrasos en las operaciones porque las licencias han caducado sin que nos demos cuenta. Especialmente cuando los puestos de trabajo distribuidos requieren el uso de máquinas virtuales, la gestión descentralizada del software existente es indispensable. Las hojas de cálculo Excel, que pueden no ser accesibles desde todos los dispositivos finales y lugares de trabajo, no suelen ser de ayuda.

Las versiones impresas de las tablas de inventario son aún más propensas al error. Ofrecen tan pocas funciones como las pizarras magnéticas en almacenes y talleres donde hay que registrar el paradero de los equipos. La gestión de inventarios de este tipo depende mucho de que haya personal concentrado y salas individuales accesibles. Ya a menudo no funciona para muebles, vehículos o herramientas, y es completamente poco atractiva para las infraestructuras informáticas.

Al fin y al cabo, los empleados ya están acostumbrados a realizar tareas administrativas mediante clics del ratón o gestos del smartphone. Especialmente si tu empresa tiene unas instalaciones muy extensas o una alta proporción de trabajadores móviles, el inventario de hardware con una aplicación móvil aporta ventajas. Al fin y al cabo, casi nadie estará especialmente motivado para ir específicamente a una determinada sala con una lista en papel o llamar a un auxiliar administrativo sólo para informar de la renovación de una licencia o el préstamo de un teclado.

Una mala gestión de las instalaciones puede provocar pérdidas: El inventario de la empresa se “olvida” en algún sitio o “desaparece” porque no se ha documentado su paradero a lo largo del tiempo. Si, por el contrario, haces posible el inventario de material a través de una aplicación móvil, facilitarás a tus compañeros la actualización de los datos.

Se puede generar un código QR para todo el inventario informático, pero también para vehículos o máquinas. Se pega en el objeto y se puede escanear con un smartphone o una tableta. A continuación, aparecen varias opciones de procesamiento para el objeto. Para facilitar el control del inventario, por ejemplo, se puede guardar y actualizar la ubicación mediante la señal GPS del smartphone, en tiempo real.

En el software de gestión de inventario de hardware basado en la nube, como Timly, el historial de ubicaciones es entonces visible desde todas las cuentas vinculadas. Si lo deseas, podemos implementar para ti cuentas de software que funcionen con tus datos existentes de Active Directory. Esto facilita que todo el departamento informático pueda ver qué empleado registró la ubicación y a qué hora. Si tu empresa posee activos de mayor tamaño, como excavadoras o equipos industriales móviles, los localizadores profesionales en tiempo real también pueden integrarse en el software de gestión de inventarios..

Por desgracia, los métodos tradicionales, a menudo iniciados por necesidad, como la hoja de cálculo Excel de inventario, no proporcionan un registro completo de todos los activos informáticos. En el mejor de los casos, proporcionan una visión rudimentaria de licencias, dispositivos e intervalos de mantenimiento. Sin embargo, una solución completa de gestión de activos de hardware también incluye información sobre el estado del objeto, el historial de préstamos o los activos de software vinculados. Un inventario informático realmente útil tiene interfaces con otro software de la empresa.

De este modo, se puede responder directamente a las preguntas de seguimiento, como la pregunta sobre la responsabilidad de la tarea de mantenimiento o la pregunta sobre cuál es el valor monetario actual del objeto. No necesitas tener tus propios servidores preparados para la gran cantidad de datos recopilados durante el inventario de hardware. Nuestro paquete de software como servicio incluye una conexión a la Nube de Timly. Tú y tus empleados podéis acceder a ella en cualquier momento desde el PC de sobremesa de la oficina, el teléfono de empresa de la oficina doméstica o incluso la tableta del almacén.

Si prefieres utilizar tu propia infraestructura de servidores para las funciones de inventario, te instalaremos una solución in situ. Éste es sólo un ejemplo de cómo nuestro software de gestión inmobiliaria puede adaptarse con flexibilidad a las necesidades del cliente. Entre otras cosas, también te ayudamos a importar a Timly las bases de datos de inventario existentes, si es necesario, también de forma automática y periódica a través de nuestra interfaz API. Además de la gestión del hardware, el inventario del software también desempeña un papel cada vez más importante. Los programas profesionales se ofrecen cada vez más mediante soluciones de suscripción.

No siempre es fácil hacer un seguimiento de las distintas licencias de escritorio o de usuario. Para asegurarte de que cada empleado puede utilizar el software necesario en el momento adecuado, puedes asignárselo como elemento de inventario. En el perfil de empleado correspondiente, los empleados también pueden hacer reservas por sí mismos. La función de disposición es adecuada para la planificación a largo plazo de los activos de software (pero también de todos los demás objetos de inventario). Puede utilizarse para reservar inventario para momentos y empleados futuros, personas externas o salas.