Gestiona digitalmente el inventario en las escuelas con el software Timly

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Reuniones interminables, muchas formas: Hay un largo camino desde la evaluación de las necesidades regionales en las escuelas hasta la entrega de dispositivos digitales. Para gestionar el inventario en las escuelas, es muy necesaria una solución digital. Mientras que en Alemania ya hay varias escuelas que gestionan su inventario digitalmente, en el Reino Unido también se ha impulsado la digitalización en las escuelas durante la pandemia del Covid-19.

En muchos municipios alemanes se han aprobado o ya están disponibles infraestructuras y dispositivos informáticos adicionales. Los primeros éxitos se están haciendo patentes. Ahora, muchos consejos escolares y administraciones municipales se enfrentan a nuevos retos: Los programas de financiación exigen una administración para la que muchos aún no están preparados.

Tras presentar la solicitud, muchos administradores o directores se dan cuenta de que los nuevos aparatos, redes, licencias y contratos también conllevan necesidades de gestión ampliadas. Así que hace falta una buena estrategia de gestión para llevar el control de los pedidos de equipos y los compromisos de financiación.

Al fin y al cabo, todos los organismos de financiación quieren saber para qué se utilizaron específicamente los fondos. Además, los beneficiarios de las subvenciones están obligados a apoyar la evaluación de la financiación (es decir, para qué se utiliza y cómo mejora los procesos cotidianos). Para ello, deben redactar y presentar informes y documentación. Así que quienes gestionen sus recursos digitales de una manera que cumpla las normas administrativas desde el principio, estarán en el lado seguro.

El Ministerio de Educación, Juventud y Deporte de Baden-Württemberg ha desarrollado una normativa ejemplar en materia de presentación de informes. En ella, se permite a los beneficiarios de la financiación presentar pruebas simplificadas de uso al Landesinvestitionsbank en un plazo de tres meses tras la finalización de la medida. Todo lo que se requiere es una confirmación en la prueba de que las subvenciones aprobadas se utilizaron para el fin previsto.

Para garantizarlo legalmente, debe elaborarse una documentación continua sobre el inventario, su uso, estado y posible mantenimiento. Además, se requieren pruebas de uso e informes fácticos. Con estos exigentes requisitos, invertir en un software de inventario moderno y seguro puede tener sentido.

Un ejemplo de Alemania ilustra cómo funciona un software de inventario como Timly. Remseck am Neckar es una ciudad al noreste de Stuttgart. Siguiendo el lema “Escuelas preparadas para el futuro” y “Nuestros hijos son nuestro futuro”, el municipio tenía previsto solicitar financiación. Para ello, se realizó un inventario en todas las escuelas en mayo de 2019. Una vez desembolsados los fondos para gestionar el inventario en las escuelas y adquirir nuevos equipos informáticos para los alumnos, el municipio de Remseck encargó un gran número de nuevos recursos informáticos.

Para la gestión segura y trazable de los recursos informáticos, Remseck firmó un contrato con Timly Software AG, con sede en Zúrich. Timly es un moderno sistema de documentación que cataloga virtualmente los objetos digitales y físicos. Los distintos usuarios pueden realizar nuevas entradas y cambios de forma descentralizada, en función de su nivel de autorización.

Merece la pena que las autoridades escolares municipales y los centros educativos piensen en la gestión de los recursos informáticos en una fase temprana. Incluso durante el periodo de financiación, un software de gestión de inventarios evita esfuerzos innecesarios. Ya sean estadísticas sobre el historial de uso de los equipos, contratos de asistencia, licencias de software o reparaciones: un software de inventario como Timly documenta toda la información sobre el inventario digital de la escuela en una ubicación central y minimiza la carga de trabajo manual que surge con las listas convencionales de Excel.

Esto significa que preguntas como “¿Quién tiene qué inventario en este momento?”, “¿En qué estado está el equipo?” o “¿Cuáles son los derechos de licencia?” pueden responderse con sólo pulsar un botón. De este modo, los directores y administradores municipales obtienen una visión centralizada de los equipos finales digitales, los accesorios informáticos y los acuerdos de licencia. La aplicación en la práctica es muy sencilla: se pegan etiquetas con códigos QR que contienen un número de inventario único en los objetos adquiridos con la financiación.

Estos códigos pueden escanearse con un smartphone o una tableta estándar. Ahora el software permite diversas acciones que pueden asignarse individualmente a cada parte del inventario digitalizado. Ya sea para consultar la ubicación actual, el historial de uso o las necesidades de reparación: los usuarios autorizados pueden consultar o actualizar toda la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.