Gestión de dispositivos: Tan flexible como tu empresa

No hay forma de evitar una gestión de dispositivos eficaz. Ya sea en la industria, el comercio o la construcción, todas las empresas tienen un número cada vez mayor de máquinas, herramientas y otros equipos de trabajo. Mantener una visión general de todo ello y gestionar los materiales de trabajo de forma inteligente apenas es posible sin ayudas digitales. Por eso, las empresas modernas deberían confiar en una gestión de equipos centralizada y basada en software. De este modo, se puede realizar un registro completo inmediatamente después de la adquisición.

Después, sin embargo, suele ser necesario entregar dispositivos personales a los empleados o asignarlos a puestos de trabajo fijos. Ambas cosas conllevan desafíos. Especialmente en el sector de la artesanía, los empleados tienen que utilizar sus herramientas en lugares de trabajo cambiantes. Puede ser necesario entregarlas a los compañeros de la obra o incluso prestárselas a los subcontratistas. Llevar protocolos escritos de traspaso o entrega no es muy práctico en la vida cotidiana.

Sin embargo, si no hay una asignación fija a cada empleado, aumenta el riesgo de que las herramientas se retiren del lugar de trabajo y luego no se encuentren. El software de gestión de herramientas puede ayudar en este caso. Con él, puedes determinar dónde se encuentra una herramienta con sólo unos clics. Las asignaciones también pueden ajustarse desde dispositivos móviles in situ.

Las empresas tienen que hacer frente a unos costes recurrentes en constante aumento. Por tanto, es comprensible intentar evitar gastos innecesarios. Por otra parte, debe evaluarse cuidadosamente si las supuestas gangas o las “soluciones de retoque” internas para la gestión de dispositivos acaban haciéndose a costa de la eficacia.

Además, existe el riesgo de tener que dedicar diariamente tiempo de trabajo innecesario a la gestión de los dispositivos. Tiempo del que carecen tus empleados para el cumplimiento de sus tareas reales y que acaba costándote más que un software adaptado con precisión al propósito de tu aplicación.

Por ejemplo, la introducción de datos corporativos en hojas de cálculo Excel sólo tiene sentido en una ubicación central. La capacidad multiusuario sólo suele ser posible hasta cierto punto. Sobre todo si el acceso también es necesario mientras se está de viaje, por ejemplo en una obra o en el cambio de puntos de carga. El software gratuito para la gestión de equipos suele tener un ámbito de uso limitado. Sólo tienes flexibilidad real con una conexión a la nube y aplicaciones optimizadas para dispositivos móviles.

Un software cumple su cometido sobre todo cuando funciona de forma intuitiva y fiable. Un software de gestión de inventarios profesional ya se amortiza cuando tus empleados pueden utilizarlo con eficacia y facilidad. Además, cuentas con el apoyo de un equipo de asistencia competente y permanentemente disponible.

El corazón de un software de inventario digital como Timly es el espacio central de almacenamiento basado en la nube. Se puede acceder a él desde cualquier lugar con conexión a Internet. El acceso es muy sencillo a través de un navegador o desde una aplicación para dispositivos móviles. El software ofrece diferentes categorías y campos de información personalizables de forma flexible. Además de ubicaciones, personas responsables y datos de rendimiento, en el software también se pueden almacenar instrucciones de funcionamiento y de mantenimiento para la gestión de los dispositivos.

Se pueden asignar autorizaciones a los empleados según su función. Puedes crear un código QR que ocupe poco espacio para cada dispositivo. Si está en el dispositivo, todos los empleados podrán acceder a la información que necesiten con sus teléfonos móviles. Entregar los dispositivos es tan sencillo como notificar defectos. El próximo mantenimiento se muestra al empleado.

Ilustrado con dos ejemplos, el uso puede ser el siguiente:

Una parte importante de la gestión profesional es conocer los recursos disponibles en todo momento. Con los sistemas de gestión de dispositivos tienes opciones de consulta muy precisas sobre tus recursos de trabajo. De este modo, siempre puedes saber qué dispositivos están disponibles y dónde se encuentran actualmente.

La programación de tu empresa se simplifica significativamente al poder determinar cuándo está disponible el equipo de trabajo en una ubicación central. Esto se complementa con funciones como Seguimiento GPS, que evita tediosas búsquedas de materiales en grandes obras o en confusos centros de producción. La posibilidad de recuperar fechas de mantenimiento y plazos de alquiler ayuda a planificar a largo plazo.

La responsabilidad personal sobre el equipo de trabajo garantiza un manejo más cuidadoso. Cada empleado sabe qué herramienta tiene asignada y en qué condiciones estaba cuando se le entregó. Esto es especialmente valioso cuando hay una gran rotación de personal y poco compromiso con el empresario. Notificar los defectos no supone ningún esfuerzo adicional.

Ya sea una silla de oficina, un ordenador portátil, una hormigonera o una cargadora sobre ruedas: con un software de inventario profesional, puedes crear un archivo digital de equipos para cada activo. En él se pueden recopilar todos los documentos e información importantes a lo largo de toda la vida útil del equipo. Incluso en retrospectiva, es posible realizar evaluaciones sobre la eficiencia. Puedes responder a las preguntas de las autoridades o las compañías de seguros de forma fácil y fiable.

El uso eficaz y sostenible de los recursos operativos se apoya de forma bastante incidental. Al fin y al cabo, el uso cuidadoso de los recursos de todo tipo no sólo ahorra costes. Hoy en día, la sostenibilidad forma parte de la imagen de sí mismas de la mayoría de las empresas modernas. La gestión de dispositivos digitales es un elemento importante para ello.