Gestión de Activos Soportada por Software: Una solución eficaz para las empresas

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Utilizar la gestión de activos soportada por software es un paso importante hacia la profesionalización de los procesos cotidianos. Herramientas, máquinas, equipos informáticos y mobiliario de oficina son sólo algunos de los recursos cuya disponibilidad y funcionalidad son esenciales para la eficacia y fluidez de los procesos empresariales.

Para los responsables de las empresas, es absolutamente importante saber en todo momento dónde se encuentran los equipos de trabajo. No hay nada más molesto que los retrasos causados por herramientas ilocalizables o máquinas que no están listas para su uso. En cambio, con la gestión de activos asistida por software de Timly, es posible recuperar los intervalos de mantenimiento, los defectos y los lugares de almacenamiento en tiempo real, y tienes una visión completa en todo momento.

Muchas alternativas son demasiado estáticas o confusas para permitir una gestión eficaz del inventario. Si utilizas Excel u otro software ofimático de inventario, tienes que elegir entre la claridad y la categorización fina. Los bienes de casi todas las empresas son sencillamente demasiado diversos para encajar en una plantilla rígida.

Las máquinas tienen plazos de alquiler e intervalos de mantenimiento, el software tiene un periodo de licencia limitado. Ninguna de estas características se aplica a los consumibles o herramientas. Las características técnicas de las máquinas, por ejemplo, también son fundamentalmente distintas de las de los activos informáticos. Si los campos de descripción con nombres generales dan lugar a malentendidos al registrarlos, se producen consultas innecesarias o incluso entradas incorrectas.

El beneficio de utilizar un software para el inventario disminuye en consecuencia. Además, sólo el software especializado ofrece la posibilidad de acceder a la lista de inventario a través de dispositivos móviles. Timly ofrece una aplicación para este fin que ha sido optimizada para los tamaños de pantalla correspondientes, por lo que también puede utilizarse sin problemas en almacenes, talleres u obras. El software de inventario debe ser, ante todo, fácil de usar, para que no se convierta en una carga adicional en la estresante vida cotidiana.

El freeware es popular. ¿Por qué pagar dinero por algo que también está disponible gratuitamente? En el sector privado, esta afirmación es ciertamente cierta. En el entorno profesional, puede implicar enormes riesgos si utilizas un software que no tiene licencia para un área clave como el inventario. El desarrollo y el soporte permanente de un software complejo cuestan dinero.

Lo mismo se aplica a la prestación de asistencia competente. Aquí no debes ahorrar dinero en el lugar equivocado. Al comprar software con licencia, tienes la garantía de recibir un producto que funciona permanentemente. Cuando surgen problemas, no son tus empleados los que tienen que buscar una solución. Esta tarea corresponde a un equipo de asistencia experimentado, que puede trabajar de forma mucho más eficaz y rápida gracias a su especialización. Además, un inventario moderno debe ser compatible con la red.

Si utilizas una solución local (on premise), garantizar el acceso a través de la red es costoso. Si utilizas el software de gestión de activos de Timly para el inventario, obtienes un software seguro basado en la nube a cuyos datos se puede acceder desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Las herramientas y máquinas caras, en particular, deben utilizarse bien. Por tanto, deben estar en constante movimiento tanto como sea posible. Los complicados requisitos administrativos para registrar las ubicaciones y los usuarios actuales a menudo se ignoran o simplemente se olvidan en el ajetreado ritmo de la vida cotidiana. Un escáner de códigos de barras puede ofrecer un remedio.

Para cada bien se puede imprimir un código QR que ahorra espacio. Simplemente escaneándolo con la aplicación de inventario, cada empleado puede acceder al perfil de un activo en la aplicación de inventario de Timly. Esto permite llevar a cabo un registro de entrada y salida sencillo para los equipos de trabajo transferidos. Si lo deseas, también se puede recoger y guardar la ubicación actual mediante GPS.

Utilizar una gestión de activos asistida por software también simplifica las cosas para tus empleados. Para cada activo, se puede almacenar información como el próximo mantenimiento, personas de contacto en caso de defectos, instrucciones y manuales. Cualquier empleado puede informar fácilmente de los defectos que se produzcan a través de la aplicación.

Realizar gestión%20de%20activos%20empresariales (EAM) con listas impresas u hojas de cálculo de Excel no supone inicialmente ningún coste. Sin embargo, esto no permite una gestión uniforme de una amplia gama de recursos operativos, desde herramientas a máquinas, pasando por activos informáticos.

Si decides adquirir un software para inventarios que se ajuste exactamente a tus necesidades, en última instancia ahorrarás dinero gracias a la optimización de los flujos de trabajo. Hemos resumido los criterios más importantes para un software de este tipo, en nuestra opinión:

El programa informático debe ser capaz de registrar propiedades y valores de activos de varios tipos. Para mantener la claridad y un funcionamiento intuitivo, sólo deben ofrecerse los campos relevantes.

Cuanto más esfuerzo adicional suponga el registro de traspasos y absorciones u otros cambios relevantes, mayor será el riesgo de que se omitan. Por tanto, una solución en la nube basada en Internet a la que también se pueda acceder desde dispositivos móviles es una buena opción.

Hoy en día, casi todos los empleados llevan consigo un smartphone. Si la gestión de los recursos operativos se realiza mediante una app y se puede acceder a los datos importantes con un escáner de códigos de barras de software, conseguirás una mejor aceptación.

Aunque normalmente sólo se trate de objetos registrados, no debe haber accesos no deseados. Las soluciones basadas en la nube deben cumplir siempre la normativa sobre protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Si utilizas un software para una función clave, como el inventario, debe funcionar permanentemente sin errores. Si se producen fallos, ahorrarás un valioso tiempo de trabajo y los nervios de tus empleados si el equipo de asistencia ofrece soluciones rápidas.