¿Existe una App de Inventario Gratuita? Ventajas e inconvenientes

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En principio, existen varios programas para gestionar el inventario. Muchos se anuncian con atributos como “gratuito”, “código abierto” o “fácil”. Pero, ¿son éstas también las características de una app de inventario que desempeñan un papel más importante en el día a día de la empresa? ¿Qué hay de la eficacia y fiabilidad de una aplicación de inventario gratuita? – Este artículo destaca algunos de los pros y los contras de las aplicaciones de inventario gratuitas para que puedas tomar una decisión informada para tu negocio.

Las soluciones gratuitas de gestión de inventarios se utilizan en diversas empresas de todos los sectores. A menudo, cuando hay que hacer un inventario por primera vez o se ha observado que es necesario un listado estructurado de las máquinas, equipos, licencias, mobiliario o herramientas existentes.

Por ejemplo, una app de inventario se utiliza para facilitar el control del inventario. Para el registro anual de todos los recursos operativos, una app de inventario puede ser gratuita para ahorrar tiempo de trabajo a corto plazo. Los sistemas analógicos clásicos no suelen ser bien recibidos, sobre todo por los empleados más jóvenes. Una app móvil que incluya un escáner de códigos de barras permite un tipo de inventario más moderno utilizando smartphones y tablets.

Si la aplicación de inventario es gratuita, la selección de funciones suele ser limitada. Al fin y al cabo, los desarrolladores que no reciben dinero o sólo unos pocos ingresos por publicidad no suelen querer invertir una cantidad innecesaria de tiempo en un proyecto de software de este tipo. Para las empresas jóvenes, una solución básica de este tipo para el registro de inventario móvil puede, no obstante, facilitar algunos procesos de la empresa.

Sin embargo, a más tardar cuando las aplicaciones móviles vayan a utilizarse para la gestión general y habitual de inventarios, merece la pena buscar soluciones de pago. Éstas suelen ofrecer bastante más funcionalidad y seguridad, por lo que el precio suele depender de la necesidad individual de los módulos del programa.

En principio, las empresas que han superado la fase inicial deberían centrarse en cuestiones de eficiencia y variedad de funciones cuando se trata de aplicaciones de gestión de inventario. En la mayoría de los casos, la versión de pago de una aplicación de inventario profesional puede ajustarse a las necesidades reales de una empresa. Si una aplicación de inventario es gratuita, no suele haber asistencia disponible si se desean realizar ajustes en los módulos del programa o si surgen preguntas sobre su funcionamiento.

Sin embargo, en algunos casos puede tener sentido un software gratuito de gestión de inventarios, sobre todo cuando la empresa está adquiriendo su primera experiencia con los sistemas de gestión de inventarios. Para empezar, para tomar conciencia de las propias necesidades, puede merecer la pena utilizar primero una aplicación de inventario gratuita. Especialmente para una empresa de nueva creación con un presupuesto limitado, las opciones limitadas de gestión de inventarios de las versiones gratuitas pueden ser mejores que no tener ningún software o que las soluciones DIY que utilizan Excel.

Así que, aunque para las empresas o departamentos jóvenes en los que la gestión digital del inventario es nueva, el software de inventario gratuito puede ser un comienzo sensato, las limitaciones del software gratuito suelen hacerse patentes a medida que aumenta el número de recursos operativos y empleados.

Si una app de inventario es gratuita, no ofrece la opción de imprimir una etiqueta con un código QR que pueda utilizarse para escanear rápidamente un artículo del inventario a través del smartphone o la tableta. En una app de inventario profesional como Timly, el equipo puede asignarse rápidamente a una persona, una sala o un proveedor de servicios externo tras escanearlo.

Especialmente para las grandes empresas, es importante la operatividad intuitiva por parte de distintos empleados. Si tienes varias sedes, es necesario conectar en red la base de datos de inventario entre ellas para que varios empleados puedan acceder fácilmente a la base de datos de forma simultánea y hacer entradas. Si la aplicación de inventario es gratuita porque utilizas para ello tu paquete ofimático, acabas teniendo listas de Excel con datos de inventario difíciles de leer y navegar en pantallas móviles pequeñas.