Establece el orden con un moderno sistema de gestión de inventario en línea

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La clásica pizarra magnética, el Excel y los programas instalados localmente tienen una gran cosa en común: cada uno de estos sistemas está desfasado por falta de seguridad, escalabilidad y accesibilidad. Mientras las operaciones empresariales marcan un ritmo estricto, incidencias como la asignación de recursos de trabajo son cada vez más frecuentes.

Sin embargo, esto no ocurre cuando los empleados trabajan de forma independiente con un sistema de gestión de inventario online. Aquí se utilizan códigos QR, un inventario personal y menús fáciles de usar para registrar todos los eventos. Esto no sólo ahorra tiempo y evita errores.

Una vez que los propios empleados estén familiarizados con el registro de sus objetos en el inventario, éste debe realizarse independientemente de la ubicación. Para ello es necesario tener acceso a un sistema de gestión de activos que esté siempre actualizado, lo que se hace mejor a través del propio smartphone o tablet del empleado. Con el almacenamiento descentralizado, todos los datos están siempre accesibles y actualizados con la gestión de inventario en línea, para todos.

A diferencia de Excel y compañía, no sólo una persona está familiarizada con la gestión del inventario online, sino que la transferencia de datos tiene lugar de forma descentralizada: este trabajo lo realiza cada empleado con un esfuerzo mínimo. De este modo, también se garantiza la accesibilidad de toda la información.

Cada objeto escaneado crea un registro de datos en el inventario de tu empresa. Para acceder cómodamente a estos datos, los sistemas modernos ya se pueden abrir mediante vistas de aplicaciones web en el navegador.

Con tus propios datos de acceso, todos los dispositivos se convierten en una fuente de información para tu inventario: sólo se necesita un navegador para la aplicación móvil. Gracias a la transmisión segura de datos, incluso un smartphone o tableta privados pueden utilizarse para el inicio de sesión. Esta ventaja minimiza los costes de los dispositivos de los empleados y crea flexibilidad en el lugar de trabajo, ya que los activos y los niveles de existencias se pueden comprobar en tiempo real.

No hay que descuidar los costes bajos y constantes, que se comparan con un software propio de la misma escala, además del esfuerzo y riesgo en el desarrollo a la hora de tomar la decisión de “hacerlo”. La gestión del inventario online ya incluye el alojamiento, las copias de seguridad conformes con la GDPR y la provisión de nuevas funciones en el futuro.

La misma cantidad se cobra mensualmente por un número constante de empleados. Si quieres huir de Excel o del registro analógico de inventarios (por ejemplo, Inventario informático), deberías echar un vistazo a las variantes online para controlar los costes. Esto suele ser la piedra angular de un panorama digital en el entorno laboral de cualquier tipo de empresa.

Lo que antes había que registrar con escáneres y ordenadores externos, ahora se puede introducir cómodamente en el sistema o reservar mediante cualquier tipo de dispositivo terminal. Se trata de una ventaja especialmente relevante a la hora de programar objetos.

Mientras el smartphone actúa como escáner de códigos QR, el inventario puede asignarse a un empleado en tiempo real. Al no haber retrasos, no es posible la doble asignación de objetos, lo que evita conflictos y cuellos de botella.

Como empleado en programación, siempre es bueno saber dónde se utilizan los objetos y equipos de trabajo. Ya sean vehículos, herramientas u otros objetos, la función GPS de los modernos sistemas de registro aporta claridad. Ya integrado en la gestión de inventario online, el paradero puede mostrarse en un mapa en tiempo real.

También se puede ver rápidamente información adicional sobre el empleado, los periodos de retorno y el estado de los objetos.

Mientras los empleados pueden utilizar los objetos y los recursos operativos en la vida cotidiana, los datos obtenidos pueden utilizarse eficazmente en el control y el back office. La moderna gestión de inventarios online triunfa especialmente en la gestión de documentos: Contratos, informes de rendimiento y mucho más se almacenan en un solo lugar.

Esto simplifica el análisis y la evaluación de nuevas adquisiciones, amortizaciones y otros eventos. Además, se pueden utilizar numerosas herramientas para crear informes: pocas veces se ha conseguido tan rápidamente una visión general de la empresa en tiempo real. El software de inventario pone remedio al caos administrativo.

Con la ayuda de la asignación de funciones y derechos, los documentos pueden liberarse para determinados empleados, mientras permanecen bajo llave para otros compañeros. La liberación de roles es especialmente importante cuando los datos de personal y los contratos están vinculados a las personas y objetos correspondientes.

Sin riesgos de protección de datos, la gestión de inventario online también está repleta de diversas funciones útiles:

Todo sistema alcanza sus límites sin la correspondiente hoja de ruta. Esto afecta especialmente a las carpetas de Excel, que están condenadas al fracaso a medida que aumenta el número de transacciones comerciales. Como PYME, con el tiempo se necesita más información que el simple uso de objetos.

Se trata más bien de la seguridad mediante la planificación, de modo que puedan evitarse los cuellos de botella y las asignaciones duplicadas en el sistema. La solución en este caso es un sistema totalmente integral en combinación con interfaces API abiertas (por ejemplo a DATEV).

Para la gestión del inventario online, es esencial transmitir los datos recogidos internamente en la empresa. Para que esto ocurra automáticamente, las interfaces API crean la conexión entre programas de diversos tipos. Así, el grado de desgaste y la demanda de artículos pueden recuperarse para la contabilidad con un clic.

Lo mismo ocurre con la información sobre la planificación presupuestaria y el uso de los recursos operativos durante un periodo autodefinido. Junto con tus programas existentes, la gestión de inventarios online es la base sólida para la recopilación de datos. No pierdas más oportunidades de crecimiento con el software de inventario, gracias a una recopilación de datos eficaz y una visión general permanente.