El software GPS y su uso en el seguimiento de activos

En este artículo:

Se han producido avances significativos en la precisión y las capacidades del GPS, los sistemas de posicionamiento global. El software GPS de seguimiento de activos es un proceso que te permite rastrear y conocer la ubicación exacta de cualquiera de los activos de tu empresa u organización, ya sean vehículos, equipos o maquinaria, mercancías, mobiliario, equipos informáticos, ordenadores portátiles, tabletas o teléfonos, o cualquier otro artículo.

Este proceso utiliza un sistema de sensores o etiquetas de inventario que se adhieren físicamente a los activos individuales y transmiten coordenadas de ubicación, que son recibidas y registradas por el software de gestión de activos, proporcionando información precisa y actualizada sobre la ubicación física actual de un activo, así como su ubicación e historial de movimientos.

En general, hay dos tipos de rastreadores -activos y pasivos-, aunque suelen utilizarse juntos para ofrecer soluciones completas de seguimiento de activos:

– El rastreo activo emplea dispositivos de localización GPS motorizados y transmite regularmente información GPS específica del dispositivo al que está conectado.

– El seguimiento pasivo no actualiza de forma continua o periódica la ubicación física de un activo, sino que utiliza etiquetas -normalmente códigos QR- que se escanean cuando se almacena el activo y cada vez que se mueve, se utiliza o se saca de su ubicación original.

Cada tipo ofrece ventajas específicas:

– Seguimiento activo por GPS permite el seguimiento en tiempo real de cualquier activo, y puede ser más preciso en su información de localización

– La localización GPS pasiva puede ser bastante menos costosa, y puede tener sentido para activos menos valiosos o menos críticos, pero sólo transmite información de localización cuando se escanea el código QR

Para muchas organizaciones, el valor del seguimiento de activos mediante GPS es obvio, pero puede ser útil enumerar algunas de las principales ventajas:

– Operaciones más fluidas y productivas – los equipos críticos para el proceso están siempre localizables y se emplean con facilidad, eliminando paradas o ralentizaciones en las operaciones.

– Coordinación del uso: los equipos u otros activos que utilizan distintos empleados, o en distintos procesos, pueden coordinarse de forma más eficaz, aumentando la productividad.

– Cumplimiento de las políticas de la empresa: tener activos gestionados por GPS puede garantizar un mejor cumplimiento de las políticas de seguridad, de uso de los equipos y de la normativa sobre seguros.

– Reducción de robos y mermas: unos datos precisos y actualizados periódicamente sobre la ubicación concreta y el historial de ubicación de los activos pueden reducir en gran medida los robos, las pérdidas o los préstamos no autorizados de cualquier activo.

– Ahorro de costes – relacionado con todo lo anterior, y con otros factores, un sistema integral de localización por GPS puede ahorrar dinero a cualquier empresa u organización, a menudo hasta el punto de que cualquier desembolso inicial de capital se recupera rápidamente.

Cualquier organización o empresa que tenga equipos valiosos, flotas de vehículos, grupos de herramientas o equipos que son revisados y utilizados por varios empleados, puede beneficiarse enormemente de los sistemas de seguimiento por GPS, especialmente junto con un programa o servicio de gestión de activos más completo y exhaustivo como Timly Asset Tracking Software.

Hay algunos factores específicos que pueden indicar que la implantación del GPS es adecuada para ti.

1. Pérdida, robo u otras mermas: Si alguna vez has experimentado la pérdida de activos, o estás en un entorno en el que cualquier tipo de merma es una preocupación real, el GPS puede aliviar enormemente los riesgos.

2. Despliegue crítico: Si tus activos son críticos para tus operaciones -es decir, necesitan estar a mano de forma fiable o ser fácilmente localizables y desplegarse con rapidez- el seguimiento por GPS puede aumentar la productividad y ayudar a evitar ralentizaciones o paradas.

3. Coordinación: Si tienes activos que utilizan habitualmente distintos empleados en distintos lugares, encontrar esos activos y coordinar su uso puede ser bastante difícil, y una información fiable sobre su ubicación puede marcar una gran diferencia.

4. Movimiento de activos: Del mismo modo, si los activos y equipos de tu empresa se revisan con regularidad, se mueven o se utilizan en varios lugares, el procesamiento por GPS puede ser muy valioso, o incluso necesario, para saber dónde están las cosas y cuándo están disponibles para su uso.

Como el seguimiento de la ubicación es ahora tan fácil de implementar, y a menudo sorprendentemente asequible, realmente tiene sentido que casi cualquier organización o empresa de cualquier tamaño haga del seguimiento de la ubicación por GPS una parte de su sistema de gestión de activos.

Hemos visto algunas razones para utilizar Gestión de inventarios por GPS, y algunas de sus ventajas, y ahora puede ser útil hablar un poco más sobre cómo funciona el sistema, y cómo puedes implantarlo y utilizarlo realmente en tu empresa u organización.

De nuevo, hay dos tipos básicos de dispositivos GPS de seguimiento de activos:

Rastreadores GPS en tiempo real: se trata de dispositivos activos y alimentados que pueden acoplarse a cualquier activo, utilizando su propia batería o la fuente de alimentación del dispositivo, y que rastrean y transmiten continuamente la ubicación del activo. Los rastreadores GPS actuales son pequeños, discretos, fáciles de fijar y pueden tener una batería de muchos años de duración, y a menudo se consideran obligatorios para equipos u otros activos caros o críticos.

Etiquetas QR: son simplemente etiquetas que contienen un código QR único para un artículo concreto. Se escanean (normalmente con un teléfono o una tableta y una aplicación móvil) cuando se coloca un artículo en su lugar normal de almacenamiento o custodia, y se vuelven a escanear cada vez que se saca o se traslada el artículo. Utilizan el GPS del escáner para transmitir los datos de ubicación. Las etiquetas QR no ofrecen una información tan puntual o precisa, pero son más asequibles y suelen utilizarse para bienes menos caros o menos críticos.

Una vez más, ambos tipos de rastreadores de activos gps pueden utilizarse en el mismo sistema de seguimiento, y también hay que tener en cuenta que muchas empresas etiquetan y rastrean no sólo los activos móviles, sino que incluso hacen un seguimiento de la ubicación de los equipos fijos: aunque no se revisen ni se muevan, siguen siendo activos valiosos que pueden ser vulnerables a robos o traslados no autorizados.

Los dispositivos activos de seguimiento por GPS vienen en muchos tamaños y configuraciones diferentes, pero en general todos son muy fáciles de conectar a cualquier equipo, vehículo u otro bien valioso. A menudo simplemente se fijan magnéticamente, y pueden colocarse en un lugar discreto, y estos rastreadores suelen tener sus propias baterías de larga duración incorporadas, lo que simplifica aún más el despliegue.

Otros localizadores GPS activos pueden utilizar la fuente de alimentación del activo: dos buenos ejemplos son:

– Rastreadores para vehículos, que pueden estar conectados al sistema eléctrico del vehículo, suministrando energía y también dificultando su retirada.

– Rastreadores para ordenadores portátiles, teléfonos o tabletas, que pueden conectarse al puerto USB o incluso introducirse en la ranura SD, proporcionando energía al rastreador

Los rastreadores pasivos suelen ser incluso más fáciles de colocar, ya que son simples etiquetas que no requieren alimentación. Estas etiquetas QR pueden fijarse como etiquetas adhesivas o etiquetas colgantes.

Si buscas un sistema holístico de gestión de inventarios, a menudo es de importancia crítica no sólo hacer un seguimiento del inventario de activos, sino también de su ubicación, movimiento y uso.

Por eso en Timly nos hemos asociado con Adnexo, una plataforma líder en soluciones de localización por GPS. Sus sistemas GPS de última generación se integran a la perfección con nuestro propio paquete integral de seguimiento de activos, ofreciendo a cualquier empresa u organización, grande o pequeña, un enfoque altamente eficaz y fácil de usar para la gestión total de activos.