El software de almacenamiento garantiza una visión clara en el almacén

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Si se utiliza correctamente, el software de almacenaje puede facilitar considerablemente el trabajo en el almacén. Sin embargo, para ello son necesarios algunos requisitos previos. El software de almacén utilizado debe ser capaz de gestionar el inventario y los artículos del almacén de forma holística. Si es necesario realizar entradas dobles de consumos o informes en varios lugares, se requiere un trabajo adicional intensivo. En el peor de los casos, las transmisiones defectuosas pueden incluso dar lugar a entradas incorrectas difíciles de reconstruir posteriormente.

Con Timly es posible realizar actualizaciones allí donde se trabaja con el stock. No importa si es dentro del edificio de la empresa o en las instalaciones del cliente. Una base de datos central garantiza la disponibilidad de información actualizada en todo momento. El siguiente artículo muestra cómo se puede llevar esto a la práctica.

Timly ha diseñado su intuitivo software de inventario como un servicio en la nube. De este modo, se puede acceder al almacenamiento seguro y conforme a la DSGVO desde cualquier dispositivo final que disponga de conexión a Internet. Para crear una opción de acceso intuitivo para dispositivos móviles, Timly también ofrece una aplicación optimizada para teléfonos inteligentes y tabletas.

Las categorías flexibles permiten registrar sensiblemente todos los artículos de inventario y existencias imaginables. Para consultar el perfil de un bien, basta con escanear el código QR que lleva pegado. No es necesario ningún hardware adicional. La cámara integrada en los dispositivos finales sirve como escáner de códigos de barras. El sistema de autorización detallada garantiza que los empleados sólo puedan consultar y procesar la información que les está destinada.

Una característica clave del software de almacenamiento Timly es el sistema integrado de gestión inteligente del almacén. Los artículos a granel, por ejemplo, pueden introducirse fácilmente mediante la “función gemela” digital. El registro de entrada y salida es posible in situ a través de la aplicación. De este modo, por ejemplo, también es posible hacer un seguimiento inmediato de los artículos que se han consumido en un proyecto concreto. El práctico control del nivel de llenado notifica a tiempo a la persona responsable cuando el nivel de existencias cae por debajo de un nivel especificado.

Si se desea, la notificación puede enviarse en paralelo a proveedores de servicios externos para iniciar un pedido. La información procesada en el software de gestión de almacenes está disponible para todos los empleados de la empresa en tiempo real.

Entre los clientes satisfechos de Timly se encuentran muchas empresas artesanales de éxito, como Schwizer Haustechnik AG. Esta mediana empresa típica de la industria sanitaria, de calefacción y aire acondicionado utiliza el software, entre otras cosas, para asignar equipos de trabajo y materiales a los artesanos del servicio de atención al cliente. El coordinador de almacén de la empresa elogia la facilidad de uso del software y la posibilidad de tener una visión general permanente de todo el inventario.

Como los empleados del servicio de atención al cliente llevan un smartphone consigo de todos modos, pueden acceder a la información que necesitan, informar de defectos o carencias, y reservar y pedir equipos de trabajo sin ningún esfuerzo in situ en el cliente. Timly se ha convertido rápidamente en una herramienta indispensable para Schwizer Haustechnik AG en materia de inventario.

Optimizar los flujos de trabajo con un software de gestión de existencias especializado no sólo merece la pena para las grandes empresas. Especialmente en las pequeñas empresas, a menudo se subestima el esfuerzo que supone la adquisición y gestión de materiales de trabajo y consumibles. Si la empresa tiene un tamaño en el que todavía no es posible contratar a un empleado a tiempo completo para la gestión del almacén, en muchos casos este vacío puede llenarse útilmente con un software. El almacenamiento central de la información sobre inventarios y existencias garantiza que todos los empleados tengan el mismo nivel de conocimientos.

Se minimiza el riesgo de que una persona dependa de otra para recibir pedidos u órdenes de reparación. No hay que olvidar el aspecto de la gestión empresarial. Los valores de consumo de los materiales y los costes de mantenimiento de los equipos de trabajo quedan permanentemente documentados en Timly sin esfuerzo adicional. De este modo, los factores de coste innecesarios y los equipos de trabajo no rentables pueden localizarse muy fácilmente, incluso en empresas pequeñas.

Antes de introducir un nuevo software, es obvio buscar alternativas gratuitas en el mercado. Sin embargo, si se va a utilizar una solución basada en la nube en un entorno profesional, GDPR el cumplimiento ya es obligatorio desde una perspectiva legal. En el caso del almacenamiento autoalojado, no debe subestimarse el esfuerzo necesario para configurar y proteger la propia red.

Tampoco se dispone de un servicio de asistencia permanentemente disponible y bien formado con los programas gratuitos. En caso de fallo, tus propios empleados tienen que dedicar tiempo de trabajo a buscar errores y rectificar fallos. Con un software de almacén profesional como Timly, que ha sido desarrollado para una aplicación específica, el cliente puede concentrarse en su actividad principal. Timly garantiza la funcionalidad del software.

El software de código abierto promete la máxima transparencia en lo que respecta a las funciones integradas. Los expertos tienen la oportunidad de examinar el código fuente y, si es necesario, adaptarlo a sus propios fines. Esto tiene sentido sobre todo para proyectos muy utilizados, como los que ofrecen servidores web o servidores de bases de datos. Para aplicaciones muy especializadas, como el software de almacén, no suele haber una comunidad lo suficientemente grande como para impulsar el proyecto. Por eso, en este caso no tiene sentido confiar en el software de código abierto.

Excel es un talento universal muy extendido que se utiliza en casi todas las empresas para aplicaciones específicas. Sin embargo, Excel sólo tiene un uso limitado como software de almacenamiento. A pesar de Microsoft Office 365, la integración en una red es más adecuada para ordenadores de sobremesa. Las soluciones locales tampoco suelen ser adecuadas para varios usuarios. Si el acceso debe realizarse in situ, desde un smartphone, las hojas de cálculo de Excel no pueden calificarse de prácticas.

Timly, en cambio, se basa en una potente base de datos que muestra dinámicamente sólo el contenido necesario. La capacidad multiusuario y la gestión de derechos están firmemente integradas en él.

Para que el software de almacenamiento simplifique los procesos de trabajo y ahorre costes a largo plazo, es necesario que se adapte con precisión a la finalidad de la aplicación. Esto requiere un desarrollo permanente. Los expertos de Timly suelen estar en contacto con los clientes, les ayudan con la puesta a punto y la adaptación en casos individuales concretos y también recogen peticiones de la práctica.

Una y otra vez, las sugerencias de los clientes conducen a la ampliación práctica de la funcionalidad de Timly. Esto ahorra dinero a los usuarios si consiguen diseñar los procesos de trabajo con el software de tal forma que haya que dedicar menos tiempo de trabajo valioso a actividades administrativas en el contexto de la gestión de almacenes.