El mejor software de gestión de inventarios: Características imprescindibles

La Industria 4.0, la gestión empresarial, la IA (inteligencia artificial), el IoT (Internet de las cosas) y otras estrategias inteligentes son fuerzas poderosas en los negocios hoy en día. Pero demasiadas empresas aún no han comprendido o comprendido el poder de la transformación digital, o cómo puede lograrse mediante algo tan sencillo y asequible como un software de gestión de inventarios.

En este artículo hablaremos de la transformación digital a través de las soluciones de gestión de activos, incluidas las características imprescindibles del software de inventario, sus numerosas aplicaciones y ventajas, y cómo la solución adecuada puede proporcionar no sólo la gestión del inventario, sino un camino claro y potente hacia el mundo de la gestión ágil, las soluciones empresariales e incluso la Industria 4.0.

Muchas empresas y organizaciones están descubriendo que quizá la forma más directa, asequible, escalable y fácil de implantar una gestión empresarial inteligente sea mediante un sistema holístico de gestión de activos.

Dicho esto, realmente deberíamos hacer hincapié en la palabra “holístico” aquí, y enumerar claramente las características y funcionalidades que debe tener el software de inventario para apoyar una transformación digital significativa. Una buena solución de seguimiento de activos proporcionará toda la información, el contexto y el control necesarios para comprender y utilizar mejor todos los recursos de tu empresa:

∗ Herramientas y equipos de mantenimiento

∗ Maquinaria y equipos de producción

∗ Mercancías e inventario vendible

∗ Vehículos y flotas

∗ Mobiliario, instalaciones e inventario estático

∗ Ordenadores y equipos informáticos

∗ Software y redes

∗ Registros, certificaciones y formación de los empleados

∗ Todos los demás activos digitales y físicos

El mejor software de seguimiento de activos mantendrá un registro dinámico de todos los activos físicos o digitales de tu empresa, así como de la información relacionada y la documentación de apoyo: antigüedad, valor, ubicación física, información sobre garantía y mantenimiento, historial de uso y utilización, requisitos de formación y acceso de los empleados y mucho más se puede registrar, actualizar y consultar fácilmente.

 

Deberías poder poner esta información a disposición de cualquiera, o sólo de determinados empleados, y con un almacenamiento y procesamiento de datos redundante y centralizado, los datos deberían estar disponibles en cualquier momento y en cualquier lugar: oficinas de dirección, almacenes, lugares de trabajo, centros de producción y plantas de fábrica.

Se puede mantener todo tipo de información asociada con y sobre cualquier activo concreto. Por ejemplo, las funciones de programación pueden reservar un activo para un empleado y una hora concretos, y también pueden recordarte los programas de servicio y mantenimiento. Los registros de empleados pueden señalar certificaciones caducadas o no actualizadas, o la necesidad de actualizar la formación. Y toda esta información puede entregarse en informes claros y completos a las personas adecuadas en el momento oportuno.

Y el mejor software de gestión de activos debe hacer que toda esta información sea fácil de encontrar, fácil de entender y fácil de controlar: por eso nos hemos centrado tanto en hacer que Timly Inventory App sea sencilla e intuitiva, y por eso ofrecemos la mejor y más personal atención al cliente del sector.

Cuando los empleados trabajan en centros de producción, almacenes o ubicaciones in situ, necesitan acceder a la información sobre una herramienta, vehículo, pieza de maquinaria u otro activo de forma fácil y fiable, lo que puede realizarse eficazmente utilizando una interfaz de código QR escaneable, inteligente y sencilla, junto con almacenamiento y procesamiento de datos basados en la nube.

Se asignan códigos QR a cada activo físico, lo que vincula ese artículo a su registro de inventario, y cualquier personal autorizado con un teléfono, tableta o PC puede escanear ese QR y acceder a ese registro, sin necesidad de equipos especializados, sistemas operativos específicos o software.

Puede que ya estés viendo muchas formas en que tener una imagen completa y polifacética del inventario y los activos de tu empresa puede ayudar en la gestión empresarial, pero veamos un ejemplo concreto con cierto detalle.

Casi cualquier empresa depende de la disponibilidad y el uso de herramientas básicas, para la producción, para el almacenamiento, para el mantenimiento y mucho más, y la información sobre todas y cada una de las herramientas disponibles puede facilitarlo todo:

∗ Ubicación física del artículo

∗ Estado de conservación del artículo

∗ Descripción del artículo / fotografía

∗ Función del artículo

∗ Cualificaciones / formación necesaria para utilizar la herramienta

∗ Uso actual, reservas y horarios de uso

∗ Activos y procesos relacionados

∗ Activos digitales como manuales de instrucciones, garantías e historial de reparaciones

En muchos lugares de trabajo se pierde demasiado tiempo intentando encontrar una herramienta, encontrándola rota, inutilizable o sin el mantenimiento adecuado, dándose cuenta de que otros la están utilizando o la han reservado, y sin poder encontrar otra. Pueden surgir otras complicaciones, e incluso daños y lesiones, debido al uso inadecuado de una herramienta, a la falta de formación o certificación adecuadas o a la inaccesibilidad de la documentación.

Pero con una gestión integral de activos todo esto puede reducirse enormemente o eliminarse, y todos los implicados pueden saber al instante y con facilidad todo lo relacionado con las herramientas que necesitan y utilizan cada día. No sólo se ahorra mucho tiempo al saberlo todo sobre un activo como una herramienta -o un ordenador, una máquina de fábrica, un vehículo, un archivo o programa digital o incluso un empleado-, sino que también podrás tomar decisiones y estrategias mucho más informadas y eficaces.

Otra área en la que las soluciones de gestión de inventarios pueden suponer una gran diferencia es en la elaboración de informes, y si piensas en todos los informes, divulgaciones e intercambios de información diferentes de una jornada laboral normal, esto puede suponer una gran ventaja.

El trabajador del almacén debe informar de los niveles de existencias, el inventario dañado y las discrepancias, el director de la planta de producción debe informar de los daños o fallos en las máquinas o de las ralentizaciones y paradas del flujo de trabajo, y el personal de recepción, recursos humanos, contabilidad e informática debe informar de todo esto y, bueno, ¡de todo lo demás!

Las mejores soluciones de gestión de activos están diseñadas no sólo para recopilar y guardar datos, sino para combinarlos, relacionarlos y presentarlos de muchas formas distintas, haciendo que los informes sobre activos, procesos, producción y flujo de trabajo, ventas y marketing, TI, personal, cumplimiento normativo y divulgación, y básicamente todos los aspectos de la empresa, sean más completos, eficaces y útiles que nunca, ¡y mucho, mucho más fáciles!

Como ejemplo de la complejidad e importancia de informar, podemos consultar The Management of Health and Safety at Work Regulations, un intimidante documento del gobierno británico que describe, entre otras cosas, las responsabilidades de una empresa a la hora de informar sobre políticas y procedimientos de seguridad a empleados, inversores, organismos reguladores y gubernamentales y otros.

Si dedicaras unos días -o semanas- a leer detenidamente este pesado tomo virtual, encontrarías innumerables ejemplos de cómo el software de gestión de activos puede ayudar en la elaboración de informes y la divulgación, simplificando o automatizando:

∗ Recogida de datos y coordinación

∗ Recopilación y formateo

∗ Parámetros de programación y envío

∗ Listas de destinatarios y distribución

Esto y mucho más está, o debería estar, totalmente integrado en verdaderas plataformas de gestión de activos de 360°, lo que hace que los informes más complejos y críticos sean fáciles o incluso automáticos.

Al igual que la gestión inteligente del inventario, la elaboración inteligente de informes es un gran ejemplo de transformación digital en su máxima expresión, y una de las muchas ventajas de una gestión empresarial eficaz y completa.

Al fin y al cabo, podemos despojar de parte de la mística a muchas de las nuevas palabras y frases empresariales como gestión empresarial, industria 4, gestión ágil, fábricas inteligentes, almacenes inteligentes o cualquier otra cosa inteligente, simplemente dándonos cuenta de que todas se reducen a una idea básica:

Utilizar ordenadores, datos, procesamiento y almacenamiento en la nube, IA y tecnologías relacionadas para:

∗ Toma decisiones empresariales más inteligentes, rápidas y significativas en todos los aspectos de tu actividad.

∗ Aumenta la productividad, la eficacia y los ingresos

∗ Disminuye o elimina los errores y las interrupciones del flujo de trabajo

∗ Ahorra tiempo, esfuerzo, dinero y frustración.

Muchos directivos, ejecutivos y responsables de la toma de decisiones asumen que pasar a algún tipo de Industria 4.0 o sistema integral de gestión empresarial inteligente es poco práctico: demasiado caro, demasiado perturbador, demasiado complejo y no aplicable a tus operaciones y necesidades específicas.