Digitalización de las escuelas: gestión inteligente de activos con Timly

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La digitalización progresiva está afectando a todos los ámbitos de la vida. Ya sean particulares, empresas u organismos gubernamentales, todos tienen que adaptarse y seguir el ritmo de la digitalización. Especialmente en la situación actual, la pandemia de Corona, la digitalización de las escuelas y el correcto equipamiento de las respectivas organizaciones es más importante que nunca.

Las instituciones educativas, en particular, se enfrentan actualmente a un gran reto. Las clases deben impartirse cada vez más en línea, pero no todos los alumnos disponen del mismo equipamiento ni de la posibilidad de participar en las clases desde casa. En Alemania, por ejemplo, hay varios programas de financiación y programas de ayuda covid que apoyan a las escuelas ofreciendo, entre otras cosas, ordenadores portátiles a alumnos y profesores.

El gobierno alemán quiere apoyar a las escuelas y garantizar un mejor equipamiento, por eso ha lanzado un programa de financiación para digitalizar las escuelas. Todo ello se financia con el Fondo de Infraestructuras Digitales. Este fondo es el llamado fondo especial y se alcanzó a finales de 2018.

Como ya se ha mencionado, la alfabetización digital es crucial hoy en día para poder utilizar los medios digitales de forma autodeterminada y responsable y para tener buenas oportunidades en el mercado laboral. Para la sociedad en general, la alfabetización digital es importante para mantener la democracia y la prosperidad.

Las escuelas, en particular, deben tener acceso a Internet rápido y disponer de dispositivos de visualización adecuados, como pizarras y ordenadores. Los profesores deben recibir la formación adecuada para poder utilizar correctamente los medios digitales y enseñar alfabetización digital.

Actualmente, la mayor parte de la enseñanza se imparte digitalmente y los alumnos necesitan dispositivos adecuados en casa para seguir participando en las clases. No todos los padres tienen los medios para hacer esto posible, por lo que el gobierno alemán ha decidido destinar 500 millones de euros para ayudar a los alumnos con dispositivos móviles y permitir a las escuelas crear materiales didácticos en línea.

El equipamiento de las escuelas incluye hardware y software. La adquisición y asignación de recursos informáticos se planifica y realiza de forma descentralizada por los estados federados o las oficinas de distrito, según procedimientos específicos. Sin embargo, no existen criterios centrales para la asignación de los dispositivos, ya que la situación in situ en las escuelas es demasiado diferente.

Los responsables in situ conocen mejor la situación y, por tanto, los criterios para la distribución de los dispositivos deben ser determinados por los propios centros escolares.

Crear una lista de inventario de este tipo ya es mucho trabajo, y en tiempos de Corona es aún más difícil. De la forma tradicional, hay que crear una hoja de cálculo Excel según el principio de control dual. Esto significa que dos veces al año habría que asignar a dos personas la tarea de ir a cada pieza del equipo y enumerarla. Esto lleva mucho tiempo y es caro.

Pero la solución al problema es bastante sencilla. El proceso de inventario también puede simplificarse mediante una solución digital. Con el software Timly para la administración pública, el inventario escolar puede gestionarse fácil y eficazmente, y todo ello en línea.

La gestión de inventario es posible desde cualquier lugar con Timly, porque la gestión de inventario de Timly también es totalmente utilizable a través de smartphone y tablet. Timly dispone de una útil vista general, que se complementa con una eficaz función de búsqueda y filtrado.

Los inventarios de cada sector pueden gestionarse con la ayuda de categorías y campos de entrada libremente definibles. Además, Timly dispone de amplias páginas detalladas con documentos, servicios, ubicaciones, datos de uso e historial de asignaciones.

En las escuelas, la forma tediosa y lenta de gestionar los inventarios en Excel según el principio de doble control puede evitarse fácilmente y aplicarse digitalmente. El material adquirido para los alumnos a través de la financiación sólo tiene que etiquetarse con un código QR, escanearse e introducirse fácilmente en el sistema antes de entregarlo a los alumnos. Si ya existe una lista de inventario, puede importarse fácilmente. Los alumnos ya pueden utilizar los dispositivos en casa.

Además, cada aparato puede asignarse a alumnos individuales, de modo que siempre es posible ver en Timly qué y cuántos objetos tiene asignados y, por tanto, debe tener cada alumno. Esto te da una visión de conjunto y te permite hacer un seguimiento histórico de dónde estuvo el equipo por última vez.

Durante la digitalización de las escuelas, el escáner de códigos de barras Timly puede ponerse en “modo inventario”, de modo que el smartphone puede utilizarse como una especie de escáner en logística: Sólo tienes que escanear un código de barras tras otro con el smartphone y realizar un inventario físico en un abrir y cerrar de ojos.

Las fechas de inventario, inspección y mantenimiento se pueden almacenar en la vista general de citas y también se puede registrar cualquier daño, incluyendo documentación fotográfica. De este modo, es muy fácil registrar dónde se encuentra y se utiliza cada aparato. La lista de inventario se crea de forma inteligente y eficaz sin mucho esfuerzo. Además, se puede evitar fácilmente el contacto innecesario con el equipo en tiempos de Corona.