Crear un inventario: Fácil con el software adecuado

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Es obligatorio crear un inventario una vez al año, pero ¿por qué no saber dónde están las mercancías inventariadas los demás días del año? Tener una visión de conjunto no sólo es importante y útil en tiempos de inventario. Al contrario: las empresas que trabajan básicamente con un software de inventario adecuado tienen menos esfuerzo durante el inventario anual.

Un moderno software de inventario puede crear un inventario prácticamente durante todo el año. Garantiza una visión general de los niveles de inventario en todo momento de forma eficaz. También gestiona las fechas de inspección y mantenimiento. Las empresas que hayan invertido en un buen software de gestión de inventarios y dejen que varios empleados lo utilicen ya no tendrán que enfrentarse a diario a problemas causados por máquinas, muebles o herramientas que falten o estén defectuosos.

Como resultado de un inventario continuo con un software, se crea un inventario que está directamente a mano en caso de consultas de las autoridades o en cuestiones fiscales. Por tanto, para crear un inventario tienes que elaborar una lista clara y precisa de todo lo que hay en la empresa.

Se crea durante el inventario e incluye algo más que activos materiales, como vehículos o muebles. Al elaborar un inventario, también deben registrarse los activos fijos y circulantes, así como los activos materiales e inmateriales, mediante recuento, medición, pesaje o cálculo. Las deudas de la empresa también deben figurar en el inventario.

Con el software de gestión de inventarios, los activos corrientes pueden documentarse fácilmente y a largo plazo. Son activos que están en la empresa para su consumo, transformación, venta o reembolso; por ejemplo, materias primas de reserva o valores.

Por tanto, los activos corrientes sólo están en la empresa durante un breve periodo de tiempo. En cambio, el inmovilizado sirve a la empresa durante mucho tiempo. Pertenece a las denominadas partidas activas del balance y, por tanto, a los componentes del activo que están establecidos en la empresa durante más tiempo, como las patentes o los equipos instalados.

Cuando haces un inventario, el resultado es una conciliación de las existencias reales con los valores de la contabilidad. Las empresas que están obligadas legalmente a hacer inventario deben registrar las existencias por separado, por salas y zonas. (Esto se consigue fácilmente con un software de inventario que, por lo general, registra las ubicaciones de los objetos).

Normalmente, debe realizarse un inventario al inicio de una actividad empresarial, así como cuando se disuelve o se vende una empresa. Además, un inventario físico anual tiene sentido desde el punto de vista contable. Desde el punto de vista jurídico, no todas las empresas tienen que crear un inventario.

Lo relevante es, entre otras cosas, el volumen de negocios de las empresas comerciales. Si supera determinados umbrales, se aplica la obligación de llevar contabilidad . Esta obligación puede cumplirse mediante la contabilidad por partida doble, el inventario y los estados financieros anuales.

Las empresas más pequeñas, en cambio, suelen optar por una cuenta de excedentes de ingresos y prescinden del balance. Por razones de derecho fiscal, las empresas no comerciales también pueden estar obligadas a elaborar un balance. En este caso, la Agencia Tributaria lo exigirá; también aquí se recomienda un inventario bien llevado.

Para elaborar un inventario, es adecuado un programa digital en el que se registren los movimientos del inventario mediante listas de inventario, un historial de inventario y los recibos de compra. Desde un punto de vista práctico, las etiquetas de mobiliario de oficina, ordenadores, accesorios informáticos y equipos operativos han demostrado su eficacia.

Se pueden escanear para acceder directamente a la base de datos de inventario en el lugar adecuado. La gestión de inventarios conforme a la ley incluye activos y pasivos. Estos últimos, así como los activos intangibles (como saldos bancarios o patentes), pueden extraerse del software de contabilidad o del programa ERP.

Cuando creas un inventario, se crean documentos de balance, que deben conservarse durante diez años. Ahora también puede hacerse en forma de documentos digitales en soportes de datos. Sin embargo, el inventario no debe tener ninguna deficiencia, de lo contrario la contabilidad se considerará incorrecta, lo que significa que el balance basado en él se considerará nulo.

Muchas empresas del comercio, la industria u otros sectores siguen gestionando su inventario manualmente. En el caso del inventario, esto significa que los empleados y trabajadores temporales tienen que crear un inventario con papel, bolígrafo y portapapeles. En muchas empresas, las cantidades de material y la información sobre los objetos se introducen en listas gratuitas de Excel.

Ambos enfoques son bastante propensos a la pérdida de información y a los errores debidos a la falta de visión de conjunto. Merece más la pena crear un inventario integrado en la rutina diaria de la empresa. Con un inventario permanente, todas las personas autorizadas hacen un seguimiento en todo momento de todos los artículos de tu inventario, por ejemplo, saben siempre qué equipos están en funcionamiento y en el almacén o en un vehículo.

Los bienes de inventario que están en la oficina central se registran claramente. La gestión del inventario y la reordenación del material se realizan de forma ordenada. En resumen, un buen software de inventario ahorra costes de oportunidad y facilita el trabajo diario de los empleados. La distribución de la responsabilidad del inventario entre varias personas mediante una aplicación de inventario como Timly también proporciona más seguridad contra la pérdida de datos que las inflexibles tablas de inventario de Excel.