Controlar tus inventarios con el software de inventario de Timly

El término inventario tiene -según el contexto- un significado ligeramente distinto. Coloquialmente, se refiere al conjunto de objetos que pueden asignarse a una persona o a una empresa. En las empresas, incluye el mobiliario, los equipos de trabajo, pero también los componentes instalados permanentemente y los consumibles.

Según la ley, los inventarios incluyen todos los tipos de activos fijos y circulantes, los créditos pendientes, así como los activos líquidos y las deudas de una empresa. Indica los valores disponibles de una empresa. Dado que éstos fluctúan, todo empresario está obligado a examinar el estado actual de sus activos, así como las deudas a largo plazo y las deudas a corto plazo una vez al año en un balance de existencias, al final del ejercicio empresarial. Esto debe hacerse contando, midiendo o pesando como parte del proceso de inventario.

El inventario describe el proceso de elaboración de los inventarios poniendo al día la lista de activos y deudas. A la inversa, esto significa que el registro permanente de los activos de una empresa en un software de inventario simplifica enormemente los inventarios o incluso los hace superfluos en algunas partes.

Existe una diferencia entre los inventarios y el inventario (inventario) en cuanto al contenido. Sin embargo, ambos términos no pueden separarse. Los comerciantes están obligados por ley a elaborar periódicamente sus inventarios, en la medida en que no pueden determinar sus excedentes mediante una simple cuenta de pérdidas y ganancias. Para ello, deben realizar un inventario físico en forma de inventario para determinar el activo y el pasivo.

En consecuencia, el software de inventario de Timly no separa estas dos áreas. Su pretensión es más bien poder reflejar el inventario actual de todos los activos de una empresa en cualquier momento. Además, es posible gestionar las ubicaciones y las asignaciones.

En definitiva, el paquete stocktaking software de Timly sirve de base para almacenar cualquier información relevante para una empresa sobre sus equipos de trabajo, artículos de inventario y artículos destinados a la venta. Esto significa que siempre es posible ver dónde están los inventarios y en qué condiciones se encuentran. Durante un inventario, se elimina el laborioso proceso de crear listas y buscar los bienes registrados.

Además, Timly ofrece cómodas funciones en su software de inventario para simplificar el proceso de inventario. Entre ellas están el modo inventario, que permite marcar los artículos simplemente escaneando un código QR, y el práctico autoinventario. Se trata de una función que permite a los empleados en la oficina doméstica o en montaje realizar inventarios independientes de los equipos de trabajo que se les han dejado, de una forma conforme a la ley.

Para que la gestión integral de inventarios sea posible con un software, éste debe ser capaz de mapear los activos más diversos de forma significativa. Esto puede implementarse fácilmente en la gestión de inventarios de Timly mediante categorías personalizables. Éstas pueden diseñarse en función de las necesidades de la empresa.

Los inventarios sencillos, como los de muebles, sólo necesitan unas pocas entradas, por ejemplo fabricante, estado y ubicación. En cambio, para equipos de trabajo complejos, tiene sentido almacenar información detallada, como instrucciones de funcionamiento, instrucciones de mantenimiento y registros de inspección. La asignación flexible y personal también suele tener sentido en este caso. En la práctica, la responsabilidad personal garantiza un manejo más cuidadoso de los equipos de trabajo asignados. Para que el esfuerzo administrativo sea manejable, son necesarios otros requisitos previos.

Es esencial disponer de un espacio de almacenamiento centralizado para la gestión del inventario. Timly utiliza una solución en la nube. Está diseñada para cumplir la normativa GDPR y tiene un concepto de autorización con el que sólo se concede a los empleados los derechos de acceso necesarios. Para facilitar la identificación de un bien, se le proporciona un código QR cuando se registra por primera vez, que se adjunta en forma de pegatina para ahorrar espacio. Después, se puede acceder al perfil de cada artículo del inventario escaneando el código QR.

Una aplicación optimizada para smartphones y tabletas garantiza una mejor usabilidad. Los empleados pueden acceder a la base de datos de inventarios desde casi cualquier lugar. Todo lo que se necesita es una conexión a Internet. Actualizar la información es muy fácil. Los equipos de trabajo se pueden asignar en tiempo real a través de la aplicación. Lo mismo ocurre con la notificación de defectos o el registro del mantenimiento.

La experiencia ha demostrado que un manejo sencillo aumenta la aceptación entre los empleados y, por tanto, mejora la calidad del stock de datos. Además, el uso de una solución basada en la nube con una aplicación para smartphone simplifica cualquier forma de inventario. Una vez puesto en modo inventario, cada activo puede registrarse con el smartphone, esté donde esté.

La infraestructura informática de las empresas es cada vez más confusa. Los activos están vinculados entre sí en un lugar de trabajo, sin que se perciban como piezas independientes de inventario. Los inventarios de un lugar de trabajo informático suelen ser una colección de diversos componentes, como ordenadores, monitores, teclados y ratones. Además, hay licencias de software que están vinculadas a ordenadores, dongles o personas. Los servidores y el almacenamiento suelen existir sólo virtualmente.

Una cantidad nada desdeñable de equipos informáticos de trabajo se entrega a los empleados para que se los lleven a la oficina de casa o a otros lugares de trabajo externos. Gestionar las ubicaciones y los periodos de licencia de estos componentes de hardware y software es un verdadero reto. Timly ha creado la propiedad contenedor para objetos con este fin. Esto permite crear puestos de trabajo virtuales a los que se asignan permanentemente otros objetos. De este modo, siempre queda claro qué licencia está vinculada a qué hardware y qué inventarios están en posesión personal de un empleado.

Lo mismo ocurre con el hardware instalado permanentemente, como los componentes de la infraestructura de red. Esto se puede registrar por sala con Timly. De este modo, no hay riesgo de que se pase por alto el hardware o el software.

Por ejemplo, SodaStream Alemania, el conocido fabricante de máquinas para hacer agua con gas, ha minimizado enormemente su esfuerzo administrativo gracias a la innovadora función de autoinventario. Ahora, los empleados de la oficina central también pueden escanear fácilmente su inventario informático y acelerar así los procesos de inventario.