Gestión digital de inventarios para la industria logística en Europa
Fiege Logistik (Suiza) AG forma parte del Grupo FIEGE, que desde 1873 se ha expandido desde Alemania a Europa y Extremo Oriente, convirtiéndose en una de las principales empresas logísticas de Europa. Logística innovadora y en constante reinvención es su lema.
FIEGE Suiza
Fundación
1873
Localizaciones
5 en Suiza
Países (Grupo FIEGE)
13 en Europa y Asia
Sector
Transporte & Logística
Empleados
~480 (Suiza)
Inventario
~1,500 unidades
El reto: Vigilar los equipos en todas las ubicaciones y plazos
En línea con su misión de logística innovadora, FIEGE Suiza reestructuró sus procesos a principios de 2021 y cambió a la gestión digital de activos con Timly. Esto proporciona más claridad y eficacia en la administración y, por tanto, aún más satisfacción a sus clientes.
Cuando FIEGE Suiza acudió por primera vez a Timly, su principal pregunta era: ¿Qué tenemos realmente y en qué condiciones? – El objetivo era cartografiar digitalmente el equipamiento y la infraestructura. De este modo, la administración quería crear más transparencia, ya que la protección contra incendios y la seguridad laboral deben ser inspeccionadas o aprobadas periódicamente por inspectores externos. Como arrendatario de un inmueble, existe una responsabilidad compartida en el mantenimiento de la infraestructura. FIEGE Suiza está interesada en mejorar la transparencia en este ámbito: ¿Qué inspecciones están aún pendientes? ¿Qué requisitos deben cumplirse para seguir siendo “conforme” a largo plazo?
Desde principios de 2021, FIEGE Suiza digitaliza sus centros con el software de inventario Timly
Los plazos se acumulaban, se utilizaban largas listas de Excel y llevaba mucho tiempo hacer un seguimiento manual de las tareas pendientes. No había un proceso estandarizado en las distintas sedes. Esto provocaba a veces confusión y falta de transparencia. También dificultaba la presentación de informes sobre el estado real a la dirección.
También en el departamento financiero se trataba de optimizar los procesos relativos al inventario. Llevaba mucho tiempo mantener la comunicación con los departamentos operativos. Por ejemplo, ya no era posible saber cuándo un aparato o una máquina se trasladaba a otro lugar o se desechaba. Esto significaba que a veces había datos redundantes en el sistema que ya no existían en la realidad.
Así que se necesitaba un inventario completo y una visión de conjunto dinámica. Por tanto, todo se digitalizó con el software de gestión de activos Timly: se acabaron las listas y los datos redundantes, ¡bienvenidos a la visión de conjunto y la transparencia!
La solución: Visión completa de todo el inventario del edificio, incluyendo el planificador de mantenimiento y la asignación de tareas
Planificador digital de mantenimiento y gestión de instalaciones
El área principal en la que el software de Timly ayuda ahora a FIEGE Suiza es en el campo de la gestión de instalaciones. Se ha catalogado todo lo relacionado con las infraestructuras, especialmente el equipo técnico y las máquinas instaladas permanentemente en los edificios, que deben inspeccionarse y mantenerse.
Los equipos logísticos y las carretillas elevadoras también se gestionan con Timly, al igual que los sistemas de alarma contra incendios y los equipos de primeros auxilios, como desfibriladores, sistemas de calefacción y todo lo que está sujeto a inspecciones obligatorias debido a la Ordenanza de Baja Intensidad.
Dado que los objetos se encuentran en distintas zonas -en el almacén o en las oficinas-, Timly es muy adecuado para hacer inventario. Un empleado puede simplemente escanear el código QR del dispositivo que tiene delante mediante la aplicación de inventario y dispone inmediatamente de toda la información relevante:
➟ ¿Está en buen estado?
➟ ¿Cuándo / por quién fue revisado en el pasado?
➟ ¿Cuándo vence el próximo mantenimiento?
➟ ¿Qué rendimiento ha mostrado el aparato hasta ahora (históricamente)?
Los empleados de FIEGE Suiza pueden simplemente escanear las etiquetas con código QR del activo con su smartphone para ver y editar la información
Cuando haya que realizar el siguiente mantenimiento, se puede llevar a cabo directamente y registrarlo en Timly. Los informes ya no tienen que crearse manualmente, sino que pueden rellenarse digitalmente y guardarse en el sistema como archivo si es necesario.
Información sencilla a Finanzas y Dirección
Gracias a la introducción de Timly, se realizó un gran inventario en FIEGE Suiza. Se dotó a todos los equipos y máquinas de códigos QR y así se creó un estado actualizado de los activos existentes. Lo que entonces no se registraba en Timly podía borrarse en el sistema SAP, ya que sólo era un registro de datos para el que ya no existía ningún equipo real.
Esto también permite ahora informar correctamente sobre el inmovilizado al departamento financiero. Por tanto, es más fácil ver qué gastos y valores siguen estando realmente disponibles en los centros. También se puede exportar un archivo claro a través del software de inventario, un gran valor añadido en términos de transparencia y comunicación.
Personas de contacto y archivos almacenados en el software de inventario.
La administración de usuarios de Timly ayuda a FIEGE Suiza a asignar funciones y tareas a los usuarios. El responsable de la instalación en la ubicación correspondiente se guarda como gestor de activos y plazos. A continuación, puede delegar tareas a su equipo según sea necesario.
Las personas de contacto y los socios para los servicios también se guardan en el sistema para el inventario. Los datos de contacto y los contratos de mantenimiento se guardan para aquellas instalaciones en las que instaladores o expertos externos tienen que realizar inspecciones, mantenimiento o reparaciones. Esto significa que todo el mundo sabe quién es el responsable y cómo ponerse en contacto con él.
Principalmente utilizado:
Planificación del mantenimiento
FIEGE Suiza tiene ahora una visión general de las fechas de mantenimiento en todo momento. Los informes de pruebas y los protocolos están siempre actualizados. Esto significa que la información se recopila de forma descentralizada para tener una visión general centralizada.
Seguimiento de defectos
Los empleados informan de los defectos en cuanto se producen. El responsable del área es informado y decide si el aparato puede seguir utilizándose, debe repararse o eliminarse.
Resultado: La gestión de dispositivos ofrece una mejor visión a lo largo del tiempo y, además, ¡es divertida!
Timly se introdujo en la empresa a principios de 2021, y en pocos meses se amplió gradualmente a 4 de las 5 sedes suizas. La gestión inmobiliaria de los edificios se ha pasado ahora completamente a Timly. La ventaja en este caso fue también que se pudo reflexionar internamente sobre los procesos y eliminar los problemas anteriores. Esto no habría ocurrido si FIEGE Suiza no hubiera introducido el sistema de inventario Timly.
Tabea Zieger (Garantía de Calidad & Responsable de Cumplimiento) explica:
“Mi colega del departamento de contabilidad también se alegró de poder poner orden en SAP y obtener información. […] Nunca habríamos hecho un inventario realmente exhaustivo como éste, o sólo con bastante más esfuerzo y probablemente resentimiento. Y ahora ha funcionado de forma tan incidental. Está ordenado y puedes trabajar en los problemas con relativa eficacia o ver dónde sigue habiendo problemas, tanto a nivel local como central.”
Con el software de Timly, los empleados responsables ahora pueden controlar el mantenimiento y las inspecciones en todo momento
Ahora hay transparencia en la empresa al respecto: ¿De qué activos disponemos? ¿Qué tenemos que hacer? ¿Cuál es nuestra situación? ¿Cumplimos ahora? – Y el mantenimiento y las inspecciones ya no son un tema tedioso…
“Eran temas que había que tratar… Trabajos de mantenimiento, inspecciones, inspecciones visuales, etc., pero con Timly y los códigos QR es simplemente algo nuevo. El personal piensa que el sistema es guay, parece algo elegante, es fácil de usar, super sencillo y muy intuitivo. Si tienes que familiarizarte con él, es relativamente fácil para todos.“
Antes no había función de recordatorio para el mantenimiento y los servicios, sólo largas hojas de cálculo de Excel. Los plazos eran a menudo ajustados. Ahora, con el planificador de mantenimiento integrado en Timly, todo está visible en todo momento, y con el sistema de recordatorios, las cosas son más fáciles. El resumen de plazos aporta transparencia y más seguridad.
“Los responsables de área local también ven un valor añadido detrás (no sólo nosotros desde el lado central). Tienen una mejor visión general de los asuntos que tienen que tratar, de cómo pueden planificarlos y programarlos. Ahora pueden verlo todo de un vistazo, o reciben un recordatorio del sistema: ¿Qué se ha retrasado? ¿Qué se ha olvidado tal vez?“.
La aplicación está regulada de forma muy individual en la empresa. FIEGE Suiza ha proporcionado a sus empleados en las sedes tabletas móviles para acceder a Timly. En la práctica, sin embargo, depende de ellos si trabajan con su smartphone o con su tableta. ¿Un empleado sólo quiere acceder a Timly a través de su PC? También es posible. Otros escanean el dispositivo directamente in situ prácticamente con su teléfono móvil: cada uno como quiera es nuestro lema.
FIEGE Suiza también valora mucho el servicio de atención al cliente de Timly, porque se responde rápidamente a las preguntas y se escuchan los comentarios. Al principio, los empleados hicieron sugerencias para mejorar la estructura de la interfaz de usuario y las opciones de filtro. El equipo de Timly las puso en práctica rápidamente, de acuerdo con sus deseos.
“Creo que es estupendo que muchas preguntas y peticiones se hayan tratado e implementado muy rápidamente. Seguís teniendo actualizaciones periódicas, así que siguen ocurriendo muchas cosas. Lo encuentro muy positivo, ya que he tenido otras experiencias con proveedores de software o soluciones informáticas.“
Nicole Waldner (Garantía de Calidad & Cumplimiento)
Desde la logística hasta la gestión de las instalaciones, pasando por el departamento financiero, todo el mundo en FIEGE Suiza ha experimentado un valor añadido con la introducción de Timly. Sobre todo, se destaca la transparencia recién adquirida y que todo está documentado de forma centralizada y ya no depende de las personas. Esto facilita responder a las preguntas del exterior y también de la dirección. El planificador de mantenimiento facilita mucho las cosas y se cumplen los plazos, sin Excel ni tablas de papel.