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Aplicación de Gestión de Stocks: Aprovecha mejor tus recursos con Timly

Sandro Aramu
Sandro Aramu Experto en inventario 8 Min
Happy man using stock management app
La app digital de gestión de existencias de Timly facilita la gestión de los equipos

Dominar la gestión de existencias con software: así se hace

El principio es sencillo: todo es inventario. Los materiales de trabajo, las máquinas y herramientas, así como los consumibles, utensilios de oficina y otros bienes, pertenecen a la aplicación de gestión de existencias. Cuando se adquiere algún artículo, se almacena en una base de datos central. El software de Timly garantiza que las categorías puedan adaptarse al activo correspondiente.

De esta forma, se puede almacenar toda la información necesaria sobre un elemento de inventario, y no se solicitan entradas sin sentido al usuario. Si se emite un elemento de trabajo, tu administración puede registrar fácilmente a quién y con qué fin se hizo. Esto permite ver en cualquier momento dónde se encuentran los distintos artículos del inventario. Además, es posible consultar cuándo y dónde se utilizaron los consumibles. Al actualizar constantemente los niveles de inventario, es posible hacer que se envíen mensajes de advertencia y avisos por correo electrónico cuando no se alcancen determinados niveles.

Se sabe que la responsabilidad personal garantiza un manejo más cuidadoso de los equipos de trabajo. También es más fácil ver si hay potencial de ahorro en áreas concretas. Además, el software de gestión de inventarios de Timly ofrece una serie de cómodas funciones para los empleados. Por ejemplo, se pueden almacenar las instrucciones de uso de las herramientas. Cualquier daño previo se documenta durante la entrega y las fechas próximas, como el mantenimiento, pueden ser vistas por todos los empleados. Cualquier defecto que se produzca puede ser notificado en tiempo real por cada empleado a través de su dispositivo, como un smartphone.

La app de gestión de existencias adecuada para pequeñas empresas

La gestión profesional de inventarios, llamada gestión de existencias, no es sólo cosa de grandes empresas con un sistema ERP dedicado. Incluso en las pequeñas empresas con pocos empleados, tiene sentido registrar digitalmente el inventario y los consumibles. Las empresas artesanales, en particular, suelen utilizar un gran número de herramientas y máquinas de alta calidad. No es fácil llevar un registro de los equipos comprados y entregados, ni de cuándo deben realizarse las citas de mantenimiento.

Las listas de inventario impresas no están actualizadas. Manipularlas en las obras, con poca luz y condiciones meteorológicas adversas, no es práctico. Estas tareas administrativas se perciben rápidamente como molestas y demasiado lentas. En consecuencia, aumenta el riesgo de no registrar los cambios ni informar de las pérdidas o el consumo.

Si te ves obligado a calcular bruscamente, una visión completa y actualizada diariamente del inventario utilizado y de los materiales consumidos puede ser muy útil para identificar centros de costes innecesarios. Por ejemplo, comprobando la eficacia de los procesos de trabajo. Además, con un sistema profesional de gestión de inventarios, tienes la opción de almacenar todas las reparaciones y el mantenimiento de cada equipo. Esto facilita la localización de equipos que requieren un mantenimiento desproporcionado.

El sistema de gestión de inventarios elegido por nuestros clientes

El software Timly evoluciona continuamente para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. En varias historias de éxito, te mostramos cómo Timly optimiza los procesos en las empresas, ahorrando así un esfuerzo significativo. Con Timly, la gestión de inventario es pan comido.

Activos de TI y mobiliario
Seguimiento de herramientas
Gestión del mantenimiento
Gestión de stocks
Seguimiento GPS
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¿Tu control digital de existencias está basado en Excel?

El software es un factor de coste. Así que tiene sentido utilizar productos existentes con funciones genéricas también para otras tareas. Excel es muy adecuado para crear listas y resúmenes debido a su amplio uso y universalidad. Sin embargo, el programa de hoja de cálculo tiene varios puntos débiles que dificultan innecesariamente su uso como aplicación profesional de gestión de existencias.

La capacidad multiusuario aún no se ha implementado a día de hoy de la forma en que lo hace el software basado en bases de datos. Además, es difícil registrar claramente artículos de distintas categorías. Si hay que registrar entre sí tanto consumibles, por ejemplo guantes, como máquinas complejas, como una carretilla elevadora, esto sólo es posible con compromisos y a expensas de una categoría de inventario.

El mayor punto débil es la falta de idoneidad para las entradas dinámicas. Es difícilmente concebible que entradas como los defectos actuales o la asignación a un nuevo empleado se realicen en una tabla central de Excel, desde una obra. Es precisamente este tipo de información la que constituye el valor añadido de la gestión digital de almacenes (mediante el uso de una app de gestión de existencias).

¡Fácil gestión del inventario con código QR a través de la aplicación!

Las buenas aplicaciones digitales de gestión de inventarios se caracterizan por un manejo intuitivo y que ahorra tiempo. Timly utiliza códigos de barras y códigos QR que ahorran espacio para llamar a un perfil de inventario. Al introducirlo, se puede adjuntar al dispositivo o al lugar de almacenamiento de un artículo consumible. Después, todos los empleados autorizados pueden acceder a la aplicación móvil de gestión de existencias del bien escaneando el código QR.

A continuación, se pueden realizar entradas allí, como la asignación a un empleado o la retirada del stock del almacén. Incluso en los talleres o en las obras, se garantiza que el acceso al perfil de un artículo del inventario sea posible sin largas entradas en el dispositivo terminal. Esto aumenta la aceptación del sistema de gestión por parte de los empleados y, por tanto, la eficacia de toda la solución de software para la gestión digital del inventario.

Más de 600 empresas, escuelas y ciudades confían en Timly

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Mantente flexible: acceso móvil a todo

Hoy en día, casi todos los empleados llevan un smartphone y suelen estar familiarizados con el uso de aplicaciones.

¿Qué podría ser más natural que ofrecer acceso a la gestión digital de existencias con dispositivos móviles a través de una app de gestión de existencias especialmente diseñada?

El software de inventario de Timly incluye una aplicación optimizada para smartphones y tablets. Aquí, la cámara del dispositivo actúa como escáner de códigos de barras.

Stock management app used in an office
Timly – gestión digital de existencias para procesos más eficientes

Los elementos de manejo de la app están diseñados de forma que las actualizaciones sean lo más sencillas posible y requieran pocas entradas. La iluminación de los botones dentro de la app garantiza que el manejo también sea posible sin problemas en obras o en almacenes mal iluminados. De este modo, cada empleado tiene una interfaz para la gestión digital de existencias siempre a mano en su bolsillo.

Datos accesibles desde cualquier lugar gracias a la App de Gestión de Stocks

Otra característica que es clave para la flexibilidad del software de seguimiento de inventarios y la app de gestión de existencias de Timly es el almacenamiento de datos en la nube. Alojar una base de datos en la red local tiene la ventaja de tener un control total sobre el hardware y el software.

Sin embargo, para acceder a la app de gestión de existencias a distancia, tienes que abrir tu red al acceso externo. Esto puede acarrear problemas de seguridad o un gran esfuerzo administrativo. Timly utiliza un almacenamiento en la nube que cumple la normativa GDPR. La protección de acceso y el concepto de autorización para los usuarios ya están incluidos. Tus empleados sólo necesitan una conexión a Internet para acceder a la gestión del almacén digital.

Son totalmente independientes de su ubicación actual. Los registros de datos pueden consultarse y editarse allí donde se esté trabajando. Esto supone un gran alivio, sobre todo para las empresas artesanales y del sector logístico. Pero incluso en empresas con ubicaciones de trabajo estáticas, no es necesario conectar en red los distintos centros de trabajo para poder utilizar gestión digital de existencias en todas partes.

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