Digitales Wartungsmanagement-System: Bedeutung, Nutzen und Vorteile

Wesentliche Erkenntnisse:

• Digitale Wartungsmanagement-Systeme (CMMS) sind Datenbanken, die Wartungsarbeiten rationalisieren, indem sie Informationen zu Arbeitsaufträgen, Inventarmanagement, vorbeugender Wartung und Inventarverfolgung bereitstellen.
• CMMS bietet Vorteile wie die Automatisierung von Aufgaben und Arbeitsabläufen, die Senkung von Kosten und die Verbesserung der Datenverwaltung durch eine zentralisierte Plattform.
• Die Auswahl der richtigen CMMS-Software umfasst die Ermittlung der Geschäftsanforderungen, die Bewertung der Funktionen und der Skalierbarkeit, die Berücksichtigung der Kosten und der Benutzeroberfläche sowie die Überprüfung der Sicherheits- und Integrationsfunktionen.

Themen in diesem Beitrag:

Ein digitales Wartungsmanagement-System (CMMS) ist eine Datenbank, die Informationen über die Instandhaltungsarbeiten eines Unternehmens enthält und bereitstellt. Diese Informationen helfen den Wartungsmitarbeitern, ihre Arbeitsleistung zu verbessern, und unterstützen die Beteiligten dabei, fundierte Entscheidungen über die Wartung zu treffen. Insgesamt liefert es wertvolle Daten für Arbeitsaufträge, Inventarverwaltung, vorbeugende Instandhaltung und Inventarverfolgung.

Der Zweck des Einsatzes eines CMMS besteht darin, den Wartungsbetrieb zu rationalisieren, die Kosten zu senken und die Effizienz des Unternehmens in Bezug auf die Wartung zu verbessern. Dies wird erreicht, indem es eine bessere Planung, Verfolgung, Verwaltung und Überwachung der Instandhaltungsleistung und -aktivitäten ermöglicht, was wiederum dem Unternehmen hilft, bessere Entscheidungen zu treffen.

Wozu dient ein Wartungsmanagement-System?

Ein Wartungsmanagement-System (MMS) ist ein System, das Unternehmen bei der Verwaltung und Optimierung ihrer Wartungsarbeiten unterstützt. MMS wird für die Planung, Terminierung, Verfolgung, Überwachung und Analyse der Wartung und Leistung von Assets eingesetzt. Es soll sicherstellen, dass Geräte und Assets ordnungsgemäß gewartet werden, um Ausfallzeiten zu reduzieren.

Viele Branchen nutzen CMMS, darunter:

Verarbeitende Industrie
Die Fertigungsindustrie nutzt CMMS zur Verfolgung und Planung von Wartungsaktivitäten, um Ausfallzeiten zu reduzieren und die Produktion zu maximieren. Arbeitsaufträge werden automatisiert, und die Leistung der Assets wird überwacht, um festzustellen, ob es zu Problemen kommt, was die Gesamtkosten senkt.

Gesundheitswesen
CMMS wird im Gesundheitswesen häufig für die Verfolgung von medizinischen Geräten und deren Wartung eingesetzt, um sicherzustellen, dass die Geräte bei Bedarf verfügbar sind. Es wird auch verwendet, um festzustellen, ob die Geräte funktionieren und keine Probleme verursachen, die die Patientenversorgung beeinträchtigen könnten.

Eine Fallstudie zur CMMS-Implementierung ist Kings River Packing, ein Unternehmen für Zitrusfrüchte. Das Unternehmen sah sich mit veralteten Betriebs- und Inventarverwaltungssystemen konfrontiert und entschied sich für ein Upgrade auf eine zentralisierte CMMS-Lösung. Dieses Upgrade ermöglichte Kings River Packing eine effiziente Verwaltung von Lagerbeständen, Arbeitsaufträgen, vorbeugender Wartung und anderen Ausrüstungen, was die Produktivität erheblich steigerte und zu jährlichen Einsparungen von bis zu 500.000 USD führte.

Was sind die Merkmale von CMMS?

• Inventarverwaltung: Hilft bei der Verwaltung von Assets und bietet eine Standortverfolgung, den Status der Maschine und ihre früheren Wartungsprotokolle. Dies hilft bei der Priorisierung von Aufgaben, die bei der Wartung der Maschine helfen.
• System für Arbeitsaufträge: Das System ist so konzipiert, dass es Arbeitsaufträge enthält, die die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Techniker erleichtern. Dieser Arbeitsauftrag wird dann aktualisiert, wenn die Aufgabe entweder im Gange oder abgeschlossen ist.
• Vorausschauende Wartung: Daten und Analysen werden genutzt, um den richtigen Zeitpunkt für die Planung der Wartung einer Maschine zu ermitteln. Dies hilft, unerwünschte Ausfallzeiten zu reduzieren.

Die Entscheidung für ein CMMS-Programm bringt viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Hier sind einige der Vorteile:

• Automatisieren Sie Aufgaben und Arbeitsabläufe, um die Verfolgung von Wartungsprozessen zu rationalisieren. Darüber hinaus haben Sie in Echtzeit Einblick in den Status der Maschine und können eine vorausschauende Wartung durchführen, was zur Reduzierung von Ausfallzeiten beiträgt.
• Sie hilft auch, die Kosten für manuelle Aufgaben, Ausfallzeiten, Softwarekosten für die Inventarverwaltung und den Energieverbrauch zu senken, indem sie die Wartung optimiert und den Abfall insgesamt reduziert.
• Ermöglicht die Verwaltung von Daten über eine zentrale Plattform, die die Einhaltung von Vorschriften, die Zusammenarbeit und die Zugänglichkeit von Informationen für Teams und Beteiligte verbessert.

Die Einführung eines CMMS kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. So meldete beispielsweise ein lebensmittelverarbeitender Betrieb nach der Einführung eines CMMS einen Anstieg der Erledigungsquote für Arbeitsaufträge um 400 %. Ein texanischer Schulbezirk verzeichnete eine drastische Verbesserung der Wartungstransparenz, die von 0 % auf 100 % stieg. Diese Beispiele verdeutlichen das Potenzial für erhebliche Effizienzsteigerungen und Kostensenkungen durch die Einführung eines CMMS.

Die Vorteile von CMMS gegenüber der vorbeugenden Wartung liegen darin, dass die vorbeugende Wartung zwar wichtig ist, um die Zuverlässigkeit und Effizienz der Assets zu gewährleisten, aber zeitaufwändig und anfällig für menschliche Fehler sein kann. CMMS rationalisiert die vorbeugende Wartung, indem es Aufgaben wie die regelmäßige Planung der Wartung, die Verfolgung des Status von Arbeitsaufträgen und die Bereitstellung von Erinnerungen für anstehende Aufgaben automatisiert. Außerdem ermöglicht es die Überwachung von Assets in Echtzeit, was zur Verlängerung der Lebensdauer von Assets beitragen kann.

Es ist wichtig zu verstehen, dass CMMS für Unternehmen, die sich auf Instandhaltung und Inventarverwaltung konzentrieren, von entscheidender Bedeutung ist. Es gibt viele Anbieter auf dem Markt, und es kann schwierig sein, das richtige CMMS für Ihr Unternehmen zu finden. Hier sind einige Schritte, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Bewertung der Merkmale und Funktionen der Software
2. Bestimmung der Skalierbarkeit der Software
3. Bewertung von Implementierungs- und Unterstützungsoptionen
4. Überprüfung der Preis- und Kostenstruktur
5. Probe- oder Demositzung anfordern
6. Bestätigung der Sicherheits- und Konformitätsmaßnahmen
7. Erkunden Sie die Möglichkeiten der Software-Integration
8. Überprüfen Sie die Optionen für die mobile Zugänglichkeit

Vergleich der besten CMMS-Lösungen

Bei der Auswahl eines CMMS ist es wichtig, Lösungen anhand einer Reihe von Kriterien zu bewerten. Sehen wir uns einige der wichtigsten Punkte an, die zu beachten sind:

• Beurteilen Sie den Funktionsumfang der Software und stellen Sie fest, ob sie Funktionen wie die Verwaltung von Arbeitsaufträgen und Beständen, die Nachverfolgung von Assets und Berichtsfunktionen bietet.
• Berücksichtigen Sie die Skalierbarkeit und stellen Sie sicher, dass die Software mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten kann. Prüfen Sie, wie die Preise aussehen werden, wenn Sie weitere Funktionen zu Ihren Paketen hinzufügen, wenn Ihr Unternehmen wächst.
• Testen Sie die Benutzeroberfläche, um sicherzustellen, dass sie zuverlässig, einfach zu bedienen und für das Wartungsteam leicht zu verstehen ist.
• Bewerten Sie die Gesamtkosten der Lösung und ihrer Umsetzung.
• Erkundigen Sie sich nach dem Umfang und der Art des Kundensupports.
• Bewerten Sie die Möglichkeiten des mobilen Zugriffs.
• Überprüfen Sie Sicherheitsfunktionen wie Zugangskontrolle, Datenverschlüsselung und Datensicherung.
• Identifizieren Sie die Fähigkeit von CMMS, sich an die geschäftlichen Anforderungen anzupassen.
• Greifen Sie auf die Berichterstattungs- und Analysemöglichkeiten zu und stellen Sie fest, ob diese in der Lage sind, Leistungskennzahlen (KPI) zu erstellen.

Nachdem wir uns nun angeschaut haben, was beim Vergleich der besten CMMS-Lösungen zu beachten ist, wollen wir uns nun einigen der führenden Anbieter zuwenden:

• MaintainX ist eine CMMS-Software, die Zugriff auf Arbeitsabläufe mit Berichts- und Analysefunktionen bietet.
• Fracttal n bietet eine Wartungsmanagementlösung für physische Assets, die über Funktionen zur vorausschauenden Wartung und Inventarverfolgung verfügt.
• Das CMMS von Timly bietet eine umfassende Lösung zur Inventarverfolgung mit Funktionen wie GPS-Tracking, mobiles Scannen, digitale Dateiverwaltung und Wartungsmanagement.

Erprobung und Pilotversuche zum Erwerb von CMMS-Kenntnissen

Bei jeder Software-Implementierung ist es wichtig, eine Test- oder Pilotphase durchzuführen, um sicherzustellen, dass die Software für Ihre individuellen Bedürfnisse und Anwendungsfälle geeignet ist. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Schritte, die Sie beim Testen von CMMS-Software beachten sollten:

• Skizzieren Sie die Ziele der Instandhaltungsmanagement-Software.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie eine kostenlose Testversion oder eine Pilotphase der Software verwenden.
• Wählen Sie eine Abteilung aus, die den Test durchführen soll.
• Bewerten Sie die Funktionen der CMMS-Software und stellen Sie fest, ob sie für Ihr Unternehmen tragfähig sind.
• Ermitteln Sie einen Wartungsplan, der in die Testphase integriert werden kann.
• Sammeln Sie Feedback von Nutzern und Interessenvertretern, um etwaige Fehler oder Probleme zu ermitteln, die vor der vollständigen Implementierung behoben werden müssen.

Ja, die Einführung von CMMS kann für Unternehmen eine Herausforderung sein. Das liegt daran, dass etwa 70 % aller CMMS-Implementierungen die Erwartungen nicht erfüllen, und es gibt einige allgemeine Probleme, mit denen Unternehmen bei der Implementierung der Software konfrontiert werden.

Im Folgenden sind einige der Herausforderungen aufgeführt, denen sich Unternehmen bei der Umsetzung stellen müssen:

• Mangelnde Kommunikation von oben nach unten, was zu Umsetzungsproblemen und Misserfolgen führt.
• Ohne angeleitete Schulung sind die Mitarbeiter möglicherweise nicht in der Lage, die CMMS-Software effektiv zu nutzen.
• Bei der Einführung neuer Technologien wird es immer Widerstand gegen Veränderungen geben. Daher ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess einbezogen werden.
• Mangelnde Planung in Verbindung mit unklaren Zielen kann zu Problemen bei der Umsetzung führen.
• Wenn die Software nicht über eine angemessene Datenqualität verfügt, können Unternehmen ungenaue Berichte erhalten, was zu einer minderwertigen Entscheidungsfindung führt.

Hier sind einige Gründe, warum CMMS-Implementierungen scheitern können:

• Schlechte Budgetierung oder fehlende Ressourcen.
• Es gibt keine angemessene Kommunikation zwischen den Beteiligten.
• Unzureichende Ausbildung.
• Sie sind nicht bereit, sich auf Veränderungen im Unternehmen einzulassen.
• Keine klaren Ziele.

Um ein mögliches Scheitern zu verhindern, müssen Sie sicherstellen, dass:

• Die obere Führungsebene ist involviert und unterstützt die CMMS-Einführung.
• Um die Software effektiv nutzen zu können, werden ausführliche Schulungen angeboten.
• Die Mitarbeiter werden in den Entscheidungsprozess einbezogen.
• Es wird ein detaillierter Plan entwickelt, der die Projektdurchführung, die Ziele und den Zeitplan darlegt.
• Der Umsetzungsfortschritt wird überwacht, und bei Bedarf werden Anpassungen vorgenommen.

Wenn es um die Kostenanalyse eines CMMS-Programms geht, ist es wichtig zu wissen, dass es einige Schlüsselkomponenten gibt, die in die Kostenberechnung einfließen. Ein CMMS-Programm erfordert in der Regel mehrere Kostenvariablen, wie z. B. Vorabzahlung, Wartung der Software und Schulung. Schauen wir uns diese Aufschlüsselungen an:

Ein umfassendes Programm für ein digitales Wartungsmanagement-System (CMMS) beinhaltet verschiedene Kostenkomponenten, darunter Vorabinvestitionen, laufende Wartung und umfassende Schulungen. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung dieser Kosten:

• Vorabzahlung: Dies bezieht sich auf die anfänglichen Kosten für den Kauf der CMMS-Software. Diese können zwischen einigen hundert und mehreren tausend Dollar liegen.
• Wartungskosten: Deckt die laufenden Kosten für die Wartung der Software, einschließlich Fehlerkorrekturen, Updates und technischer Unterstützung.
• Schulungskosten: Bei jeder neuen Softwareeinführung ist die Schulung von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter das System effektiv nutzen können.

Lohnt es sich, in ein digitales Wartungsmanagement-System zu investieren?

Die Investitionsrendite (ROI), die ein CMMS bieten kann, hängt von der Größe des Unternehmens und seiner Tätigkeit ab. Eine von IBM durchgeführte Studie hat gezeigt, dass ein gut implementiertes CMMS-System einen erheblichen ROI bieten kann. Rund 75 % der Inventarverwalterverwalter gaben an, dass das System zuverlässig ist, so dass sich die Investition in CMMS-Systeme lohnt.

Hier finden Sie eine Fallstudie und ein Beispiel für eine erfolgreiche ROI-Erzielung:
Die ABC Corp. erzielte eine positive Kapitalrendite, indem sie unnötige Ausfälle und die damit verbundenen Kosten reduzierte. Dies führte zu jährlichen Einsparungen von 2000 USD. Durch die Verlängerung der Lebensdauer ihrer Assets konnten sie außerdem die Kosten für ihre Inventarverwaltungssoftware senken, was zu Einsparungen von 3.500 USD pro Jahr führte.