Für effektive Bestandsverwaltung Software von Timly nutzen

Die Bestandsverwaltung – Definition und Begriffe

Die Bestandsverwaltung beschäftigt sich mit Inventar und Lagerhaltung im Unternehmen. Dabei umfasst das Inventar Gegenstände wie Möblierung und gegebenenfalls Einbauten, aber auch Arbeitsmittel aller Art. Dies können zum Beispiel Werkzeuge, Maschinen oder sogar Fahrzeuge sein. Die Lagerverwaltung hingegen adressiert den Umgang mit jeglichen Verbrauchsgütern. Hierunter fallen für die Ausübung der Tätigkeit erforderliche Artikel, etwa Öle, Fette oder Klebeband. Genauso sind Materialien gemeint, die beispielsweise beim Kunden verbaut werden.

Im Bestand vorhandene Gegenstände und Arbeitsmittel sind oft stark unterschiedlich, wodurch die einheitliche Erfassung zu einer echten Herausforderung wird. Timly ist es gelungen, dass mit seiner Inventarisierungssoftware in der Praxis alle der hier genannten Assets sinnvoll abgebildet werden können. Dadurch benötigen Sie nur eine Lösung, wenn Sie für Ihre Bestandsverwaltung Software verwenden möchten.

Vorsicht, wenn für die Inventarverwaltung Software kostenlos angeboten wird

Für die Bestandsverwaltung Software einzusetzen, ist eine komplexe Aufgabe. Die praxisnahe Umsetzung ist aufwändig. Zudem muss eine entsprechende Infrastruktur bereitgestellt werden. Timly wird als cloudbasierter Dienst angeboten. Mit Software-as-a-Service (SaaS) können Sie vom ersten Tag an, ohne vorherige Installation und Konfiguration, mit dem Programm arbeiten. Für den Aufruf ist nahezu jedes internetfähige Endgerät geeignet. In den meisten Fällen reicht vorhandene Hardware aus. Zusätzliche Investitionen entfallen.

Wenn Cloud-Technik zum Einsatz kommt, darf die Sicherheit nicht zu kurz kommen. Daten müssen verschlüsselt übertragen werden und im gewerblichen Umfeld sind die Vorgaben der DSGVO zu beachten. Experten von Timlys Inventar-App kümmern sich fachgerecht um die Einrichtung und den Betrieb des Cloud-Servers. Eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung ist jederzeit gewährleistet.

Die interne Rechteverwaltung wird durch ein Nutzer- und Berechtigungskonzept in Timly umgesetzt. Kostenlos für die Bestandsverwaltung Software unter diesen professionellen Voraussetzungen anzubieten, ist bei realistischer Betrachtung nicht möglich.

Inventar-Software kostenlos nur für Teilaufgaben geeignet

Es findet sich vereinzelt für die Bestandsverwaltung Software kostenlos auf dem Markt, die Teilaufgaben der ganzheitlichen Inventarverwaltung umsetzen kann. Für gewisse Anforderungen reicht unter Umständen auch Excel aus. Dennoch müssen auf diese Weise immer mehrere Systeme parallel betrieben werden. An den Schnittstellen treten Probleme und Informationsverluste auf.

Timly verwaltet alle im Unternehmen notwendigen Assets. Enthalten sind Features wie eine Wartungsplanung, die Termine für Instandhaltungen und Sicherheitsüberprüfungen im Fokus hat. In den Profilen einzelner Inventargegenstände entsteht mit der Zeit eine digitale Akte, die alle relevanten Dokumente aufnimmt. Es lassen sich Standorte und persönliche Verantwortlichkeiten hinterlegen.

Sogar das Einbinden von IoT-Sensoren, wie zum Beispiel GPS-Tracker oder Distanzmessgeräte für die Füllstandkontrolle, ist nativ möglich. Kurz gesagt, ersetzt Timly auf Wunsch ein separates ERP-System.

Für die Inventarverwaltung App als praktisches Werkzeug einsetzen

Beim Bestandsmanagement Software von Timly zu verwenden, beinhaltet auch die Möglichkeit, die Timly-App zu nutzen. Die Web-App ist für Smartphones und Tablets optimiert, kann aber auch am PC in der Verwaltung eingesetzt werden. Wenn für die Bestandsverwaltung Software im Einsatz ist, wird es möglich, dass Mitarbeiter an jedem beliebigen Ort Datensätze einsehen, aktualisieren und ergänzen.

Standorte, Verantwortliche und aktueller Zustand lassen sich in Echtzeit verfolgen. Informationen liegen immer dort vor, wo sie gerade benötigt werden. Zur Vereinfachung stehen zudem QR-Codes zur Verfügung, mit denen Assets gekennzeichnet werden können. Werden diese im Barcode-Scanner der App eingelesen, befindet sich der berechtigte Nutzer direkt im Profil des jeweiligen Inventargegenstands.

Mit der Inventar-Software privat und beruflich trennen

Das Home-Office hat in der Arbeitswelt einen festen Platz eingenommen. Es ist üblich, dass Mitarbeiter Arbeitsmittel nach Hause mitnehmen und sie dort dauerhaft verwahren. Mit Timly bleiben sie dennoch im Blickfeld der Verantwortlichen. Feste Zuteilungen, Zustand bei der Übergabe und auftretende Mängel lassen sich einfach in der App dokumentieren.

Ihre Angestellten haben jederzeit notwendige Informationen vorliegen, wenn Sie bei der Bestandsverwaltung Software von Timly nutzen. Steht beispielsweise ein Prüftermin für ein Elektrogerät an, so ist dies in der App ersichtlich. Zusätzlich sind Benachrichtigungen per E-Mail möglich.

Inventar-Software Freeware: Deutsch als Sprache meist nicht verfügbar

Es ist üblich, dass Entwickler Programme als Freeware anbieten. Das bedeutet, die Installation einer Basisversion ist zunächst kostenlos. Im praktischen Gebrauch stellt sich dann aber meist heraus, dass erhebliche Funktionseinschränkungen bestehen oder gar störende Werbung eingeblendet wird. Der volle Funktionsumfang wird erst gegen Bezahlung freigeschaltet.

Auch eine Übersetzung in unterschiedliche Sprachen ist oft nicht implementiert. Wenn Sie für die gesamte Bestandsverwaltung Software nutzen möchten, ist es jedoch notwendig, dass eine Bedienung intuitiv erfolgen kann. Um hier keine Mitarbeiter auszuschließen, muss eine korrekte Übersetzung in die deutsche Sprache verfügbar sein.

Timlys Software für Inventarverwaltung ist im deutschen Sprachraum für die dort vorliegenden Anforderungen entwickelt worden. Hierdurch ist eine fehlerfreie Implementierung auch von sehr speziellen Fachbegriffen der Inventarverwaltung gewährleistet.

Für das Inventar Software Open-Source nutzen?

Open-Source-Projekte haben den Vorteil, dass die angebotene Software komplett frei verwendet werden darf. Die komplexe Anforderung, für die gesamte Bestandsverwaltung Software zu nutzen, sollte mit Open-Source-Programmen nur umgesetzt werden, wenn im eigenen Unternehmen ausreichend fachliche Kompetenz vorhanden ist, die Software selbst anzupassen, falls das Projekt unvorhergesehen eingestellt wird.

Auch der Support für eigene Mitarbeiter muss durch interne IT-Fachleute gestellt werden. Daher ist hier eine Komplettlösung wie die Inventarsoftware von Timly, die „Out of the Box“ funktioniert und Service sowie Support beinhaltet, die verlässlichere und günstigere Variante.