Professionelles Bestandsmanagement: Software unterstützt Ressourcenplanung

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Ganzheitliche Verwaltung von Timly sorgt für effiziente Lagerhaltung
• Das Bestandsmanagement: Definition und wichtige Begriffe
• Effektives Bestandsmanagement – Aufgaben einer Software
• Beim softwarebasierten Bestandsmanagement Kennzahlen integrieren
• Praktisches Bestandsmanagement: Logistik unterstützen
• Bestandsmanagement – Einzelhandel vor besonderen Herausforderungen
• Digitales Bestandsmanagement spart Arbeitszeit und erhöht Effizienz

Ganzheitliche Verwaltung von Timly sorgt für effiziente Lagerhaltung

Das Bestandsmanagement ist eine herausfordernde Aufgabe. Einerseits müssen benötigte Artikel und Arbeitsmittel immer in ausreichender Menge vorhanden sein. Überschüssige Kapazitäten belegen hingegen unnötig Lagerfläche, binden Kapital und bergen letztlich das Risiko, unrentable „Ladenhüter“ zu generieren. Um die optimale Bestellmenge für einzelne Assets zu ermitteln, ist ein solides Monitoring aktueller Bestände und Verbräuche in der Vergangenheit notwendig. Zudem gibt es Hilfsmittel, wie die ABC-Analyse, die eine Priorisierung nach Rentabilitätsgesichtspunkten ermöglicht.

Timly bietet die Möglichkeit, sämtliches Inventar eines Unternehmens einheitlich zu verwalten – vom Mobiliar bis hin zu Verbrauchsartikeln. Dadurch haben Verantwortliche eine permanente 360-Grad-Sicht auf die vorhandenen Ressourcen und können wichtige Entscheidungen auf eine tagesaktuelle Datenbasis stützen.

Das Bestandsmanagement: Definition und wichtige Begriffe

Ein gutes Bestandsmanagement zeichnet sich dadurch aus, dass vorhandene Ressourcen sinnvoll eingesetzt und realistische Einschätzungen bezüglich des zukünftigen Bedarfs getroffen werden. Muss eine Beschaffung fehlender Artikel kurzfristig erfolgen, führt dies häufig zu unnötig hohen Kosten im Einkauf. Fehlen gar Rohstoffe oder Arbeitsmittel, werden die innerbetrieblichen Lieferketten (Supply Chains) gestört, was zu Produktionsengpässen und Auftragsverzögerungen führen kann.

Ein betriebswirtschaftliches Hilfsmittel ist die sogenannten ABC/XYZ-Analyse. Dabei wird eine Übersicht erstellt, die aus einer x-Achse für den Anteil eines Artikels am Gesamtumsatz und einer y-Achse für die Möglichkeit der Vorhersagegenauigkeit des Bedarfs besteht. Die Buchstabenfolgen sind dabei jeweils absteigend belegt: A steht für die höchste, C für die niedrigste Relevanz beim Umsatz. Entsprechend kennzeichnet X die höchste und Z die niedrigste Vorhersagegenauigkeit.

Werden nun Assets im Unternehmen mit den möglichen Kombinationen von AX bis CZ versehen, so erleichtert dies Entscheidungen, wenn Priorisierungen bei der Bestellung erfolgen müssen. Zudem können Schwerpunkte gesetzt, beispielsweise Artikel der Gruppe AZ gesondert markiert werden, da diese einerseits von besonderer Wichtigkeit sind, andererseits der Verbrauch schlecht planbar ist.

Als notwendige Basis für die Kategorisierung einzelner Assets stehen Informationen in Timlys Inventarsoftware bereit. Dort sind aktuelle Bestände und die Historie der Verbräuche in Echtzeit dokumentiert. Eine wertvolle Hilfestellung ist dabei die Option, den Verbrauch von Massenartikeln durch Zuweisungen an Objekte oder Personen und charakteristische Bemerkungen anzureichern.

Effektives Bestandsmanagement – Aufgaben einer Software

Die hohen Anforderungen beim Bestandsmanagement hat Timly praxisnah und intuitiv umgesetzt.

– Einheitliche Erfassung aller verwendeten und benötigten Artikel:

Timly bietet komplett flexible Profile an, mit denen alle erdenklichen Assets erfasst werden können. Handelt es sich um Arbeitsmittel, lassen sich umfangreiche Informationen und auch Dateien, etwa Wartungsprotokolle via dem Wartungsplaner, hinterlegen. Verbrauchsartikel hingegen werden vorrangig über die Stückzahl verwaltet. Schwerpunkt ist das einfache Ein- und Ausbuchen. Dennoch lassen sich auf Wunsch auch hier Detailinformationen speichern.

– Kategorisierungen und Ordnungskriterien:

Es stehen sinnvolle Oberkategorien für Artikel zur Verfügung. Zusätzlich lassen sich benutzerdefinierte Artikelgruppen definieren. Zuordnungen zu Standorten, anderen Objekten und Personen sind ebenfalls vorgesehen.

– Zentrale Datenspeicherung und Zugreifbarkeit:

Ein Bestandsmanagement kann nur dann mit vertretbarem Aufwand in Echtzeit geführt werden, wenn ein Zugriff direkt von jedem Arbeitsplatz aus möglich ist. Timly ist daher als cloudbasierter Service konzipiert. Die zentrale Datenbank wird auf einem DSGVO-konformen Cloud-Server betrieben. Anwender benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät für den Zugriff. Das Benutzer- und Berechtigungskonzept von Timly garantiert den notwendigen Datenschutz.

– Intuitive Zugriffsmöglichkeit:

Timly wird über eine Web-App bedient, die für Smartphones und Tablets optimiert wurde, sich aber gleichermaßen auf dem Desktop-PC im Büro intuitiv nutzen lässt. Dynamisch generierte Benutzeroberflächen sorgen für eine gute Übersicht. QR-Codes als Identifizierungsmerkmal für verwaltete Assets machen den Zugriff auf eine Artikelgruppe oder ein Geräteprofil komfortabel. Anwender müssen lediglich den QR-Code an einem Lagerplatz oder Gegenstand im Barcode-Scanner ihres Mobilgerätes einscannen und können so Buchungen im Lagerbestand vornehmen.

– Einbinden von IoT-Sensoren:

Die Überwachung von Lagerbeständen kann bei Timly durch das Einbinden von IoT-Sensoren automatisiert werden. Distanzsensoren messen beispielsweise Füllstände, Temperatur- und Feuchtigkeitsmessung schützen gelagerte Güter.

– Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten:

Die Entwickler von Timly kooperieren mit anderen Softwareherstellern. Im Bereich des Warehouse-Managements ist beispielsweise eine Schnittstelle zu SAP implementiert, beim IT-Asset-Management können Datenbestände aus Lansweeper nativ importiert werden.

Beim softwarebasierten Bestandsmanagement Kennzahlen integrieren

Durch die hohe Flexibilität passt sich Timly an das Supply-Chain-Management beim Anwender an – nicht umgekehrt. Ein unternehmensweites Konzept kann digital mit Timly abgebildet werden, indem beispielsweise die Struktur mittels der Ordnungskriterien von Timly übernommen wird.

Anerkannte Konzepte, wie die ABC-Analyse für das Bedarfsmanagement, lassen sich als zusätzliche Attribute jeder Artikelgruppe in Timly ergänzen. Die Mindestlagermenge kann direkt an das Ergebnis der Analyse gekoppelt werden. Eine regelmäßige Überprüfung der Einstufung einzelner Assets lässt sich aus der Distanz vornehmen. Die dafür notwendigen Informationen ergeben sich direkt aus Timly.

Praktisches Bestandsmanagement: Logistik unterstützen

Die Effektivität einer innerbetrieblichen Logistik hängt maßgeblich von der Verfügbarkeit aktueller Informationen über Lagerbestände und Verbräuche ab. Eine möglichst breite Datenbasis ermöglicht genauere Vorhersagen über die zukünftigen Anforderungen. Dies gewährleistet am effektivsten ein ganzheitliches Asset-Management im Unternehmen.

Arbeitsprozesse werden schließlich gleichermaßen gestört, wenn notwendige Rohstoffe fehlen oder Arbeitshandschuhe für Mitarbeiter nicht in ausreichender Menge vorhanden sind. Müssen Daten für den Einkauf erst umständlich aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden, kostet dies unnötig Zeit und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Bestandsmanagement – Einzelhandel vor besonderen Herausforderungen

Für die Bestandsverwaltung Software zu verwenden, sollte gerade im Einzelhandel zu den wichtigsten Aufgaben zählen. Kunden sind durch den Online-Handel gewohnt, dass Artikel permanent und kurzfristig verfügbar sind. Müssen gefragte Produkte erst bestellt werden, besteht die Gefahr, dass Kaufinteressen zur Konkurrenz gehen oder gleich im Internet ordern. Für Kaufleute bedeutet das Vorhalten eines breiten Sortiments allerdings eine besondere Herausforderung.

Das lückenlose Monitoring von Zugängen und Abgängen verursacht in Timly keinen größeren Aufwand. Gerade durch die platzsparenden QR-Codes ist eine Buchung in Sekundenschnelle möglich. Die dadurch entstehende Historie hilft dabei, zukünftige Nachfragen einzuschätzen und unnötige Risikofaktoren zu identifizieren. Timly ist zudem gut skalierbar und dadurch für Geschäfte unterschiedlicher Größen geeignet