PUWER verstehen: ein umfassender Leitfaden zur Sicherheit von Arbeitsmitteln
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Die sichere Bereitstellung und Nutzung von Maschinen ist essenziell – für die Einhaltung gesetzlicher Pflichten, die Produktivität und vor allem die Sicherheit der Beschäftigten. In Großbritannien richten sich die damit einhergehenden Pflichten nach der PUWER (Provision and Use of Work Equipment Regulations). Diese Arbeitsschutzvorschrift legt Verantwortlichkeiten von Arbeitgebern und Arbeitnehmern fest.
Ziel ist es, dass sämtliche Arbeitsmittel geeignet für die konkrete Tätigkeit, sicher sowie im ordnungsgemäßen Zustand sind und nur von geschultem Personal verwendet werden. Das deutsche Äquivalent hierzu ist die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV). Die Einhaltung der Vorschriften ist in der Praxis mit einem erheblichen Planungs- und Verwaltungsaufwand verbunden. Es muss jederzeit sichergestellt werden, dass keine Arbeitsmittel und Fristen übersehen werden.
Dieser Leitfaden vermittelt die nötigen Kenntnisse, um PUWER umfassend zu verstehen. Dies ist hilfreich, wenn Sie mit ihrem Unternehmen für den britischen Markt produzieren oder allgemein an Best Practices für die Betriebssicherheit und digitalen Lösungen zur Bewältigung damit einhergehender Herausforderungen interessiert sind.
Was regeln die PUWER-Vorschriften?
PUWER steht für „Provision and Use of Work Equipment Regulations“, also die Verordnung über die Bereitstellung von Arbeitsmitteln. Sie wurden 1998 eingeführt und regelmäßig an den aktuellen Stand der Technik angepasst. Dabei ergänzen sie den „Health and Safety at Work Act“, das Pendant zum deutschen Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG). PUWER gilt für alle Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche.
Umfasst sind sämtliche Maschinen, Geräte, Werkzeuge und Anlagen, die zur Verwendung bei der konkreten Tätigkeit bereitgestellt werden. Maßgeblich ist dabei die tatsächliche Nutzung, unabhängig vom Ort und den Besitzverhältnissen. Dies ist beispielsweise für BYOD-Modelle zu beachten, bei denen Mitarbeitende eigene Geräte zur beruflichen Verwendung einsetzen.
Neben der Verwendung sind die Bereitstellung und Instandhaltung von Arbeitsmitteln in PUWER reglementiert. Dazu gehören also auch Tätigkeiten, die über die eigentliche Bedienung hinausgehen, etwa das Einrichten, Programmieren, Warten, Reparieren, der Transport sowie die Reinigung. Selbst der Austausch und die Außerbetriebnahme sind noch Bestandteil.
Die wichtigsten Ziele der PUWER-Vorschriften sind:
- Sicherstellen, dass Arbeitsmittel für den vorgesehenen Einsatzzweck geeignet und korrekt eingerichtet sind.
- Herstellen eines sicheren Zustands durch regelmäßige, fachkundige PUWER-Prüfungen und die unverzügliche Behebung von Mängeln.
- Schulung und Information aller Personen, die Arbeitsmittel verwenden sowie die Bereitstellung leicht zugänglicher Sicherheitsinformationen und Notfallanweisungen.
- Sicherstellen, dass Schutzmaßnahmen wie Schutzeinrichtungen, Not-Halt-Einrichtungen und Vorrichtungen zum sicheren Trennen und Sichern gegen Wiedereinschalten vorhanden sind.
Im Kern entsprechen die Ziele auch denen, die von der Betriebssicherheitsverordnung angestrebt werden. Dies liegt daran, dass beide auf der europäischen Richtlinie 2009/104/EG basieren und sich darüber hinaus am aktuellen Stand der Technik orientieren.
Welche Arbeitsmittel fallen unter PUWER?
Aufgrund der hohen Relevanz der Sicherheit am Arbeitsplatz ist der Geltungsbereich von PUWER bewusst weit gefasst. Letztlich sollen alle verwendeten Arbeitsmittel abgedeckt werden. Enthalten sind:
- Maschinen – stationär oder mobil, kraftbetrieben oder handbetätigt
- Elektrowerkzeuge und Handwerkzeuge
- Büro- und Laborausstattung
- Beruflich eingesetzte Fahrzeuge und Arbeitsmaschinen
- Geräte, die Beschäftigte zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben mitbringen
- Gemietete, geleaste, ausgeliehene oder vorübergehend bereitgestellte Arbeitsmittel
- Bereits vorhandene und neu angeschaffte Arbeitsmittel, unabhängig von Alter oder Herkunft
Für mobile Arbeitsmittel, die unter besonders risikoreichen Bedingungen eingesetzt werden, gibt es zusätzliche Prüf- und Instandhaltungsanforderungen.
PUWER und ortsfeste elektrische Anlagen: Bedeutung und Auswirkungen
Einen Schwerpunkt setzt PUWER auf ortsfeste elektrische Anlagen. Relevante Kriterien sind dabei die Nutzung elektrischer Energie im System und der Zusammenschluss mehrerer elektrischer Betriebsmittel zu einem Verbund. Als wesentliche Verpflichtung werden genannt, dass Installation, Veränderung und Instandhaltung nur durch eine Elektrofachkraft oder unter ihrer Aufsicht und unter Beachtung der anerkannten elektrotechnischen Regeln erfolgen dürfen.
Zudem spielt die entsprechende Einstufung als ortsfeste Anlage bei der Verwaltung der Prüfintervalle eine Rolle. Das Prüfintervall muss so gewählt werden, dass Mängel rechtzeitig erkannt werden können. Richtwerte für die Häufigkeit einer vollständigen Prüfung sind direkt in PUWER vorgegeben. Hier ist eine Analogie zu der DGUV V3 in Deutschland gegeben.
Schutzeinrichtungen müssen, sofern vorhanden, monatlich durch eine Elektrofachkraft und täglich durch den Bedienenden auf ihre Funktion geprüft werden. Essenziell ist hierbei die ordnungsgemäße Dokumentation.
Bereits an dieser Stelle wird deutlich, dass die Einhaltung und Protokollierungen wiederkehrender Prüfungen einige organisatorische Anforderungen mit sich bringen. Diese lassen sich mithilfe spezialisierter Wartungs- und Instandhaltungssoftware wie Timly deutlich vereinfachen. Darauf gehen wir später noch im Detail ein.
PUWER-Anforderungen und zentrale gesetzliche Pflichten
PUWER legt klare und verbindliche Pflichten für Arbeitgeber, Eigentümer von Betriebsstätten, Verantwortliche vor Ort und alle Personen fest, die mit der Handhabung von Arbeitsmitteln betraut sind.
Zu den zentralen Pflichten gehören:
- Gefährdungsbeurteilung: Führen Sie vor der Verwendung von Arbeitsmitteln und nach wesentlichen Änderungen daran gründliche Gefährdungsbeurteilungen durch, um Risiken zu erkennen und zu beseitigen oder zu minimieren.
- PUWER-Prüfpläne: Stellen Sie sicher, dass Arbeitsmittel regelmäßig geprüft werden. Die Prüfungen sollten sich am Risikoprofil, an den bisherigen Erfahrungen in der Praxis und an den Herstellerempfehlungen orientieren.
- Vorbeugende Instandhaltung: Führen Sie Instandhaltungsprogramme ein, um einer Verschlechterung des Zustands von Arbeitsmitteln rechtzeitig vorzubeugen. Dadurch lassen sich Risiken durch Verschleiß, Alterung oder Umwelteinflüsse vermeiden.
- Schulung, Unterweisung und Information: Stellen Sie allen Beschäftigten und Aufsichtspersonen aufgabenbezogene Schulungen und schriftliche Anweisungen zur Verfügung. So können sämtliche Tätigkeiten sicher ausgeführt werden – auch unter Zeitdruck oder unter außergewöhnlichen Betriebsbedingungen.
- Einhaltung ergänzender Vorschriften: Für bestimmte Arbeitsmittel gelten zusätzliche Regelungen, etwa LOLER für Hebeeinrichtungen, Vorschriften für persönliche Schutzausrüstung, Drucksysteme oder die „Supply of Machinery (Safety) Regulations“ zur Maschinensicherheit.
- Umgang mit Vorfällen und Mängeln: Nehmen Sie Arbeitsmittel unverzüglich außer Betrieb, wenn ein schwerwiegender Fehler oder Sicherheitsmangel festgestellt wird. Dokumentieren Sie sämtliche Vorfälle, Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen.
Wichtig: Entscheidend ist, dass sämtliche Arbeitsmittel und Betriebsabläufe den PUWER-Vorschriften entsprechen müssen. Dies gilt immer unabhängig vom Alter, dem Datum der Inbetriebnahme und auch von Eigentumsverhältnissen der verwendeten Geräte.
Die PUWER-Gefährdungsbeurteilung
Die PUWER-Gefährdungsbeurteilung ist Basis der Vorschriften zur Arbeitssicherheit und der Unfallverhütung. Aufgrund ihrer Universalität kann sie auch außerhalb von Großbritannien zur Orientierung verwendet werden.
Ein schrittweises Vorgehen kann wie folgt aussehen:
- Erfassen Sie sämtliche verwendeten Arbeitsmittel.
- Analysieren Sie Gefährdungen, etwa durch bewegliche Teile, elektrische Risiken, ergonomische Belastungen, Umgebungsbedingungen oder bedienungsbezogene Faktoren.
- Bewerten Sie Schutzmaßnahmen wie Schutzeinrichtungen, Schutzabdeckungen, Verriegelungen, Warneinrichtungen und Trennstellen zur sicheren Energieabschaltung.
- Bestimmen Sie für jedes Gefährdungsszenario die Eintrittswahrscheinlichkeit und die mögliche Schwere einer Verletzung.
- Dokumentieren Sie die Ergebnisse: Verantwortlichkeiten, Schutzmaßnahmen, noch offene Maßnahmen und Überprüfungstermine.
- Überprüfen und aktualisieren Sie die Beurteilungen regelmäßig – insbesondere nach Unfällen, Prozessänderungen oder der Anschaffung zusätzlicher Arbeitsmittel.
Die von PUWER vorgesehenen Prüfintervalle richten sich nach der Komplexität von Arbeitsmitteln, ihrer Nutzungshäufigkeit, den Risiken am konkreten Arbeitsplatz sowie der Anfälligkeit für Verschleiß und Beschädigungen. Empfohlen werden tägliche Kontrollen der Betriebssicherheit, von Schutzeinrichtungen und der Lesbarkeit von Warnhinweisen durch nutzende Personen.
Die Häufigkeit der eingehenden Untersuchungen erfolgen nach einer Bewertung von Herstellervorgaben und dem Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung. Sie können beispielsweise wöchentlich, monatlich, jährlich oder alle zwei Jahre vorgegeben werden.
Prüfvorgänge, Instandhaltungsmaßnahmen, Reparaturen, sicherheitsrelevante Vorfälle sowie die aktualisierte Gefährdungsbeurteilung müssen dokumentiert und möglichst in einer Weise vorgehalten werden, dass sie für behördliche Kontrollen zur Verfügung stehen. Außerordentliche Prüfungen sind beispielsweise nach einer Generalüberholung, einem Arbeitsunfall am Arbeitsmittel oder baulichen Veränderungen vorgeschrieben.
Eignung, Änderungen und Außerbetriebnahme
Eine der wesentlichen Voraussetzungen für den Einsatz ist die Eignung eines Arbeitsmittels. Das bedeutet, sie müssen für die jeweilige Aufgabe bestimmt und ausgelegt sein. Insbesondere darf es sich nicht um provisorisch zusammengebaute Lösungen handeln. Sicherheitsrelevante Änderungen, die eine erneute Prüfung erfordern, sind etwa das Anbringen von Zubehör, eine Anpassung der Geschwindigkeit oder die Verlagerung des Arbeitsmittels.
Auch für die Außerbetriebnahme und Entsorgung von Arbeitsmittel gelten Vorschriften. So sind sichere Verfahren festzulegen, entsprechende Anweisungen bereitzustellen und Aufzeichnungen über den Nutzungszyklus des Arbeitsmittels hinweg zu führen.
Besondere Anforderungen: mobile, hebende, kraftbetriebene und besonders risikobehaftete Arbeitsmittel
Speziell mobile Arbeitsmittel wie Gabelstapler, Lastkraftwagen und Hubarbeitsbühnen unterliegen besonderen Anforderungen. Hier ist ein Schwerpunkt auf voll funktionsfähigen Bremsen, Bedienelementen, Einrichtungen zur Gewährleistung ausreichender Sicht (Beleuchtung, Scheibenwischer) und Maßnahmen zur Sicherstellung der Standsicherheit zu setzen.
Für Hebeeinrichtungen gelten in Großbritannien neben PUWER auch die LOLER (Lifting Operations and Lifting Equipment Regulations 1998). Diese beinhalten ergänzende Anforderungen und zusätzliche Prüfungen und sind vergleichbar mit der sogenannten Kranprüfung in Deutschland gemäß der DGUV V52.
Auch für Arbeitsmittel im Baugewerbe, im Gesundheitswesen, in der Lebensmittelproduktion oder in gefährlichen Umgebungen gibt es ergänzende Regelungen, die jeweils branchenspezifische Zielrichtungen verfolgen.
Fachkunde, Schulung und befugte Nutzung
In den Vorschriften 8 und 9 von PUWER ist vorgeschrieben, dass ausschließlich geschulte, fachkundige Personen ein Arbeitsmittel benutzen dürfen. Entsprechend der Komplexität sind für die sichere Handhabung ausreichende schriftliche oder praktische Unterweisungen notwendig.
Auch Verantwortliche und Personal, das mit Instandhaltungsaufgaben betraut ist, müssen in die Schulungen einbezogen werden. Nachweise über notwendige Kompetenzen, Zertifizierungen und die Dokumentation von Kontrollaufgaben bilden einen wesentlichen Bestandteil innerhalb einer PUWER-konformen Organisation, die jederzeit auf Audits vorbereitet ist.
Digitales Management für die Einhaltung von PUWER
Intelligente Wartungs- und Inventarverwaltungssoftware hilft bei der Umsetzung von PUWER. Dafür sollte sie folgende Funktionen mitbringen:
- Digitale Geräteakte, in der wesentlichen Informationen, Standorte und Verantwortliche abgelegt werden. Ebenso Prüfprotokolle und Wartungsnachweise.
- Wartungs- und Schulungsplaner mit automatisierten Erinnerungen, sodass Prüftermine, Wartungsfristen und Auffrischungsschulungen effektiv verwaltet werden können.
- Mobile Zugriffsmöglichkeit zum Beispiel per App, damit Dokumente wie Gefährdungsbeurteilungen, Anweisungen und Zertifikate jederzeit überall verfügbar sind.
- Individuelle Nutzerverwaltung, in der sicherheitsrelevante Informationen nur dem vorgesehenen Personenkreis zugänglich gemacht werden.
- Mängelmeldungen mit einem Ticketsystem, sodass der Reparaturverlauf transparent erfolgt.
Timly ist von Grund auf für die ganzheitliche Inventarverwaltung konzipiert. Damit ist gemeint, dass alle Anforderungen von der digitalen Geräteakte bis hin zur Verwaltung von Qualifikationen des Personals nahtlos in einer Anwendung zusammengefasst sind. Die cloudbasierte Umsetzung ermöglicht zudem, dass Mitarbeitende per Smartphone-App von jedem Arbeitsplatz, im Büro, auf der Baustelle oder im Homeoffice auf Inventardaten zugreifen können.
Prüfpersonal hat auf diese Weise die Möglichkeit, Ergebnisse digital zu dokumentieren und in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. Das vereinfacht Prozesse, spart Arbeitszeit und ermöglicht es den Beteiligten, sich auf ihre eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.
Durchsetzung, Sanktionen und Folgen
Wie in den meisten Gesetzen üblich, sind auch für die Nichteinhaltung von Vorschriften in PUWER Sanktionen vorgesehen. Die Einhaltung wird durch Arbeitsschutzinspektoren überwacht. Diese dürfen Kontrollen durchführen, Aufzeichnungen einsehen und Vorfälle untersuchen. Verstöße können behördliche Anordnungen nach sich ziehen, die entweder Auflagen zur Verbesserung oder Verbote beinhalten. Im Extremfall sind auch strafrechtliche Konsequenzen oder sogar Stilllegungen möglich.
Neben den unmittelbaren Folgen kann die Nichtbeachtung von PUWER versicherungsrechtliche Konsequenzen haben und natürlich das Ansehen eines Unternehmens in der Öffentlichkeit sowie gegenüber Geschäftspartnern und Mitarbeitenden schädigen.
Letztlich ist es hier – wie bei den deutschen Arbeitsschutzgesetzen auch – so, dass Verantwortliche, unabhängig von den zum Teil erheblichen Folgen, schon aus Verantwortungsbewusstsein gegenüber der eigenen Belegschaft die Einhaltung von Schutzvorschriften ernst nehmen sollten.
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Mit Timly haben Verantwortliche, Prüfpersonal und Mitarbeitende wesentliche Informationen stets griffbereit. Automatisierte Erinnerungen verhindern, dass Termine übersehen werden. Die digitale Dokumentation fördert die Qualität der Dokumentation. Ein Zugriff in Echtzeit auf stets tagesaktuelle Daten sorgt dafür, dass Daten dort vorliegen, wo sie benötigt werden und gleichzeitig der administrative Aufwand begrenzt bleibt.
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Fazit: PUWER-Konformität als strategischer Vorteil
Die „Provision and Use of Work Equipment Regulations“ schaffen in jedem Unternehmen und jeder Organisation, eine Kultur der Sicherheit, Zuverlässigkeit und Professionalität im Umgang mit Arbeitsmitteln. Sorgfalt bei der Einhaltung von Anforderungen aus PUWER trägt nicht nur zur rechtlichen Sicherheit bei. Sie bildet die Grundlage zur Schaffung sicherer, produktiver und nachhaltiger Arbeitsplätze.
Durch die effiziente Anwendung von digitalen Hilfsmitteln entsteht ein ganzheitlicher Überblick des eigenen Inventars – weit über die Sicherheitsanforderungen hinaus. Die effektive Einhaltung von Pflichten wird so vom Kostenfaktor zum strategischen Vorteil. Dabei fördert sie den Erhalt von sicheren und gesunden Arbeitsplätzen.
