Método FIFO o PEPS (First In, First Out): qué es, ejemplos y cómo aplicarlo
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El método FIFO, o PEPS (primero en entrar, primero en salir), da salida antes a las existencias que llevan más tiempo en el almacén. Aplicarlo bien exige separar dos decisiones que a menudo se confunden: cómo se mueve la mercancía y cómo se valora su coste.
Con un ejemplo con cifras y la comparación con LIFO y FEFO, podrás decidir qué criterio encaja con cada familia de artículos de tu almacén.
¿Qué es FIFO y cómo funciona?
FIFO son las siglas de First In, First Out. La regla se aplica referencia a referencia: no compara un palé de tornillos con uno de guantes, sino los distintos lotes de guantes entre sí. De ellos, da prioridad al que tiene la fecha de entrada más antigua. La definición corta suele dejar fuera tres matices:
- La fecha que cuenta es la de entrada en tu almacén, no la de fabricación. Dos lotes recibidos el mismo día pueden tener antigüedades de fabricación muy distintas, y FIFO no las distingue.
- FIFO fija el orden de salida, no la velocidad. Cuántas veces se renueva el stock lo mide el índice de rotación, y cuándo reponer lo decide el punto de pedido. FIFO solo responde a la pregunta «¿qué unidad sale ahora?».
- Es especialmente útil cuando el tiempo afecta al artículo, ya sea por caducidad, obsolescencia o deterioro. Si dos unidades son idénticas se miren cuando se miren, aplicar FIFO sigue ordenando el almacén, aunque el resultado apenas cambie frente a otro criterio de salida.
FIFO físico y FIFO contable: dos decisiones que no tienen por qué coincidir
Buena parte de la confusión en torno al término viene de que «FIFO» designa dos cosas distintas. Una es una forma de mover la mercancía; la otra, un método para asignar coste a las salidas. La primera la decide el almacén y la segunda, la contabilidad.
En el almacén: qué unidad se entrega
El FIFO físico es una regla operativa. Se materializa en cómo se ubica la mercancía, en qué orden se prepara cada pedido y en cómo se repone. Su objetivo es evitar que un lote quede olvidado al fondo de una estantería hasta caducar o deteriorarse. Lo aplican el personal de almacén y, cuando existe, el sistema de gestión de almacén (SGA).
En contabilidad: qué coste se imputa a cada salida
El FIFO contable es una convención de cálculo. Supone que las primeras unidades compradas son las primeras vendidas o consumidas, y valora cada salida al precio de esas unidades más antiguas. Para aplicarlo es necesario disponer de registros que permitan identificar las cantidades y costes de las distintas entradas y asignarlos a las salidas, algo que un inventario permanente facilita.
Las cuentas anuales individuales de las empresas españolas se formulan, con carácter general, conforme al marco contable español, que incluye el Plan General de Contabilidad (PGC) y, para determinadas pymes que cumplen sus requisitos, el Plan General de Contabilidad de Pymes.
- En el PGC, su norma de registro y valoración 10.ª, dedicada a las existencias, fija el precio medio o coste medio ponderado como criterio general y admite el FIFO cuando la empresa lo considere más conveniente para su gestión. El LIFO no figura entre los métodos que recoge esa norma.
Muchas guías citan las normas internacionales (NIIF o IFRS) como marco de referencia. Esas normas, adoptadas por la Unión Europea, son obligatorias para las cuentas consolidadas de los grupos con valores admitidos a cotización, no para las cuentas individuales de una pyme española. El paso de valorar el inventario de un almacén se hace, por tanto, con el PGC como referencia.
Consejo práctico
Que el almacén rote por FIFO no obliga a valorar por FIFO, ni al revés. Una empresa puede dar salida física a lo más antiguo y valorar sus existencias por PMP. Si te planteas cambiar de método de valoración, consúltalo antes con tu asesoría contable, porque afecta a la comparabilidad de tus cuentas entre ejercicios.
Ejemplo de FIFO paso a paso
Un ejemplo de first in, first out con cifras muestra mejor que cualquier definición qué hace cada enfoque. Los datos son hipotéticos: un servicio técnico recibe cajas de guantes de nitrilo de la misma referencia en dos entregas y retira una parte a final de mes.
- 3 de marzo: entran 100 cajas (lote A) a 4,00 € la caja.
- 17 de marzo: entran 150 cajas (lote B) a 4,60 € la caja.
- 28 de marzo: salen 180 cajas hacia las furgonetas del equipo.
En el almacén, el operario retira primero las 100 cajas del lote A y completa la salida con 80 cajas del lote B. En la estantería quedan 70 cajas, todas del lote B. En contabilidad, el resultado depende del método de valoración:
| Concepto | FIFO | PMP (recalculado tras cada entrada) |
|---|---|---|
| Cálculo del coste de la salida | 100 × 4,00 € + 80 × 4,60 € | 180 × 4,36 € (1.090 € / 250 cajas) |
| Coste de la salida | 768,00 € | 784,80 € |
| Valor de las 70 cajas restantes | 322,00 € | 305,20 € |
| Total (salida + existencias) | 1.090,00 € | 1.090,00 € |
El total no cambia: lo que cambia es cómo se reparte entre el coste del periodo y el valor del stock que queda. Con precios al alza, como en este caso, FIFO imputa un coste menor a las salidas y deja las existencias valoradas a los precios más recientes. Con precios a la baja ocurre lo contrario.
Método FIFO y LIFO (y FEFO): qué cambia en cada uno
FIFO, LIFO y FEFO son criterios para decidir qué unidad sale primero. La tabla compara su uso como regla física de almacén.
| Criterio | Qué sale primero | Encaja con | Riesgo si se aplica mal |
|---|---|---|---|
| FIFO | Lo que entró antes | Artículos que envejecen o se quedan obsoletos sin fecha de caducidad fiable por lote | Un lote recibido más tarde, pero con caducidad más próxima, puede caducar en la estantería |
| LIFO | Lo último que entró | Materiales que no envejecen y se almacenan en estructuras que favorecen la salida de las últimas unidades colocadas | Las unidades del fondo pueden quedar inmovilizadas durante mucho tiempo |
| FEFO | Lo que caduca antes | Alimentación, farmacia, productos químicos y cualquier artículo con fecha por lote | Exige registrar la caducidad de cada lote; sin ese dato no se puede aplicar |
- LIFO: una excepción, no un sustituto. LIFO solo tiene sentido en determinadas configuraciones físicas del almacén (ver tabla) y no está contemplado como método de valoración en el PGC.
- FEFO: cuando la fecha de caducidad manda. FEFO prioriza según la fecha de caducidad en lugar de la fecha de entrada: un criterio propio para la salida física, no un método de valoración de existencias.
Cómo implantar un sistema FIFO en el almacén
La metodología FIFO no se implanta con una norma escrita, sino con decisiones de ubicación, registro y control que el equipo pueda cumplir sin pensar.
Ubicar para que lo antiguo quede a mano
Las estanterías dinámicas o de flujo separan la carga y la descarga en lados opuestos, de modo que la mercancía nueva empuja a la antigua hacia la zona de salida.
En almacenes pequeños basta con reponer siempre por detrás o por arriba. Si trabajas con ubicaciones libres (almacenamiento caótico), el orden FIFO ya no depende de la estantería, sino de que el sistema registre dónde está cada lote y permita localizar el más antiguo para su salida.
Registrar la fecha de entrada y el lote
Cada lote necesita una identificación visible con su fecha de entrada y, si la tiene, su fecha de caducidad.
Sin ese dato, quien prepara un pedido no puede saber qué caja es la más antigua. La trazabilidad por lotes resuelve además otra necesidad: localizar qué unidades de un lote concreto siguen en el almacén si hay que retirarlas.
Comprobar que se cumple
Los recuentos cíclicos sirven también para revisar si el lote más antiguo sigue en primera posición. Dos KPI de inventario pueden ayudar a detectar problemas en la gestión FIFO: la merma por caducidad o deterioro y el stock sin movimiento durante varios meses.
Consejo práctico
FIFO suele romperse en la reposición, no en la preparación de pedidos. Si quien repone coloca la mercancía nueva delante porque es lo más rápido, el lote antiguo acaba al fondo aunque quien prepara pedidos coja siempre de delante. Cuando no puedas cargar por detrás, marca la fecha de entrada en grande y comprueba en cada recuento que el lote más antiguo está en primera posición.
FIFO en el stock de operación: EPI, consumibles y repuestos
Las guías sobre FIFO suelen pensar en mercancía para la venta, pero la regla importa igual en el material que la empresa consume ella misma: guantes y otros EPI, pilas, filtros, adhesivos o selladores. Algunos de estos artículos pueden indicar fecha de caducidad y otros, simplemente, se deterioran si pasan demasiado tiempo en un cajón.
Aquí el reto no es la estantería, sino la dispersión. Cuando cada furgoneta u obra guarda su propio pequeño stock, el orden FIFO del almacén central deja de proteger lo que está fuera.
Una regla sencilla ayuda: el material que vuelve de una obra se registra con su fecha de entrada original y se coloca según el orden de antigüedad del resto del stock, en lugar de darse por hecho que una devolución es automáticamente más antigua que el material recién recibido. La guía de optimización de inventarios explica cómo incorporar ese stock disperso al registro.
Cómo facilita Timly el control FIFO
Timly es un software de inventario en la nube pensado para equipos, herramientas, consumibles y existencias de almacén. Para mantener el orden FIFO aporta el registro que la regla necesita:
- Etiquetas QR en artículos y ubicaciones: al escanear una salida con el móvil, el movimiento queda registrado en el sistema.
- Campos personalizados por categoría para anotar la fecha de entrada, el lote o la caducidad de cada artículo.
- Historial de movimientos por referencia, útil para comprobar si los lotes salen en el orden previsto.
- Cantidades mínimas por ubicación con aviso cuando se alcanzan.
- Una misma vista para almacenes, vehículos y obras, útil para localizar el material que está fuera del almacén central.
La valoración contable, sea por FIFO o por PMP, se sigue aplicando en el ERP o en el programa de contabilidad. Timly no los sustituye, pero puede conectarse con ellos mediante API.
Conclusión: qué criterio aplicar a cada familia de artículos
Si gestionas existencias que envejecen, FIFO te afecta aunque no lo llames así. La pregunta útil no es qué método es mejor en abstracto. Es qué pierde cada familia de artículos si se queda en la estantería más de la cuenta, ya sea fecha de caducidad, vida útil o valor. Esa respuesta decide el criterio físico; la valoración contable se decide aparte, con la asesoría.
El primer paso cabe en diez minutos: elige una estantería con mercancía sensible al tiempo y comprueba si el lote más antiguo está delante. Si no lo está, el problema está en cómo se repone, y es ahí donde conviene actuar primero.
Preguntas frecuentes sobre el método FIFO
Son el mismo criterio con dos siglas: FIFO en inglés y PEPS en español (primeras entradas, primeras salidas). En España se utiliza habitualmente la denominación FIFO; PEPS es otra forma de expresar el mismo criterio. Conviene confirmar el significado cuando la sigla aparezca en un procedimiento o en el contrato con un operador logístico. Algunas fuentes usan «PEPS» para «primero en vencer, primero en salir», que en realidad corresponde a FEFO.
Sí. FIFO puede aplicarse de forma manual marcando la fecha de entrada en cada lote y organizando la estantería para que lo más antiguo quede accesible. Un sistema digital no es imprescindible, pero facilita el control cuando el volumen de referencias o de ubicaciones crece.
FIFO y PMP son dos métodos de valoración contable, no criterios de salida física. FIFO valora cada salida al precio de las unidades más antiguas; el PMP recalcula un precio medio tras cada entrada y lo aplica a todas las salidas por igual. El PGC admite ambos, con el PMP como criterio general.
No. Ninguna ley obliga a aplicar FIFO en el almacén: es una práctica recomendada para gestionar existencias que pierden valor con el tiempo, no una exigencia normativa. La única referencia legal indirecta es contable, y regula qué métodos de valoración se pueden usar, no cómo debe moverse físicamente la mercancía.
