Das Lizenzmanagement gehört heute zur Standardaufgabe von IT-Abteilungen. Dabei gibt es zahlreiche Schnittstellen, sowohl zur Verwaltung, in der Kosten kalkuliert werden müssen, als auch zu den Arbeitsbereichen, die mit der jeweiligen Anwendung arbeiten. Die effektive Lizenzverwaltung ist also essenziell, um reibungslose Prozesse in Unternehmen sowie Behörden zu gewährleisten und Ausgaben planbar zu gestalten.

Was ist Lizenzmanagement?

Die Definition von Lizenzmanagement beschäftigt sich in der Regel mit der Beschaffung und Verwaltung von Softwarelizenzen. Abzugrenzen sind demzufolge etwa Mieten oder Leasingraten für Hardware. Das „Lizenzmanagement Software“ beschreibt also die Bedarfsplanung, die konkrete Beschaffung und die Wartung bzw. Aktualisierung von Anwendungen aller Art. Es muss zeitgerecht erhoben werden, welche Produkte benötigt werden, in welchen Lizenzmodellen sie wo zu beschaffen sind und welche Laufzeiten abgedeckt sind.

Zu beachten sind dabei unterschiedliche Lizenzmodelle, auf die wir später noch im Detail eingehen werden. Die laufende Verwaltung von Software muss alle Anwendungen inklusive verwendeter Betriebssysteme umfassen. Es ist notwendig, sie Arbeitsplätzen und gegebenenfalls Nutzern zuzuordnen. Notwendige Verlängerungen oder auch das Ende einer Laufzeit von Produkten müssen langfristig eingeplant werden.

Nutzungsrechte und Vertrag

Die Softwarelizenz gliedert sich im gewerblichen Bereich in der Regel in Nutzungsrechte und einen dazugehörigen Vertrag. Das Nutzungsrecht bestimmt, wie und gegebenenfalls wo eine Anwendung eingesetzt werden darf. So kann dies beispielsweise auf einen physischen Rechner begrenzt oder generell für alle PCs im Unternehmen freigegeben sein.

Der Nutzer erwirbt nicht zwingend Eigentum an der Software. So ist die Weitergabe unter Umständen ausgeschlossen und Reverse Engineering meist untersagt. Entsprechende Details sind im Vertrag festgeschrieben. Darin finden sich zudem Details über die Dauer der Nutzungsrechte und möglicherweise Zusatzleistungen, wie Support und Fehlerbehebungen.

Das Lizenzmanagement ist Teilbereich des IT Asset Managements, welches sich mit der Verwaltung aller Assets der IT-Infrastruktur im Unternehmen befasst. Lizenzen zu verwalten ist dabei jedoch einer der wichtigsten und herausforderndsten Bestandteile.

Warum ist Lizenzmanagement so wichtig?

Frau bearbeitet am Laptop Dokumente

Das Lizenzmanagement ist inzwischen zur wichtigen Basis für funktionierende Abläufe, aber auch für Rechtssicherheit sowie die IT-Sicherheit geworden. Fehlende Lizenzen für benötigte Anwendungen können im schlimmsten Fall dazu führen, dass Aufgaben nicht oder nicht rechtzeitig ausgeführt werden können. So ist es üblich, dass eine Software ohne gültige Lizenz nicht mehr startet oder die weitere Nutzung per Vertrag untersagt ist. In nahezu jedem Fall werden für unlizenzierte Produkte keine Sicherheitsupdates mehr bereitgestellt.

Eine Überlizenzierung hingegen verursacht unnötige Kosten. Die zum Teil erheblich ausfallen können. Zudem ist eine Kündigung oft erst nach Ende einer bestimmten Laufzeit möglich, sodass nicht benötigte Lizenzen im ungünstigsten Fall auch nicht kurzfristig abbestellt werden können.

Für die Compliance im Unternehmen hat nicht nur der Umstand Bedeutung, dass der Einsatz unlizenzierter Software meist strafbar ist. Oft sind noch weitere Faktoren zu beachten, etwa wenn die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) durch die Verarbeitung personenbezogener Daten tangiert ist. Dann müssen verwendete Systeme permanent aktualisiert werden – also dem jeweiligen Stand der Technik entsprechen – und Cloudspeicherdienste müssen physikalisch innerhalb der Europäischen Union zu lokalisieren sein.

Aus diesem Grund sind für das Lizenzmanagement oft spezielle Audits vorgesehen, die etwa Voraussetzung für Zertifizierungen sein können.

Kostenkontrolle und IT-Sicherheit

Letztlich lassen sich Kosten für die IT-Infrastruktur nur in Verbindung mit der Lizenzverwaltung von Software planen. Hochwertige Spezialanwendungen sind häufig monatsweise oder jährlich neu zu lizenzieren. Teilweise müssen auch Hardwarevoraussetzungen beachtet werden, wie es beispielsweise bei der Umstellung von Windows 10 auf Windows 11 der Fall war.

Mit zunehmender Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) und Cloud-Diensten spielen Faktoren wie die schnelle Netzwerkanbindung und der Einsatz potenter Grafikkarten eine Rolle. Der Einsatz einschlägiger Software sollte aufgrund der damit verbundenen Kosten im Idealfall langfristig geplant werden.

Es ist alternativlos, die IT-Sicherheit besonders in den Fokus zu stellen. Angreifer nehmen vermehrt Komponenten innerhalb des Netzwerks ins Visier, die veraltete Software verwenden. Dabei kann es sich um Firmware von IoT-Geräten handeln, aber auch um Standardanwendungen auf dem PC, etwa das PDF-Programm oder einen simplen Texteditor. Aus diesem Grund ist es zwingend notwendig, alle Betriebssysteme und Anwendungen lückenlos zu erfassen und zu monitoren – in Hinblick auf Versionsstände und Patchlevel.

Nur ein umfassendes und effizientes Lizenzmanagement stellt sicher, dass diese Anforderungen dauerhaft erfüllt werden können.

Aufgaben im Lizenzmanagement

Die Aufgaben im Lizenzmanagement lassen unter den folgenden Oberbegriffen zusammenfassen:

  1. Lizenzbestand erfassen: Hier geht es darum, alle verwendeten Anwendungen sowie Betriebssysteme und Firmware festzustellen und zu protokollieren. Zuordnungen zu Arbeitsbereichen, Räumen, konkreter Hardware sollten festgehalten werden. Zudem Versionsstände und Sicherheitsupdates.
  2. Verträge verwalten: Es muss beachtet werden, wie Software eingesetzt werden darf. Lizenzlaufzeiten sollten automatisiert beobachtet und vor Ablauf rechtzeitig gemeldet werden.
  3. Nutzungen überwachen: Es gehört auch zu den Aufgaben der IT-Abteilungen, den ordnungsgemäßen Gebrauch von Software sicherzustellen, etwa die Einhaltung von Lizenzbestimmungen und Sicherheitsvorgaben.
  4. Verlängerungen planen: Die Verlängerung von auslaufenden Lizenzen, die Anpassung von Volumen, Funktionen und Nutzungsrechten sowie Neuanschaffung oder Kündigung von Verträgen müssen kontinuierlich geplant werden.
  5. Compliance prüfen: Voraussetzung für regelmäßige Prüfungen der Compliance ist es, dass Lizenzbedingungen detailliert erfasst und Anforderungen bei Bedarf aktualisiert werden. Zudem sind Querverweise auf externe Anforderungen hilfreich, um bei Gesetzesänderungen schnell reagieren zu können.
  6. Audits vorbereiten: Innerhalb des Lizenzmanagementsystems sollte es möglich sein, Übersichten eingesetzter Anwendungen und zu beachtende Umstände ausgeben zu lassen. Im Rahmen von Audits liegen dadurch alle benötigten Informationen ohne Zeitverzug vollständig vor.

Die Komplexität der Anforderungen legen es nahe, die Lizenzverwaltung für Programme und Betriebssysteme mit einer spezialisierten Software vorzunehmen.

Welche Arten von Softwarelizenzen gibt es?

So unterschiedlich wie Funktionen und Umfang von Anwendungen in der heutigen Zeit sind, so sehr unterscheiden sich auch Lizenzmodelle. Wir haben die wichtigsten Varianten für Sie zusammengefasst:

  • Einzelplatzlizenzen: Hierbei handelt es sich um die „klassische“ Form der Lizenzierung. Programme dürfen pro Lizenz einmal auf einem Rechner installiert und verwendet werden. Dabei kann die Lizenz softwareseitig, etwa durch Eingabe eines Lizenzschlüssels, umgesetzt sein. Ebenso möglich ist die Umsetzung mittels eines Hardware-Dongles, der häufig bei sehr hochpreisigen Produkten zum Einsatz kommt und die unberechtigte Nutzung erschweren soll.
  • Volumenlizenzen: Sie erlauben die Nutzung einer Software für ein bestimmtes oder unbestimmtes Kontingent an Endgeräten. Hier erfolgt die Zuteilung in der Regel per Eingabe eines Schlüssels, der online überprüft wird.
  • Concurrent-User-Lizenzen: Die Anwendung darf auf verschiedenen Rechnern installiert werden. Die Lizenzbedingungen bestimmen dabei, wie viele Anwender zeitgleich die Software nutzen dürfen.
  • Software-as-a-Service (SaaS): Die cloudbasierte Anwendung läuft einem zentralen Server, der Anwender erhält über das Internet Zugriff und nutzt die Software als Dienst beispielsweise im Browser oder einer Client-Anwendung. Die Autorisierung erfolgt dabei durch die Eingabe der Zugangsdaten für den entsprechenden Account. SaaS wird häufig als Abonnement angeboten. Die Administration erfolgt mit Ausnahme der Nutzerverwaltung beim Anbieter.
  • Open-Source-Lizenzen: Bei diesem Modell wird der Quellcode der Software offengelegt und die Anwendung freigegeben. Dennoch können bestimmte Bedingungen an die Nutzung geknüpft sein, etwa dass Änderungen und Erweiterungen ebenfalls kostenlos der Allgemeinheit zur Verfügung gestellt werden müssen. Zudem haben sich Anwender in der Regel aktiv um die Aktualisierung der Software zu kümmern. Aus diesem Grund sind auch Open-Source-Anwendungen für das Lizenzmanagement relevant.

Für die Lizenzmanagement-Software ergeben sich daraus Anforderungen einer flexiblen Erfassung unterschiedlicher Modelle, die jede für sich bestimmte Eigenheiten hat.

Herausforderungen bei der Lizenzverwaltung

Durch die hohe Dynamik in vielen Unternehmen und Organisationen kommen einige Herausforderungen auf das Lizenzmanagement hinzu. So sind Systeme häufig dezentral im Einsatz, etwa durch das Homeoffice oder Tätigkeiten an unterschiedlichen Arbeitsorten.

IT-Systeme sind zudem meist mit dem Unternehmen „gewachsen“. So ist es nicht immer einfach, alle verwendeten Hard- und Software-Produkte grundständig zu erfassen und permanent im Blick zu behalten.

Auch die Heterogenität unterschiedlicher Elemente, von der Firmware auf physischen Endgeräten bis hin zu Lizenzen für virtuelle Maschinen in der Cloud machen die Lizenzverwaltung eingesetzter Software komplex. Dabei müssen Lizenzbedingungen detailliert im Blick behalten werden, wenn diese etwa eine bestimmte Form der Nutzung ausschließen oder einschränken.

Eine einfache Erfassung etwa in Excel-Listen kann die Anforderungen oft nicht vollständig abdecken. Entsprechend lohnt sich häufig, die Einführung einer spezialisierten Anwendung für das Lizenzmanagement.

Lizenzmanagement-Software: Welche Vorteile bieten digitale Tools?

Lizenzen werden von einem Mann am Laptop im Lager koordiniert

Spezialisierte Softwares für Lizenzmanagement und Dokumentenverwaltung wie Timly gewährleistet eine vollständige Erfassung aller wesentlichen Parameter für Anwendungen unterschiedlicher Art. Anpassbare Attribute, aus denen etwa Vorlagen für unterschiedliche Softwaremodelle gebildet werden können, bieten die erforderliche Flexibilität.

Aufgrund der datenbankbasierten Umsetzung lassen sich benötigte Ansichten generieren, etwa sortiert nach Arbeitsbereichen oder Anwendungszweck. Die Dokumentation aller relevanten Umstände erfolgt zentral. In der Timly App können Administratoren Updates direkt nach der Ausführung protokollieren und gleichermaßen die Ausgabe von Endgeräten mit der darauf installierten Software an einen Anwender festhalten.

Laufzeiten lassen sich automatisiert überwachen, Verantwortliche erhalten zeitgerecht Erinnerungen, wenn Aktionen erforderlich sind.

Umfassende Reporting- und Analysefunktionen sorgen dafür, dass Kosten transparent bleiben. Der Bedarf und Einsatz von Anwendungen kann optimal geplant werden, wenn bekannt ist, welche Lizenzen im Einsatz sind und von wem sie genutzt werden. Werden Sicherheitslücken für ein Produkt bekannt, können Verantwortliche schnell reagieren.

Durch die optionale Einbindung von IT-Asset-Management-Tools wie Lansweeper lassen sich sogar Reaktionen bei Sicherheitsvorfällen definieren und automatisiert ausführen – etwa von Sicherheitslücken betroffene Software automatisch zu deaktivieren.

Stehen Auditierungen an, liegen alle wesentlichen Informationen zentral in Echtzeit vor. Das spart wertvolle Zeit und erhöht die Professionalität.

Lizenzmanagement und IT Asset Management

Wie bereits erwähnt, kann das Lizenzmanagement nicht getrennt vom IT Asset Management betrachtet werden, da es wesentlicher Bestandteil ist. Betriebssysteme und Firmware sind oft fest an Hardware gebunden. Lizenzbedingungen machen es zudem erforderlich, den Überblick zu behalten, auf welchem Gerät eine Software installiert wurde. Sicherheitsanforderungen bedingen es zu wissen, welche Versionsstände und Patchlevel im Einsatz sind. Daher ist es sinnvoll, Hard- und Software ganzheitlich zu betrachten und zu verwalten. Eine gute Voraussetzung schafft die digitale Inventarisierung.

Besondere Synergieeffekte entstehen, wenn die Inventarverwaltung einheitlich durchgeführt werden kann. Timly bietet hierfür ebenfalls eine geeignete Basis. Die Software bildet Unternehmensstrukturen ab und verwaltet jegliche dort verwendete Assets. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Fahrzeuge, Büromöbel oder Softwarelizenzen handelt.

So entsteht ein ganzheitlicher Überblick auf jeder gewünschten Ebene, von einer Niederlassung bis hinunter zu einem einzelnen Arbeitsplatz. Gleichzeitig lassen sich spezifische Informationen filtern, wie zum Beispiel die Einsatzorte und Lizenzlaufzeiten einer bestimmten Software.

Durch das integrierte GPS Tracking per App werden auch dynamische Anforderungen wechselnder Arbeitsorte erfüllen. Gleichzeitig liegen wichtige Informationen, etwa Lizenzbedingungen oder Patchlevel, bei Bedarf in Echtzeit an jedem Arbeitsort vor.

Best Practices für erfolgreiches Lizenzmanagement

Lizenzmanagement ist individuell und bestimmt sich nach den konkreten Strukturen eines Unternehmens. Dennoch gibt es einige sogenannte Best Practices, die universell anwendbar sind:

  1. Lizenzmanagement sollte zentral durchgeführt werden und fester Bestandteil der Inventarverwaltung sein. Genauso wie die Werkzeuge und Verbrauchsmaterial beschafft werden müssen, sind Lizenzen regelmäßig zu erneuern und an Bedarfe anzupassen.
  2. Wiederkehrende Auditierungen sorgen dafür, dass Einsatz und Nutzung den Vorgaben entsprechen.
  3. Auch für Softwarelizenzen muss es Verantwortliche geben. Die betrifft Beschaffung, Administration und Nutzung im Arbeitsalltag.
  4. Automatisierung hilft bei der Überwachung von Laufzeiten und Versionsständen.
  5. Die Nutzung von Software sollte dauerhaft überwacht werden. Dies in Hinblick auf die benötigte Lizenzanzahl und die enthaltenen Funktionsumfänge sowie erforderliche Updates.

Diese Best Practices finde bestenfalls von vornherein bei der Planung und Beschreibung von Prozessen Berücksichtigung.

Fazit: Lizenzmanagement sorgt für Verlässlichkeit

Softwarelizenzen sind Assets, denen häufig eine besondere Schlüsselfunktion zukommt. Entsprechend sollte die Lizenzverwaltung fester Bestandteil im Asset Management jedes Unternehmens sein. Zuordnungen zu Arbeitsbereichen und zu verwendeter Hardware schaffen Transparenz und Kontrollmöglichkeiten. Idealerweise wird das Lizenzmanagement in die ganzheitliche Inventarverwaltung eingebunden.

Moderne Tools für das Lizenzmanagement wie Timly ermöglichen das lückenlose Tracking von Softwarelizenzen – ohne dabei Prozesse zu verkomplizieren und unnötigen Verwaltungsaufwand zu generieren.

FAQs: Häufige Fragen zum Lizenzmanagement

Zum Lizenzmanagement gehören sechs Kernaufgaben: der vollständige Lizenzbestand muss erfasst und Softwareversionen sowie Patchlevel dokumentiert werden. Verträge und Lizenzbedingungen sind laufend zu verwalten, Laufzeiten rechtzeitig zu überwachen und Verlängerungen oder Kündigungen frühzeitig einzuplanen. Hinzu kommen die Überwachung der ordnungsgemäßen Nutzung sowie die regelmäßige Prüfung der Compliance – etwa in Bezug auf die DSGVO. Für anstehende Audits sollten alle relevanten Informationen jederzeit abrufbar sein.

Fehlende oder abgelaufene Lizenzen können gravierende Folgen haben: Im operativen Betrieb droht, dass Anwendungen nicht mehr starten oder vertraglich nicht mehr genutzt werden dürfen. Kritischer wiegt jedoch, dass für unlizenzierte Software keine Sicherheitsupdates bereitgestellt werden – ein erhebliches IT-Sicherheitsrisiko. Rechtlich ist der Einsatz unlizenzierter Software in der Regel strafbar und kann Compliance-Verstöße nach sich ziehen, etwa bei der Verarbeitung personenbezogener Daten nach DSGVO.

Excel-Listen stoßen bei der Lizenzverwaltung schnell an ihre Grenzen: Sie bieten keine automatisierten Laufzeitüberwachungen, keine Echtzeit-Auswertungen und keine strukturierten Zuordnungen von Software zu Geräten oder Nutzern. Eine spezialisierte Lösung wie Timly hingegen erfasst alle Lizenzparameter zentral, erinnert Verantwortliche automatisch vor Ablauf von Fristen und ermöglicht umfassende Reporting-Funktionen – für mehr Transparenz, Kostenkontrolle und Audit-Sicherheit.